ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานเข้ากะ

สิ่งที่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการจริง ๆ

ตลาดซอฟต์แวร์จัดตารางงานขายความซับซ้อน ทั้งการพยากรณ์ความต้องการ กลไกหาค่าที่เหมาะที่สุด และการเรียนรู้ของเครื่องที่สัญญาว่าจะได้ตารางกะสมบูรณ์แบบ ธุรกิจที่มีพนักงานไม่ถึงร้อยคนแทบไม่ต้องใช้อะไรในนั้นเลย สิ่งที่ต้องการคือตารางสัปดาห์ที่สร้างได้เร็ว เผยแพร่ได้แน่นอน และกลายเป็นชั่วโมงที่ฝ่ายเงินเดือนใช้ต่อได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ทำสามอย่างนี้ให้ถูกก็ตัดความปวดหัวออกไปได้เกือบหมด และความปวดหัวส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากเรื่องยากทางความคิด แต่เกิดจากหัวหน้าที่นั่งสร้างตารางเดิมใหม่ทุกวันศุกร์ พนักงานที่ทำงานตามรูปถ่ายกระดานไวท์บอร์ดที่ถ่ายไว้เมื่อวันอังคาร และการกระทบยอดปลายเดือนที่ไม่มีใครอยากทำ

สัปดาห์คือของที่วนซ้ำ

ธุรกิจแทบทุกแห่งมีแกนที่นิ่งและมีขอบที่ขยับ แกนคือกะเดิม คนกลุ่มเดิมโดยคร่าว สัปดาห์แล้วสัปดาห์เล่า ส่วนขอบคือวันลา การเจ็บป่วย ช่วงลูกค้าแน่น และคนที่เดือนนี้ทำวันพฤหัสบดีไม่ได้

การสร้างแกนขึ้นใหม่ทุกสัปดาห์คือจุดที่เวลาหายไปมากที่สุดและจุดที่ความผิดพลาดเข้ามา การเก็บแกนไว้เป็นเทมเพลตแล้วแก้แต่ขอบ เปลี่ยนงานสองชั่วโมงให้เหลือยี่สิบนาที และความผิดพลาดที่มาจากการพิมพ์ซ้ำก็หายไปพร้อมกับการพิมพ์ซ้ำ

สร้างครั้งเดียว แล้วแก้เฉพาะขอบ

การเผยแพร่เป็นอีกขั้นตอนหนึ่ง

ตารางที่มีอยู่กับตารางที่ถึงมือคนแล้วเป็นคนละเรื่องกัน และช่องว่างระหว่างสองอย่างนี้คือที่อยู่ของการไม่มาเข้ากะเกือบทั้งหมด การเผยแพร่ลงมือถือพร้อมการยืนยันการอ่านปิดช่องว่างนั้น หัวหน้าเห็นว่าใครเปิดดูสัปดาห์นั้นแล้ว และตามอีกสองคนที่ยังไม่เปิด แทนที่จะเดาว่าทุกคนรู้แล้ว

ยกการตัดสินใจเล็ก ๆ ให้ทีม

หัวหน้าเสียเวลาจัดตารางไปกับเรื่องที่ไม่จำเป็นต้องผ่านตัวเองมากอย่างน่าประหลาดใจ ทั้งคนสองคนที่ตกลงสลับกะกันเรียบร้อยแล้ว คนที่อยากรู้ว่าวันพฤหัสบดีว่างไหม และคำขอที่ตอบได้เองเพียงมองหน้าจอเดียวกับที่คนถามกำลังมองอยู่

การให้พนักงานตกลงสลับกะและทำเครื่องหมายวันสะดวกเอง โดยการอนุมัติยังเป็นการกดครั้งเดียว ตัดงานจุกจิกเหล่านั้นออกโดยไม่ตัดอำนาจควบคุม ตารางที่เผยแพร่แล้วยังคงเปลี่ยนได้เมื่อคนที่มีอำนาจตกลงเท่านั้น

ชั่วโมงทำงานกับปัญหาปลายเดือน

การไล่เก็บใบลงเวลาตอนสิ้นเดือนมีต้นทุนสองชั้น ชั้นแรกคือการไล่เก็บเอง ชั้นที่สองซึ่งใหญ่กว่าคือตัวเลขนั้นมาจากความจำ ไม่ได้มาจากการบันทึก จึงถูกแค่ประมาณและปกป้องไม่ได้เมื่อมีคนโต้แย้ง

การบันทึกเวลาเข้าและออกเทียบกับกะที่วางแผนไว้ตัดปัญหาทั้งสองชั้น เวลาพักถูกบันทึกแยกจึงแยกเวลาที่จ่ายและไม่จ่ายค่าจ้างออกจากกัน ล่วงเวลาปรากฏในวันที่เกิดขึ้นแทนที่จะโผล่ตอนส่งออกไฟล์ และฝ่ายเงินเดือนได้ตัวเลขที่ไม่มีใครพิมพ์ซ้ำ

หลายสาขา บริษัทเดียว

ธุรกิจที่มีมากกว่าหนึ่งสาขาเจอปัญหาเดียวกันเสมอ คือพนักงานที่ทำงานสองสาขาแล้วมีชื่ออยู่สองที่ในระบบ การเก็บระเบียนเดียวต่อคนหนึ่งคนและผูกกะไว้กับสถานที่ ทำให้ทำรายงานระดับบริษัทได้และทำให้สลิปเงินเดือนของแต่ละคนถูกต้อง

อ่านสัปดาห์นั้นเป็นเงิน

ค่าแรงคือต้นทุนที่ธุรกิจส่วนใหญ่ยังขยับได้ในเดือนนี้ และเป็นตัวสุดท้ายที่พวกเขาวัด รายงานรายสัปดาห์ที่จัดกลุ่มชั่วโมงตามแผนกและตามบทบาทมักเผยเรื่องที่เห็นชัดภายในสองสัปดาห์ เช่น กะที่เลยเวลาทุกครั้ง แผนกที่มีคนเกินหนึ่งคนในวันที่ลูกค้าน้อย หรือรูปแบบล่วงเวลาที่เป็นเรื่องเชิงโครงสร้างมากกว่าเรื่องบังเอิญ

คำว่าฟรีในที่นี้หมายถึงอะไร

Shifton ฟรีถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลาและไม่ต้องใช้บัตรเครดิต แพ็กเกจนั้นรวมการจัดตารางและปฏิทิน ระบบลงเวลาและการเข้างานพื้นฐาน แอปมือถือทั้ง iOS และ Android จำนวนตารางและสถานที่แบบไม่จำกัด รวมถึงรายงาน โมดูลแบบเสียเงินเลือกเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน แต่ละตัวมีช่วงทดลองนานถึง 60 วัน ธุรกิจจึงเพิ่มความสามารถตอนที่ต้องใช้จริง แทนที่จะซื้อแพ็กเกจใหญ่ไว้ล่วงหน้า