Dienstplan-Software für Steuerkanzleien in der Hochsaison
Planen Sie das Team um die Abgabefristen herum, erfassen Sie Stunden gegen das Mandat, zu dem sie gehören, und sehen Sie, wer untergeht, bevor es jemand sagt.
Um Fristen herum planen, nicht um eine flache Woche
Kanzleiarbeit war nie gleichmäßig verteilt. Der Januar und die Wochen vor jeder Abgabefrist verbrauchen ein Jahr an Kapazität in einem Monat, danach fällt der Druck. Ein Plan, der auf einer Durchschnittswoche beruht, kann das nicht abbilden.
Stunden gegen das Mandat erfassen
Der Abstand zwischen gearbeiteten und abgerechneten Stunden entscheidet über die Marge jedes Mandats. Beginn und Ende gegen das Mandantenprojekt zu erfassen schließt ihn, weil Stundenzettel und Rechnung aus demselben Datensatz kommen.
Sehen, wer untergeht, bevor er es sagt
In der Hochsaison ist die Person in Schwierigkeiten meist die letzte, die es sagt. Wochenstunden pro Person, geplant gegen tatsächlich, zeigen das Muster, solange es noch ein Planungsproblem ist und keine Kündigung.
Berufseinsteiger, Erfahrene und Saisonkräfte auf einer Tafel halten
Kanzleien skalieren die Hochsaison mit Aushilfen und wiederkehrenden freien Mitarbeitenden. Abteilungen halten diese Gruppen im Plan getrennt und lassen den Lohnexport auf die Leute begrenzt, die die Kanzlei tatsächlich beschäftigt.
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Die Form eines Kanzleijahres
Jede Kanzlei kennt die Kurve. Eine lange Strecke beherrschbarer Arbeit, dann eine Klippe: die Wochen vor einer Abgabefrist, in denen ein Jahr an Kapazität in einem Monat verbraucht wird, alle bis spät arbeiten und die Qualität des Plans darüber entscheidet, ob die Kanzlei heil durchkommt oder im März zwei Leute verliert.
Genau diese Kurve macht generische Personalplanung für Kanzleien unpassend. Werkzeuge für Handel oder Gastronomie setzen eine sich wiederholende Woche mit vorhersehbaren Spitzen darin voraus. Ein Kanzleijahr hat ein oder zwei Spitzen, die alles andere klein aussehen lassen, und die Planungsfrage lautet nicht, wer am Dienstag arbeitet, sondern ob zwischen heute und der Frist genug Kapazität da ist.
Mandate, nicht Mitarbeitende
Die nützliche Einheit ist der Mandant. Sobald jede Schicht das Mandat trägt, zu dem sie gehört, beantworten sich die wichtigen Fragen selbst: was dieser Mandant gegenüber dem Angebot verbraucht hat, wer in den nächsten vier Wochen woran gebunden ist, und wo die Kapazität liegt, die noch nicht verkauft ist.
Geteilte Tage sind der unbequeme Fall, den generische Werkzeuge schlecht behandeln. Wer den Vormittag mit einer Prüfung und den Nachmittag mit einem Jahresabschluss verbringt, hat keinen Achtstundentag. Zwei Schichten auf zwei Projekten halten die Aufteilung ehrlich, und die Berichte schreiben ganze Tage nicht mehr dem Mandanten zu, der zufällig zuerst geplant war.
Zwei Mandanten, zwei Schichten. Die Rechnung macht sich selbst.
Verkaufte Arbeit ohne Bearbeiter
Zugesagte Arbeit, der niemand zugeteilt ist, wird in einem vollen Monat am ehesten vergessen und ist am teuersten, wenn man sich spät daran erinnert. Sie als offene Schicht zu halten legt sie vor die Person, die sie besetzen muss.
Hochsaison ist ein Besetzungsmodell, kein Notfall
Kanzleien skalieren die Spitze mit wiederkehrenden Freien, Saisonkräften und Berufseinsteigern, die Arbeit leicht über ihrem Niveau übernehmen. Alle drei sind normal, und alle drei verkomplizieren den Plan, weil die lohnsteuerliche Behandlung und die Aufsichtsanforderungen unterschiedlich sind.
Abteilungen erledigen das ohne zweites System. Festangestellte, Freie und Saisonkräfte sitzen auf derselben Tafel, damit die Partnerschaft die echte Kapazität sieht, während der Lohnexport auf die Beschäftigten begrenzt bleibt.
Die Zahl, die niemand freiwillig nennt
Fragen Sie ein Team im Februar, wie es läuft, und die Antwort lautet gut. Lesen Sie die Stunden, und die Antwort lautet anders. Wer drei Wochen hintereinander bei sechzig Stunden liegt, ist nicht gut drauf, sondern die Person, die im April kündigt, und die Kosten des Ersatzes übersteigen alles, was die zusätzlichen Stunden eingebracht haben.
Geplant gegen tatsächlich, pro Person, wöchentlich. Dieser Vergleich ist das gesamte Frühwarnsystem, und es existiert nur, wenn beide Zahlen gespeichert werden statt einer.
Die Erholung zählt so viel wie die Spitze
Die Wochen nach einer Frist sind die Zeit, in der Urlaub genommen und Kapazität wieder aufgebaut wird. Urlaubsanträge im selben Kalender wie die Arbeit zu halten heißt, dass diese Erholung geplant statt Gespräch für Gespräch verhandelt wird.
Was das ist und was nicht
Das ist keine Kanzleisoftware. Sie führt keine Buchhaltung, reicht keine Erklärungen ein und betreibt kein Mandantenportal, und die Kanzleien, die das brauchen, haben es längst. Hier liegt die Schicht darunter: wer woran arbeitet, wie die Stunden tatsächlich aussahen und was das für Marge und Menschen bedeutet.
Kanzleien greifen meist danach, wenn die Tabelle nicht mehr mitwächst, und das passiert irgendwo zwischen acht und zwölf Personen und zwei Partnern mit verschiedenen Vorstellungen davon, wer frei ist.
Klein anfangen
Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt eine kleine Kanzlei vollständig ab. Planung, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte sind enthalten. Module kommen einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat dazu, jedes mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen, eine Kanzlei kann das Lohnmodul also eine ganze Hochsaison lang testen, bevor sie entscheidet.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich das Team um Abgabefristen herum planen?
Ja. Jedes Mandat ist ein Projekt, und das Muster der Hochsaison lässt sich einmal als Vorlage bauen und nach vorn anwenden, eine Kanzlei plant also gegen die Fristenkarte statt gegen eine Durchschnittswoche.
Wie erfasse ich Stunden je Mandant?
Jede Schicht trägt den Mandanten, zu dem sie gehört, Berichte gruppieren die erfassten Stunden also nach Mandat. Wer an einem Tag zwei Mandanten bearbeitet, bekommt zwei Schichten, und der Tag wird zwischen ihnen geteilt statt auf einen gebucht.
Kann ich sehen, wer in der Hochsaison übermäßig viel arbeitet?
Wochenberichte zeigen Stunden pro Person, geplant gegen tatsächlich, und markieren Überstunden an dem Tag, an dem sie anfallen. Das Muster, dass jemand seine geplanten Stunden regelmäßig überschreitet, erscheint, solange der Plan noch änderbar ist.
Kommt es mit Saison- und Vertragskräften zurecht?
Ja. Aushilfen sitzen in einer eigenen Abteilung auf demselben Plan, was das operative Bild vollständig hält, während der Lohnexport auf Angestellte begrenzt bleibt.
Können Mitarbeitende Urlaub an derselben Stelle beantragen?
Urlaubsanträge liegen im selben Kalender wie die Schichten, die genehmigende Person sieht also, was in dieser Woche sonst läuft und ob die Arbeit abgedeckt ist, bevor sie antwortet.
Gibt es einen Gratistarif für eine kleine Kanzlei?
Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, inklusive Planung, Basiszeiterfassung, mobiler App und Berichten. Bezahlmodule starten bei 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen.
Planen Sie die nächste Frist ordentlich
Gratis bis 10 Personen, mit Mandanten als Projekten, Stunden je Mandat erfasst und Überlastung sichtbar, bevor jemand zusammenbricht.