Λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για λογιστικά γραφεία

Το σχήμα μιας λογιστικής χρονιάς

Κάθε γραφείο ξέρει την καμπύλη. Ένα μακρύ κομμάτι διαχειρίσιμης δουλειάς και μετά γκρεμός: οι εβδομάδες πριν από μια προθεσμία υποβολής, όπου η χωρητικότητα ενός χρόνου καταναλώνεται σε έναν μήνα, όλοι δουλεύουν ως αργά, και η ποιότητα του σχεδίου κρίνει αν το γραφείο θα βγει ακέραιο ή θα χάσει δύο ανθρώπους τον Μάρτιο.

Ακριβώς αυτή η καμπύλη κάνει τον γενικό προγραμματισμό προσωπικού να ταιριάζει άσχημα στη λογιστική. Τα εργαλεία που φτιάχτηκαν για το λιανικό εμπόριο ή την εστίαση υποθέτουν μια εβδομάδα που επαναλαμβάνεται με προβλέψιμες αιχμές μέσα της. Μια λογιστική χρονιά έχει μία ή δύο αιχμές δίπλα στις οποίες όλα τα άλλα μοιάζουν μικρά, και το ερώτημα του σχεδιασμού δεν είναι ποιος δουλεύει την Τρίτη αλλά αν υπάρχει αρκετή χωρητικότητα ανάμεσα στο σήμερα και την προθεσμία.

Αναθέσεις, όχι υπάλληλοι

Η χρήσιμη μονάδα είναι ο πελάτης. Μόλις κάθε βάρδια κουβαλά την ανάθεση στην οποία ανήκει, τα ερωτήματα που μετράνε απαντιούνται μόνα τους: τι κατανάλωσε αυτός ο πελάτης σε σχέση με ό,τι είχε προσφερθεί, ποιος είναι δεσμευμένος σε τι τις επόμενες τέσσερις εβδομάδες, και πού βρίσκεται η χωρητικότητα που δεν έχει πουληθεί ακόμη.

Οι μοιρασμένες μέρες είναι η άβολη περίπτωση που τα γενικά εργαλεία χειρίζονται άσχημα. Ένας έμπειρος λογιστής που περνά το πρωί σε έναν έλεγχο και το απόγευμα στις καταστάσεις άλλου πελάτη δεν κάνει μία οκτάωρη μέρα. Δύο βάρδιες σε δύο έργα κρατούν τη μοιρασιά τίμια, και οι αναφορές σταματούν να χρεώνουν ολόκληρες μέρες στον πελάτη που έτυχε να μπει πρώτος.

Δύο πελάτες, δύο βάρδιες. Η αριθμητική γίνεται μόνη της.

Δουλειά πουλημένη και ακάλυπτη

Η δουλειά που έχει αναληφθεί χωρίς να ανατεθεί σε κανέναν είναι αυτό που ξεχνιέται πιο εύκολα σε έναν φορτωμένο μήνα και κοστίζει πιο ακριβά όταν το θυμηθείς αργά. Κρατημένη ως ανοιχτή βάρδια, μένει μπροστά σε αυτόν που πρέπει να τη στελεχώσει.

Η σεζόν είναι μοντέλο στελέχωσης, όχι έκτακτη ανάγκη

Τα γραφεία κλιμακώνουν την αιχμή με εξωτερικούς συνεργάτες που επιστρέφουν, εποχικό προσωπικό και βοηθούς που κάνουν δουλειά λίγο πάνω από το επίπεδό τους. Και τα τρία είναι συνηθισμένα και τα τρία περιπλέκουν το πρόγραμμα, γιατί η μισθολογική μεταχείριση διαφέρει και οι απαιτήσεις επίβλεψης επίσης.

Τα τμήματα το λύνουν χωρίς δεύτερο σύστημα. Μόνιμοι, εξωτερικοί και εποχικοί κάθονται στον ίδιο πίνακα ώστε ο εταίρος να βλέπει την πραγματική χωρητικότητα, ενώ η εξαγωγή μισθοδοσίας μένει περιορισμένη σε όσους απασχολεί το γραφείο.

Ο αριθμός που κανείς δεν δίνει από μόνος του

Ρωτήστε μια ομάδα τον Φεβρουάριο πώς πάει και η απάντηση είναι καλά. Διαβάστε τις ώρες και η απάντηση είναι άλλη. Όποιος βρίσκεται στις εξήντα ώρες τρεις συνεχόμενες εβδομάδες δεν είναι καλά, είναι ο άνθρωπος που θα παραιτηθεί τον Απρίλιο, και το κόστος αντικατάστασης ξεπερνά οτιδήποτε απέδωσαν οι επιπλέον ώρες.

Πρόγραμμα έναντι πραγματικού, ανά άτομο, κάθε εβδομάδα. Αυτή η σύγκριση είναι ολόκληρο το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης, και υπάρχει μόνο όταν αποθηκεύονται και οι δύο αριθμοί, όχι ο ένας.

Η ανάκαμψη μετράει όσο και η αιχμή

Οι εβδομάδες μετά από μια προθεσμία είναι εκείνες που παίρνονται οι άδειες και ξαναχτίζεται η χωρητικότητα. Το να μένουν τα αιτήματα άδειας στο ίδιο ημερολόγιο με τη δουλειά σημαίνει ότι αυτή η ανάκαμψη σχεδιάζεται αντί να παζαρεύεται κουβέντα με κουβέντα.

Τι είναι και τι δεν είναι

Αυτό δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα. Δεν κρατά τα βιβλία, δεν υποβάλλει τις δηλώσεις και δεν τρέχει την πύλη πελατών, και τα γραφεία που τα χρειάζονται τα έχουν ήδη. Εδώ βρίσκεται το στρώμα από κάτω: ποιος δουλεύει σε τι, πόσες ήταν στην πραγματικότητα οι ώρες, και τι σημαίνει αυτό για το περιθώριο και για τους ανθρώπους.

Τα γραφεία το ψάχνουν συνήθως όταν το λογιστικό φύλλο πάψει να αντέχει, κάτι που συμβαίνει κάπου ανάμεσα σε οκτώ και δώδεκα άτομα και δύο εταίρους με διαφορετική ιδέα για το ποιος είναι ελεύθερος.

Ξεκινώντας μικρά

Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 άτομα χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει ολόκληρο ένα μικρό γραφείο. Ο προγραμματισμός, η βασική καταγραφή ωραρίου, η εφαρμογή για κινητό και οι αναφορές περιλαμβάνονται. Τα αρθρώματα προστίθενται ένα ένα από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, το καθένα με δοκιμή έως 60 ημέρες, οπότε ένα γραφείο μπορεί να δοκιμάσει το άρθρωμα μισθοδοσίας για μια ολόκληρη σεζόν πριν αποφασίσει.