平均的な一週間ではなく、期限を軸に組む
会計の仕事が均等にならされたことは一度もない。一月と各申告期限前の数週間が一年分の稼働を一か月で食い尽くし、そのあと圧力は下がる。平均的な一週間を前提にした表では、この形を描けない。
時間は顧問先に紐づけて記録する
働いた時間と請求できた時間の差が、案件ごとの採算を決める。開始と終了を顧問先の案件に対して記録すればその差は閉じる。勤務表と請求のもとが同じ記録になるからだ。
本人が言い出す前に、埋もれている人を見つける
繁忙期に本当に苦しい人ほど、口に出すのが最後になる。人ごとの週間労働時間を計画と実績で並べれば、まだ配置の問題である段階で、退職願になる前に傾向が見えてくる。
若手も中堅も繁忙期の応援も一枚の表に
事務所は繁忙期を臨時スタッフと毎年戻ってくる外部の担当者で支える。部署を分ければ計画上はこの区別が保たれ、給与の書き出しは事務所が実際に雇用している人だけに限られる。
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会計事務所の一年の形
どの事務所もこの曲線を知っている。しばらくは何とかなる仕事が続き、そのあとに崖が来る。申告期限前の数週間で一年分の稼働が一か月に押し込まれ、全員が遅くまで残り、計画の質が、事務所が無傷で抜けるか、三月に二人失うかを決める。
この曲線があるために、汎用のシフト管理は会計の仕事に合いにくい。小売や飲食のために作られた道具は、繰り返す一週間とその中の読める山を前提にしている。会計の一年には他をすべて霞ませる山が一つか二つあり、計画の問いは火曜に誰が出るかではなく、今から期限までに手が足りるかどうかになる。
従業員ではなく案件
意味のある単位は顧問先である。すべてのシフトが所属する案件を持つようになると、重要な問いは自然に答えが出る。この顧問先は見積もりに対してどれだけ使ったのか、この先四週間で誰が何に拘束されているのか、まだ売れていない手はどこにあるのか。
分割した一日は、汎用の道具が最も苦手とする厄介な場面だ。午前に監査、午後に決算書の作成をした中堅は、八時間の一日を過ごしたわけではない。二つのプロジェクトに二つのシフトを立てれば配分は正直になり、レポートはたまたま先に入れた顧問先へ一日を丸ごと付け替えなくなる。
二社なら二つのシフト。計算は勝手に合う。
受注済みで担当が決まっていない仕事
受注しながら誰にも割り当てていない仕事は、忙しい月に最も忘れられやすく、遅れて思い出すと最も高くつく。空きシフトとして残しておけば、人を当てる立場の目の前に置かれたままになる。
繁忙期は非常事態ではなく人員の設計
事務所は山を、戻ってくる外部の担当者、季節の臨時スタッフ、等級より少し上の仕事をする若手で支える。三つとも普通のことであり、三つとも表を複雑にする。給与の扱いが違い、必要な監督の度合いも違うからだ。
部署で分ければ二つ目の仕組みは要らない。常勤、外部の担当者、繁忙期の応援が同じ表に並ぶのでパートナーは実際の手の量を見られ、給与の書き出しは事務所が雇用している人だけに限られる。
誰も自分からは言わない数字
二月にチームへ調子を聞けば、答えは大丈夫になる。時間を読めば答えは違う。三週続けて六十時間の人は大丈夫ではない。四月に辞めるのはその人で、補充の費用は残業が生んだ分を上回る。
計画と実績を、人ごとに、毎週。この比較が早期警戒のすべてであり、片方ではなく両方の数字を残しているときにだけ成り立つ。
山を越えたあとの回復も同じだけ重要
期限のあとの数週間は、休暇を取り、手を作り直す時期になる。休暇申請を仕事と同じカレンダーに置けば、この回復は個別の相談で決まるのではなく、あらかじめ計画される。
これは何であり、何ではないか
これは事務所の業務管理システムではない。帳簿を持たず、申告を出さず、顧客ポータルも動かさない。それらが必要な事務所はすでに持っている。ここにあるのは一段下の層である。誰が何に取り組み、時間は実際にどれだけで、それが採算と人にとって何を意味するか。
事務所がこれを求めるのは、たいてい表計算が限界に来たときだ。それは人数が八人から十二人あたりに乗り、誰が空いているかについて二人のパートナーの見立てが食い違うころに訪れる。
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よくある質問
申告期限を軸にチームの配置を組めますか。
はい。案件ごとにプロジェクトとして扱い、繁忙期の型は一度テンプレートにすれば先の週へ当てられます。事務所は平均的な一週間ではなく、期限の地図に対して計画できます。
顧問先ごとの作業時間はどう集計しますか。
すべてのシフトが対応する顧問先を持つため、レポートは記録された時間を案件ごとにまとめます。一日に二社を担当した人にはシフトが二つ立ち、その日は両者に割れます。片方に丸ごと計上されることはありません。
確定申告の時期に働きすぎている人を把握できますか。
週次レポートが人ごとの時間を計画と実績で示し、残業はその日のうちに印を付けます。予定した時間を繰り返し超えている担当者の傾向は、まだシフトを組み直せるうちに表に出ます。
繁忙期の臨時スタッフや外部の担当者にも使えますか。
はい。臨時スタッフは同じシフト表の中で専用の部署に入るため、稼働の全体像は欠けません。給与の書き出しは雇用している職員に限られたままです。
休暇の申請も同じ画面からできますか。
休暇の申請はシフトと同じカレンダーにあります。承認する側は、その週にどの案件が動いていて仕事が埋まっているかを見てから返事ができます。
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