برنامج جدولة العمل للشركات التي يعمل موظفوها بنظام المناوبات

ما تحتاجه أغلب الشركات فعلاً

سوق برامج الجدولة يبيع التعقيد: توقع الطلب، ومحركات التحسين، وتعلم الآلة الذي يعد بجدول مناوبات مثالي. أغلب الشركات التي يقل موظفوها عن مئة لا تحتاج شيئاً من ذلك. تحتاج أن يُبنى الأسبوع بسرعة، وأن يُنشر بثقة، وأن يتحول إلى ساعات تستطيع الرواتب استعمالها دون إعادة كتابة.

ضبط هذه الأمور الثلاثة يزيل معظم الوجع، ومعظم الوجع ليس ذهنياً. إنه مدير يعيد بناء الجدول نفسه كل جمعة، وموظف يعمل من صورة للوحة التُقطت يوم الثلاثاء، وتسوية شهرية لا يستمتع بها أحد.

الأسبوع بوصفه شيئاً يتكرر

كل شركة تقريباً لها نواة ثابتة وحافة متحركة. النواة هي المناوبات نفسها والأشخاص أنفسهم تقريباً، أسبوعاً بعد أسبوع. أما الحافة فهي الإجازات والمرض وفترة الذروة والشخص الذي لا يستطيع العمل أيام الخميس هذا الشهر.

إعادة بناء النواة كل أسبوع هي المكان الذي يذهب فيه معظم الوقت وتدخل منه معظم الأخطاء. حفظها قالباً وتعديل الحافة وحدها يحوّل عملاً من ساعتين إلى عمل من عشرين دقيقة، والأخطاء التي جاءت من إعادة الكتابة تختفي مع إعادة الكتابة نفسها.

ابنِ مرة واحدة. عدّل الحواف.

النشر فعل قائم بذاته

الجدول الموجود والجدول الذي وصل شيئان مختلفان، وفي الفجوة بينهما يعيش معظم حالات التخلف عن الحضور. النشر على الهواتف مع تأكيد القراءة يغلق هذه الفجوة: يرى المدير من فتح الأسبوع ويتابع الشخصين اللذين لم يفتحاه، بدل افتراض أن الجميع يعلم.

أعطِ الفريق القرارات الصغيرة

ينفق المديرون حصة مفاجئة من وقت الجدولة على معاملات لا تحتاج إليهم: شخصان اتفقا على المبادلة سلفاً، وشخص يريد أن يعرف إن كان الخميس فارغاً، وطلب يمكن الرد عليه بالنظر إلى الشاشة نفسها التي ينظر إليها صاحب الطلب.

السماح للموظفين بترتيب المبادلات وتعليم الإتاحة، مع إبقاء الموافقة نقرة واحدة، يزيل تلك الحركة دون إزالة السيطرة. الأسبوع المنشور ما زال لا يتغير إلا حين يوافق صاحب الصلاحية.

الساعات ومشكلة نهاية الشهر

جمع كشوف الساعات في آخر الشهر يكلّف مرتين. الأولى هي الجمع نفسه. والثانية، وهي الأكبر، أن الأرقام محفوظة في الذاكرة لا مسجلة، أي أنها صحيحة تقريباً ويستحيل الدفاع عنها حين يعترض أحد عليها.

تسجيل الدخول والخروج مقابل المناوبة المخططة يزيل الأمرين. تُسجل الاستراحات على حدة فيبقى الوقت المدفوع وغير المدفوع متمايزين، ويظهر العمل الإضافي في يوم حدوثه لا في ملف التصدير، وتستلم الرواتب أرقاماً لم يعد أحد كتابتها.

عدة مواقع، شركة واحدة

الشركات التي لها أكثر من موقع تصطدم بالمشكلة نفسها تحديداً: موظف يعمل في اثنين منها وموجود مرتين في النظام. الاحتفاظ بسجل واحد لكل شخص وربط المناوبات بالمواقع يجعل تقرير المجموعة ممكناً وقسيمة الراتب الفردية صحيحة.

قراءة الأسبوع بوصفه مالاً

الأجور هي التكلفة التي ما زال أغلب الشركات قادراً على تحريكها هذا الشهر، وآخر ما تقيسه. التقرير الأسبوعي الذي يجمع الساعات المسجلة بحسب القسم وبحسب الدور يُظهر عادةً شيئاً بديهياً خلال أسبوعين: مناوبة تمتد دائماً، وقسم يحمل شخصاً زائداً في الأيام الهادئة، ونمط عمل إضافي بنيوي لا استثنائي.

ماذا تعني المجانية هنا

Shifton مجاني حتى 10 موظفين بلا حد زمني وبلا بطاقة ائتمان. تشمل تلك الخطة الجدولة والتقويم، وساعة الحضور الأساسية وتتبع الدوام، وتطبيق الهاتف، وعدداً غير محدود من الجداول والمواقع، والتقارير. الوحدات المدفوعة تُختار واحدة تلو الأخرى ابتداءً من 0.50 دولار للموظف شهرياً، ولكل منها فترة تجربة تصل إلى 60 يوماً، فتضيف الشركة القدرة حين تحتاجها بدل شراء باقة كبيرة مقدماً.