Vagtplanlægning til revisionsfirmaer i højsæsonen

Formen på et revisionsår

Enhver praksis kender kurven. Et langt stræk med overskueligt arbejde og så en klippe: ugerne før en indberetningsfrist, hvor et års kapacitet bliver brugt på en måned, alle arbejder sent, og kvaliteten af planen afgør, om firmaet kommer helskindet igennem eller mister to medarbejdere i marts.

Den kurve er grunden til, at generisk vagtplanlægning passer dårligt til revision. Værktøjer bygget til detail eller restauration går ud fra en uge, der gentager sig med forudsigelige spidsbelastninger indeni. Et revisionsår har en eller to toppe, der overskygger alt andet, og planlægningsspørgsmålet er ikke, hvem der arbejder tirsdag, men om der er kapacitet nok mellem nu og fristen.

Opgaver, ikke medarbejdere

Den brugbare enhed er kunden. Så snart hver vagt bærer den opgave, den hører til, besvarer de vigtige spørgsmål sig selv: hvad har denne kunde brugt i forhold til det aftalte, hvem er bundet til hvad de næste fire uger, og hvor ligger den kapacitet, der endnu ikke er solgt.

Delte dage er det akavede tilfælde, som generiske værktøjer håndterer dårligt. En senior, der bruger formiddagen på en revision og eftermiddagen på et årsregnskab, har ikke haft én otte timers dag. To vagter på to projekter holder delingen ærlig, og rapporterne holder op med at lægge hele dage hos den kunde, der tilfældigvis blev planlagt først.

To kunder, to vagter. Regnestykket klarer sig selv.

Arbejde der er solgt, men ikke bemandet

Lovet arbejde uden nogen på er det, der lettest bliver glemt i en travl måned, og det dyreste at komme i tanke om for sent. Holder man det som en åben vagt, bliver det liggende foran den, der skal bemande det.

Højsæsonen er en bemandingsmodel, ikke en nødsituation

Revisionsfirmaer skalerer toppen med freelancere, der vender tilbage, sæsonhjælp og juniorer, der laver arbejde en anelse over deres niveau. Alle tre dele er normale, og alle tre komplicerer planen, fordi lønbehandlingen er forskellig og kravene til supervision er forskellige.

Afdelinger klarer det uden et system nummer to. Fastansatte, freelancere og sæsonhjælp ligger på samme tavle, så partneren kan se den reelle kapacitet, mens løneksporten bliver ved de personer, firmaet har ansat.

Det tal, ingen selv melder ind

Spørg et team i februar, hvordan det går, og svaret er fint. Læs timerne, og svaret er et andet. En medarbejder på tres timer tre uger i træk har det ikke fint, det er den, der siger op i april, og prisen for at erstatte vedkommende overstiger alt, de ekstra timer indbragte.

Planlagt mod faktisk, per person, hver uge. Den sammenligning er hele varslingssystemet, og den findes kun, når begge tal bliver gemt i stedet for kun det ene.

Restitution betyder lige så meget som toppen

Ugerne efter en frist er, hvor ferien bliver holdt, og kapaciteten bliver bygget op igen. At have ansøgninger om fri i samme kalender som arbejdet gør, at restitutionen bliver planlagt i stedet for forhandlet en samtale ad gangen.

Hvad det er, og hvad det ikke er

Dette er ikke et system til praksisstyring. Det fører ikke bøgerne, indsender ikke opgørelserne og driver ikke kundeportalen, og de firmaer, der har brug for det, har det allerede. Det, der ligger her, er laget nedenunder: hvem arbejder på hvad, hvad timerne rent faktisk blev, og hvad det betyder for dækningsbidrag og for mennesker.

Firmaer griber som regel fat i det, når regnearket holder op med at skalere, og det lander et sted omkring otte til tolv personer og to partnere med hver sin idé om, hvem der er ledig.

Start i det små

Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker en lille praksis helt. Vagtplan, det basale stempelur, mobilappen og rapportering er med. Moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden, hvert med en prøveperiode på op til 60 dage, så et firma kan afprøve lønmodulet gennem en hel højsæson, før det beslutter sig.