Software penjadwalan kantor akuntan untuk musim sibuk

Bentuk satu tahun kerja akuntan

Setiap kantor mengenal kurvanya. Rentang panjang pekerjaan yang wajar, lalu jurang: minggu-minggu menjelang tenggat pelaporan, ketika kapasitas setahun habis dalam sebulan, semua orang lembur, dan kualitas rencana menentukan apakah kantor lewat dengan utuh atau kehilangan dua orang di bulan Maret.

Kurva itulah sebabnya penjadwalan umum kurang cocok untuk akuntansi. Alat yang dibuat untuk ritel atau perhotelan mengandaikan satu minggu berulang dengan puncak yang bisa ditebak di dalamnya. Tahun kerja akuntan punya satu atau dua puncak yang mengerdilkan sisanya, dan pertanyaan perencanaannya bukan siapa yang bekerja hari Selasa, melainkan apakah kapasitas dari sekarang sampai tenggat itu cukup.

Penugasan, bukan karyawan

Satuan yang berguna adalah klien. Begitu setiap shift membawa penugasan tempatnya bernaung, pertanyaan penting menjawab dirinya sendiri: berapa yang sudah dihabiskan klien ini dibanding yang ditawarkan, siapa terikat pada apa selama empat minggu ke depan, dan di mana kapasitas yang belum terjual.

Hari terbagi adalah kasus canggung yang ditangani buruk oleh alat umum. Seorang senior yang menghabiskan pagi pada satu audit dan sore pada penyusunan laporan tidak sedang menjalani satu hari delapan jam. Dua shift pada dua proyek menjaga pembagian itu jujur, dan laporan berhenti membebankan hari penuh kepada klien yang kebetulan dijadwalkan lebih dulu.

Dua klien, dua shift. Hitungannya berjalan sendiri.

Pekerjaan yang sudah dijual tapi belum ada pelaksananya

Pekerjaan yang sudah dijanjikan tanpa penanggung jawab adalah hal yang paling mudah terlupakan di bulan padat, dan paling mahal kalau baru teringat belakangan. Menyimpannya sebagai shift terbuka membuatnya tetap ada di depan mata orang yang harus mengisinya.

Musim sibuk adalah model ketenagakerjaan, bukan keadaan darurat

Kantor akuntan menaikkan kapasitas puncak dengan mitra kontrak yang kembali, tenaga musiman, dan junior yang mengerjakan pekerjaan sedikit di atas tingkatnya. Ketiganya lazim dan ketiganya merumitkan jadwal, karena perlakuan penggajiannya berbeda dan kebutuhan supervisinya berbeda.

Departemen menangani hal itu tanpa sistem kedua. Karyawan tetap, mitra kontrak, dan tenaga musiman berada di papan yang sama sehingga partner melihat kapasitas sebenarnya, sementara ekspor penggajian tetap terbatas pada orang yang benar-benar dipekerjakan kantor.

Angka yang tidak pernah disebut sendiri

Tanyakan pada tim di bulan Februari bagaimana keadaannya dan jawabannya baik-baik saja. Baca jamnya dan jawabannya lain. Orang dengan enam puluh jam tiga minggu berturut-turut tidak baik-baik saja, dialah yang mengundurkan diri di bulan April, dan biaya menggantinya melampaui apa pun yang dihasilkan jam tambahan itu.

Rencana lawan realisasi, per orang, setiap minggu. Perbandingan itulah seluruh sistem peringatan dininya, dan ia hanya ada bila kedua angka disimpan, bukan salah satunya saja.

Pemulihan sama pentingnya dengan puncaknya

Minggu-minggu setelah tenggat adalah saat cuti diambil dan kapasitas dibangun kembali. Menaruh pengajuan cuti di kalender yang sama dengan pekerjaan membuat pemulihan itu direncanakan, bukan dirundingkan satu per satu.

Apa ini dan apa yang bukan

Ini bukan software manajemen praktik. Ia tidak memegang pembukuan, tidak menyampaikan pelaporan, dan tidak menjalankan portal klien, dan kantor yang membutuhkan itu semua sudah memilikinya. Yang ada di sini adalah lapisan di bawahnya: siapa mengerjakan apa, berapa jamnya yang sebenarnya, dan apa artinya bagi margin dan bagi orangnya.

Kantor biasanya mencarinya ketika lembar kerja berhenti sanggup, dan itu terjadi di sekitar delapan sampai dua belas orang dengan dua partner yang punya pendapat berbeda tentang siapa yang sedang senggang.

Mulai dari yang kecil

Shifton gratis hingga 10 orang tanpa batas waktu, dan itu cukup untuk menutup kantor kecil sepenuhnya. Penjadwalan, absensi dasar, aplikasi seluler, dan pelaporan sudah termasuk. Modul ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, masing-masing dengan masa coba hingga 60 hari, sehingga sebuah kantor bisa menguji modul penggajian melewati satu musim sibuk sebelum memutuskan.