Roosterprogramma voor accountantskantoren in het drukke seizoen

De vorm van een accountantsjaar

Elk kantoor kent de curve. Een lange strook behapbaar werk, dan een klif: de weken voor een aangiftedeadline waarin een jaar aan capaciteit in een maand wordt verbruikt, iedereen laat doorwerkt, en de kwaliteit van het plan bepaalt of het kantoor er heelhuids doorheen komt of in maart twee mensen kwijtraakt.

Die curve is waarom generieke personeelsplanning slecht past bij de accountancy. Tools gebouwd voor retail of horeca gaan uit van een zich herhalende week met voorspelbare pieken erin. Een accountantsjaar heeft één of twee pieken die al het andere in het niet doen vallen, en de planvraag is niet wie er dinsdag werkt maar of er genoeg capaciteit is tussen nu en de deadline.

Opdrachten, geen medewerkers

De bruikbare eenheid is de klant. Zodra elke dienst de opdracht draagt waar hij bij hoort, beantwoorden de vragen die ertoe doen zichzelf: wat deze klant heeft verbruikt tegenover wat er geoffreerd is, wie de komende vier weken aan wat vastzit, en waar de capaciteit zit die nog niet verkocht is.

Gesplitste dagen zijn het lastige geval dat generieke tools slecht behandelen. Een senior die de ochtend aan een controle besteedt en de middag aan een jaarrekening heeft geen dag van acht uur. Twee diensten op twee projecten houden de verdeling eerlijk, en de rapporten wijzen geen hele dagen meer toe aan de klant die toevallig het eerst was ingepland.

Twee klanten, twee diensten. Het rekenwerk doet zichzelf.

Verkocht werk dat niet bemand is

Toegezegd werk zonder toegewezen persoon is wat in een drukke maand het snelst vergeten wordt, en het duurst om je laat te herinneren. Het als open dienst aanhouden houdt het voor de neus van degene die het moet bemannen.

Het drukke seizoen is een bezettingsmodel, geen noodgeval

Kantoren vangen de piek op met terugkerende freelancers, seizoenskrachten en junioren die werk doen dat net boven hun niveau ligt. Alle drie zijn normaal en alle drie maken het rooster ingewikkelder, omdat de loonbehandeling verschilt en de begeleidingseisen ook.

Afdelingen regelen dat zonder tweede systeem. Vast personeel, freelancers en seizoenshulp staan op hetzelfde bord zodat de partner de echte capaciteit ziet, terwijl de loonexport beperkt blijft tot de mensen die het kantoor in dienst heeft.

Het getal dat niemand uit zichzelf noemt

Vraag een team in februari hoe het gaat en het antwoord is prima. Lees de uren en het antwoord is anders. Iemand op zestig uur gedurende drie weken achter elkaar is niet prima, dat is de persoon die in april opzegt, en de kosten van vervanging overtreffen alles wat die extra uren opleverden.

Gepland tegenover werkelijk, per persoon, wekelijks. Die vergelijking is het hele vroegewaarschuwingssysteem, en hij bestaat alleen als beide getallen worden bewaard in plaats van één.

Herstel telt net zo zwaar als de piek

De weken na een deadline zijn de weken waarin verlof wordt opgenomen en capaciteit weer wordt opgebouwd. Verlofaanvragen in dezelfde agenda als het werk houden betekent dat dat herstel gepland wordt in plaats van gesprek voor gesprek onderhandeld.

Wat dit wel en niet is

Dit is geen kantoorbeheersoftware. Het houdt geen grootboeken bij, dient geen aangiftes in en draait geen klantportaal, en de kantoren die dat nodig hebben, hebben het al. Wat hier zit is de laag eronder: wie waaraan werkt, wat de uren werkelijk waren, en wat dat betekent voor marge en voor mensen.

Kantoren komen er meestal bij uit als de spreadsheet niet meer meeschaalt, en dat gebeurt ergens tussen acht en twaalf mensen en twee partners met verschillende ideeën over wie er vrij is.

Klein beginnen

Shifton is gratis tot 10 personen zonder tijdslimiet, en dat dekt een klein kantoor volledig. Roosteren, het basisklokken, de mobiele app en rapportage zitten erin. Modules komen er één voor één bij vanaf 0,50 dollar per medewerker per maand, elk met een proefperiode tot 60 dagen, zodat een kantoor de loonmodule een heel druk seizoen kan uitproberen voordat het beslist.