Beosztáskészítő szoftver könyvelőirodáknak a csúcsszezonra
Tervezze a csapatot a benyújtási határidők köré, rögzítse az órákat ahhoz az ügyfélhez, amelyikhez tartoznak, és lássa, ki fullad el, mielőtt szólna.
A határidők köré tervezzen, ne egy lapos hétre
A könyvelői munka soha nem oszlott el egyenletesen. Január és a benyújtások előtti hetek egy hónap alatt viszik el az évi kapacitást, utána a nyomás alábbhagy. Egy átlagos hétre épített beosztás ezt nem tudja leírni.
Az órákat az ügyfélhez rögzítse
A ledolgozott és a kiszámlázott órák különbsége dönti el minden megbízás fedezetét. A kezdés és a befejezés rögzítése az ügyfélprojekthez bezárja ezt a rést, mert a jelenléti ív és a számla ugyanabból a rekordból származik.
Lássa, ki fullad el, mielőtt szólna
Csúcsszezonban a bajban lévő ember szól utoljára. A heti órák fejenként, terv a tényhez mérve, akkor mutatják a mintát, amikor még beosztási kérdés és nem felmondás.
Tartsa a juniorokat, a szenioroknak és a szezonális segítséget egy táblán
Az irodák ideiglenes munkatársakkal és visszatérő külsősökkel skálázzák a csúcsszezont. A részlegek külön tartják ezeket a csoportokat a tervben, a bérexport pedig csak azokra marad szűkítve, akiket az iroda ténylegesen foglalkoztat.
Kezdje az ingyenes csomaggal
Nincs időkorlát. Teljes hozzáférés az alapfunkciókhoz, frissítsen, amikor készen áll.
Egy könyvelői év alakja
Minden iroda ismeri ezt a görbét. Hosszú szakasz kezelhető munkával, aztán szakadék: a benyújtás előtti hetek, amikor egy év kapacitása egy hónap alatt fogy el, mindenki késő estig dolgozik, és a terv minősége dönti el, hogy az iroda épségben átér, vagy márciusban elveszít két embert.
Éppen ez a görbe az oka, hogy az általános munkaerő-tervezés rosszul áll a könyvelésen. A kereskedelemre vagy a vendéglátásra készült eszközök ismétlődő hetet feltételeznek, kiszámítható csúcsokkal a héten belül. Egy könyvelői évben egy vagy két olyan csúcs van, amely mellett minden más eltörpül, és a tervezési kérdés nem az, ki dolgozik kedden, hanem az, hogy a mai nap és a határidő között van-e elég kapacitás.
Megbízások, nem munkavállalók
A hasznos egység az ügyfél. Amint minden műszak viszi magával a megbízást, amelyikhez tartozik, a fontos kérdések maguktól megválaszolódnak: mennyit fogyasztott ez az ügyfél ahhoz képest, amennyit árajánlatban kapott, ki mire van lekötve a következő négy hétben, és hol van a kapacitás, amit még nem adtak el.
Az osztott napok azok a kényelmetlen esetek, amelyeket az általános eszközök rosszul kezelnek. Egy szenior, aki a délelőttöt egy auditon, a délutánt egy másik ügyfél beszámolóján tölti, nem egy nyolcórás napot dolgozik le. Két műszak két projekten őszintén tartja a megosztást, és a kimutatások nem írnak többé teljes napokat annak az ügyfélnek, aki véletlenül elsőként került be.
Két ügyfél, két műszak. A számtan elvégzi magát.
Eladott és le nem fedett munka
A vállalt munka, amelyhez senkit nem osztottak be, feledkezik el a legkönnyebben egy zsúfolt hónapban, és akkor kerül a legtöbbe, ha későn jut eszünkbe. Nyitott műszakként tartva ott marad annak a szeme előtt, akinek le kell fednie.
A csúcsszezon létszámmodell, nem vészhelyzet
Az irodák visszatérő külsősökkel, szezonális segítséggel és a szintjük fölött kicsit dolgozó juniorokkal skálázzák a csúcsot. Mindhárom megszokott, és mindhárom bonyolítja a beosztást, mert a bérszámfejtési kezelés eltér, és a felügyeleti követelmény is.
A részlegek ezt egy második rendszer nélkül oldják meg. Az állományban lévők, a külsősök és a szezonálisok ugyanazon a táblán ülnek, hogy a tulajdonos lássa a valós kapacitást, a bérexport pedig azokra marad szűkítve, akiket az iroda foglalkoztat.
A szám, amit senki nem mond ki magától
Kérdezze meg a csapatot februárban, hogy vannak, és a válasz az, hogy jól. Olvassa el az órákat, és a válasz más. Aki három egymást követő héten hatvan órán áll, nincs jól, ő az az ember, aki áprilisban felmond, és a pótlásának költsége meghaladja mindazt, amit a többletórák hoztak.
Terv a tényhez mérve, fejenként, hetente. Ez az összevetés maga a teljes korai jelzőrendszer, és csak akkor létezik, ha mindkét szám tárolva van, nem csak az egyik.
A regenerálódás annyit számít, mint a csúcs
A határidő utáni hetek azok, amikor a szabadságokat kiveszik és a kapacitás újraépül. Ha a szabadságkérelmek ugyanabban a naptárban vannak, mint a munka, ez a regenerálódás megtervezett, nem pedig beszélgetésről beszélgetésre kialkudott.
Mi ez és mi nem
Ez nem könyvelőprogram. Nem vezeti a könyveket, nem adja be a bevallásokat és nem üzemelteti az ügyfélportált, azok az irodák pedig, amelyeknek ez kell, ezt régen megvették. Itt az alatta lévő réteg van: ki mivel dolgozik, mennyi volt valójában az óra, és mit jelent ez a fedezetre és az emberekre.
Az irodák általában akkor nyúlnak érte, amikor a táblázat már nem bírja, és ez valahol nyolc és tizenkét ember, illetve két tulajdonos között következik be, akik másképp látják, ki ér rá.
Kicsiben kezdeni
A Shifton 10 főig ingyenes, időkorlát nélkül, ami egy kis irodát teljesen lefed. A tervezés, az alap jelenlétrögzítés, a mobilalkalmazás és a kimutatások benne vannak. A modulok egyesével adhatók hozzá havi 0,50 dollártól alkalmazottanként, mindegyiknél akár 60 napos próbával, így egy iroda egy teljes csúcsszezonon át tesztelheti a bérmodult, mielőtt döntene.
Gyakran ismételt kérdések
Fel lehet építeni a beosztást a benyújtási határidők köré?
Igen. Minden megbízás egy projekt, a csúcsszezon mintája pedig egyszer felépíthető sablonként és előre alkalmazható, így az iroda a határidőtérképhez tervez, nem egy átlagos héthez.
Hogyan mutatom ki az órákat ügyfelenként?
Minden műszak viszi magával azt az ügyfelet, amelyikhez tartozik, ezért a kimutatások megbízásonként csoportosítják a rögzített órákat. Aki egy napon két ügyfélnek dolgozik, két műszakot kap, és a nap megoszlik köztük ahelyett, hogy egészben az egyikre esne.
Látom, ki gyűjt túl sok órát a csúcsszezonban?
A heti kimutatások fejenként mutatják az órákat, tervet a tényhez mérve, és a túlórát azon a napon jelzik, amikor keletkezett. Annak a mintája, aki rendre túllépi a tervezett óráit, még akkor látszik, amikor a beosztás módosítható.
Elbírja az idénymunkásokat és a megbízásos könyvelőket?
Igen. Az ideiglenes munkatársak saját részlegben ülnek ugyanabban a beosztásban, így az üzemi kép teljes marad, a bérexport pedig az alkalmazottakra korlátozódik.
Kérhetnek a könyvelők szabadságot ugyanott?
A szabadságkérelmek ugyanabban a naptárban vannak, mint a műszakok, így a jóváhagyó látja, mi zajlik még azon a héten, és hogy a munka le van-e fedve, mielőtt válaszol.
Elég egy kis könyvelőirodának az ingyenes csomag?
A Shifton 10 főig ingyenes, időkorlát nélkül, a tervezéssel, az alap jelenlétrögzítéssel, a mobilalkalmazással és a kimutatásokkal együtt. A fizetős modulok havi 0,50 dollártól indulnak alkalmazottanként, mindegyiknél akár 60 napos próbával.
Tervezze meg rendesen a következő határidőt
Ingyenes 10 főig, ügyfelekkel projektként, megbízásonként rögzített órákkal és túlterheléssel, ami látszik, mielőtt valaki összeroppan.