Phần mềm xếp lịch làm việc cho doanh nghiệp có nhân sự theo ca

Điều mà phần lớn doanh nghiệp thật sự cần

Thị trường phần mềm xếp lịch bán sự tinh vi: dự báo nhu cầu, cỗ máy tối ưu hóa, học máy hứa hẹn một bảng phân ca hoàn hảo. Doanh nghiệp dưới một trăm nhân sự hầu như không cần thứ nào trong số đó. Cái họ cần là lịch tuần dựng nhanh, công bố chắc chắn, rồi biến thành số giờ mà bộ phận lương dùng được ngay, không phải gõ lại.

Làm đúng ba việc ấy là gỡ được phần lớn nỗi khổ, mà phần lớn nỗi khổ đó không nằm ở trí tuệ. Nó nằm ở người quản lý dựng lại đúng bảng phân ca cũ vào mỗi thứ Sáu, ở nhân viên làm theo tấm ảnh chụp bảng trắng hôm thứ Ba, và ở kỳ đối chiếu cuối tháng không ai thích.

Tuần làm việc như một thứ lặp lại

Gần như doanh nghiệp nào cũng có một phần lõi ổn định và một phần rìa luôn dịch chuyển. Phần lõi là cùng những ca ấy, gần như cùng những người ấy, tuần này qua tuần khác. Phần rìa là nghỉ phép, ốm đau, một đợt cao điểm và người tháng này không đi được ngày thứ Năm.

Dựng lại phần lõi mỗi tuần là nơi nuốt hết thời gian và là nơi sai sót chui vào. Lưu nó thành mẫu rồi chỉ sửa phần rìa biến việc hai tiếng thành việc hai mươi phút, còn những lỗi sinh ra từ việc gõ lại thì biến mất cùng với việc gõ lại.

Dựng một lần. Sửa phần rìa.

Công bố là một việc riêng

Một bảng lịch đã tồn tại và một bảng lịch đã được nhận là hai chuyện khác nhau, và phần lớn các ca vắng mặt sống trong khoảng cách giữa hai chuyện ấy. Công bố xuống điện thoại kèm xác nhận đã đọc khép khoảng cách đó lại: quản lý thấy ai đã mở lịch tuần và nhắc hai người chưa mở, thay vì mặc định là ai cũng biết.

Trao cho nhân viên những quyết định nhỏ

Người quản lý dành một phần thời gian xếp lịch nhiều đến bất ngờ cho những giao dịch vốn không cần tới họ: hai người đã tự thỏa thuận đổi ca, một người muốn biết thứ Năm có trống không, một câu hỏi có thể tự trả lời bằng cách nhìn đúng màn hình mà người hỏi đang nhìn.

Cho nhân viên tự thu xếp đổi ca và tự đánh dấu lịch rảnh, còn phê duyệt vẫn gọn trong một chạm, sẽ dọn sạch luồng việc đó mà không dọn mất quyền kiểm soát. Lịch đã công bố vẫn chỉ đổi khi người có thẩm quyền đồng ý.

Số giờ và bài toán cuối tháng

Thu bảng chấm công vào cuối tháng sinh ra hai khoản tốn kém. Khoản thứ nhất là chính việc đi thu. Khoản thứ hai, lớn hơn, là các con số được nhớ chứ không được ghi, nghĩa là chúng chỉ đúng gần đúng và không thể bảo vệ khi có người thắc mắc.

Ghi giờ vào và giờ ra ngay bên cạnh ca đã lên kế hoạch xóa được cả hai. Giờ nghỉ ghi riêng nên thời gian có trả và không trả lương vẫn tách bạch, tăng ca hiện ra đúng hôm phát sinh chứ không phải lúc xuất dữ liệu, và bộ phận lương nhận những con số không ai gõ lại.

Nhiều địa điểm, một công ty

Doanh nghiệp có hơn một cơ sở đều vấp đúng một chuyện: một nhân viên làm ở hai nơi và tồn tại hai lần trong hệ thống. Giữ một hồ sơ cho mỗi người rồi gắn ca vào địa điểm mới làm được báo cáo cấp công ty và mới giữ phiếu lương từng người cho đúng.

Đọc tuần làm việc thành tiền

Chi phí nhân công là khoản mà phần lớn doanh nghiệp vẫn còn dịch chuyển được trong tháng này, và cũng là khoản họ đo sau cùng. Một báo cáo tuần gom giờ đã ghi theo phòng ban và theo vai trò thường lộ ra điều hiển nhiên chỉ sau hai tuần: một ca lúc nào cũng kéo dài, một bộ phận thừa một người vào ngày vắng khách, một kiểu tăng ca mang tính cơ cấu chứ không phải ngoại lệ.

Miễn phí ở đây nghĩa là gì

Shifton miễn phí tới 10 nhân viên, không giới hạn thời gian và không cần thẻ tín dụng. Gói đó gồm xếp lịch và lịch làm việc, chấm công cơ bản cùng theo dõi có mặt, ứng dụng di động cho iOS và Android, số lịch và số địa điểm không giới hạn, và các báo cáo. Mô đun trả phí được chọn từng cái một từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi mô đun có thời gian dùng thử tới 60 ngày, nên doanh nghiệp thêm năng lực đúng lúc cần chứ không mua sẵn một gói lớn.