一週間は一度組んで公開する
多くの会社に賢い自動編成エンジンは要りません。必要なのは、一週間が早く組めること、内容が正しいこと、そして金曜に誰かとシフトを交換した人まで含めて全員に同時に届くことです。
小さな変更は現場に任せる
管理者を必ず通る変更は、待たされる変更です。当人同士で話をつけた交換を管理者が一度のタップで承認する形にすれば、やり取りの大半が消えます。公開済みの週に対する権限は手放しません。
時間は集めるのではなく記録する
月末に集める勤務表は記憶の再構成です。出退勤をその日のうちに、予定シフトの隣に記録すれば、集める手間もその後の言い争いもなくなります。
一週間を費用として読む
人の時間は、多くの会社が今月まだ動かせる費用です。レポートは記録された時間を部署ごと、役割ごと、人ごとにまとめ、ひとかたまりの人件費を手を打てる具体的な数字に変えます。
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期間制限なし。コア機能にフルアクセスし、準備ができたらアップグレード。
多くの会社が本当に必要としているもの
シフト管理ソフトの市場は高度さを売ります。需要予測、最適化エンジン、完璧なシフト表を約束する機械学習。従業員が百人に満たない会社には、そのどれも必要ありません。必要なのは、一週間が早く組めること、確実に公開されること、そして給与側が打ち直さずに使える時間になることです。
この三つが揃うだけで面倒の大半は消えますし、その面倒は頭の良さの問題ではありません。毎週金曜に同じ表を作り直す管理者、火曜に撮ったホワイトボードの写真を見て働くスタッフ、そして誰も楽しくない月末の突き合わせ。それが中身です。
繰り返される対象としての一週間
ほとんどの会社には、動かない芯と動く縁があります。芯は毎週ほぼ同じ顔ぶれの同じシフトです。縁は休暇、病気、繁忙期、そして今月は木曜に入れない人です。
毎週その芯を作り直すことに時間の大半が消え、間違いの大半もそこから入ります。芯をテンプレートとして保存し縁だけを直せば、二時間の作業が二十分になり、打ち直しから生まれていた誤りも打ち直しごと消えます。
一度組む。あとは縁を直す。
公開は別の行為
存在するシフト表と、届いたシフト表は別物です。無断欠勤の多くはその隙間に住んでいます。既読確認付きで携帯に公開すれば隙間は閉じます。管理者は誰が週を開いたかを見て、開いていない二人に声をかけられます。全員が知っている前提で進めずに済みます。
小さな判断を現場に渡す
管理者はシフトに使う時間の意外な割合を、本来自分が要らない用件に費やしています。すでに交換の話がついている二人、木曜が空いているか知りたい人、質問した本人が見ている画面を見れば済む問い合わせ。
スタッフが交換をまとめ、勤務可能日に印を付けられるようにし、承認は一度のタップのままにすると、その往復だけが消えて権限は残ります。公開済みの週は、やはり権限のある人が同意したときだけ変わります。
時間と、月末の問題
月末に勤務表を集めると費用が二重にかかります。一つは集める手間そのもの。もう一つ、こちらのほうが大きいのですが、数字が記録ではなく記憶だという点です。だいたい合っているだけで、誰かが異議を唱えたときに守れません。
予定シフトに対して出退勤を記録すれば、どちらも消えます。休憩は別に記録されるので有給と無給の時間が分かれ、残業は書き出しではなく発生した日に見え、給与側は誰も打ち直していない数字を受け取ります。
複数拠点、一つの会社
拠点が二つ以上ある会社は、必ず同じ問題にぶつかります。二か所で働いていて、システム上に二回存在する従業員です。一人につき記録を一つに保ち、シフトを拠点に結び付けることで、全社の集計が可能になり、個人の給与明細も正しくなります。
一週間をお金として読む
人件費は多くの会社が今月まだ動かせる費用でありながら、最後にしか測られない費用です。記録された時間を部署別、役割別にまとめる週次レポートは、たいてい二週間のうちに明らかなものを見せます。いつも延びるシフト、暇な日に一人多い部署、例外ではなく構造として起きている残業です。
ここでの無料が指すもの
Shiftonは10人まで期間の制限なく、クレジットカードも不要で無料です。このプランにはシフト作成とカレンダー、基本の打刻と勤怠、iOSとAndroid向けのモバイルアプリ、シフト表と拠点の数の制限なし、そしてレポートが含まれます。有料モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルから一つずつ選べ、それぞれ最長60日の試用期間が付きます。上位プランを先に買うのではなく、必要になった機能だけを足す形です。
よくある質問
どんな会社を想定して作られていますか。
固定の就業時間ではなくシフトで人が動く会社すべてです。小売、宿泊と飲食、介護、警備、物流、外に出る班、そして事務と現場が混ざった組織。構造は部署と拠点と役割で、多くの会社がもともと使っている考え方です。
最初の一週間を組むのにどれくらいかかりますか。
最初の週は手作業で、普段シフト表を書くのと同じくらいの時間がかかります。その後はテンプレートとして保存し先の週へ当てられるので、次からは組み直しではなく手直しになります。
スタッフ同士でシフトを交換できますか。
当人同士で話をつけ、その申請が管理者に承認へ回ります。公開済みの週が変わるのは権限のある人が同意したあとだけなので、決定権はあるべき場所に残ります。
拠点が複数ある会社でも使えますか。
はい。拠点と部署は会社がすでに使っている構造をそのまま写し、二か所で働く従業員も記録は一つのままです。レポートは拠点別にも全社まとめても読めます。
記録した時間はどうやって給与に渡りますか。
期間を指定して書き出すと、休憩は分けたまま、残業は印が付いた状態で出ます。計算まで同じ場所で済ませたい会社向けに、従業員一人あたり月0.50ドルの給与モジュールも用意しています。
小さなチームなら本当に無料ですか。
Shiftonは10人まで期間の制限なく、クレジットカードも不要で無料です。シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、シフト表と拠点の数の制限なし、レポートはすべて無料プランに入っています。
