Software de planeamento para empresas com turnos
Um só sítio para a semana, a picagem e as ausências, seja qual for o negócio e onde quer que a equipa trabalhe.
Montar a semana uma vez e publicá-la
A maioria das empresas não precisa de um motor de planeamento esperto. Precisa que a semana se monte depressa, que esteja certa e que chegue a toda a gente ao mesmo tempo, incluindo à pessoa que trocou de turno com outra na sexta.
Deixar a equipa tratar das mudanças pequenas
Cada mudança que tem de passar por uma chefia é uma mudança que espera. As trocas combinadas entre colegas e aprovadas com um toque tiram quase todo o tráfego sem abdicar do controlo da semana publicada.
Registar as horas em vez de as recolher
Uma folha de horas recolhida no fim do mês é uma reconstrução. A entrada e a saída registadas no próprio dia, ao lado do turno planeado, tiram tanto a recolha como a discussão que vem a seguir.
Ler a semana como custo
As horas são o custo que a maioria das empresas ainda consegue influenciar este mês. Os relatórios agrupam as horas registadas por departamento, por função e por pessoa, e isso transforma uma massa salarial em algo suficientemente concreto para agir.
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O que a maioria das empresas precisa mesmo
O mercado de software de planeamento vende sofisticação: previsão de procura, motores de otimização, aprendizagem automática que promete a escala perfeita. Quase nenhuma empresa com menos de cem pessoas precisa disso. Precisa que a semana seja montada depressa, publicada de forma fiável e transformada em horas que o processamento salarial possa usar sem reescrever.
Acertar nessas três coisas tira a maior parte da dor, e a maior parte da dor não é intelectual. É uma chefia a refazer a mesma escala todas as sextas, um colaborador a trabalhar a partir da fotografia de um quadro tirada na terça, e uma reconciliação mensal de que ninguém gosta.
A semana como objeto que se repete
Quase todas as empresas têm um núcleo estável e uma orla móvel. O núcleo são os mesmos turnos, mais ou menos as mesmas pessoas, semana após semana. A orla são as férias, as baixas, um período cheio e a pessoa que este mês não pode às quintas.
Refazer o núcleo todas as semanas é para onde vai quase todo o tempo e por onde entram quase todos os erros. Guardá-lo como modelo e editar a orla transforma um trabalho de duas horas num de vinte minutos, e os erros que vinham da reescrita desaparecem com a reescrita.
Montar uma vez. Editar as margens.
Publicar é um ato à parte
Uma escala que existe e uma escala que foi recebida são coisas diferentes, e é nessa distância que vivem quase todas as faltas sem aviso. Publicar nos telemóveis com confirmação de leitura fecha-a: a chefia vê quem abriu a semana e vai atrás dos dois que não abriram, em vez de supor que toda a gente sabe.
Dar à equipa as decisões pequenas
As chefias gastam uma fatia surpreendente do seu tempo de planeamento em tratos que não precisam delas: duas pessoas que já combinaram uma troca, alguém que quer saber se a quinta está livre, um pedido que se responderia olhando para o mesmo ecrã que quem pergunta está a olhar.
Deixar a equipa combinar trocas e marcar disponibilidade, com a aprovação reduzida a um toque, tira esse tráfego sem tirar o controlo. A semana publicada continua a mudar apenas quando alguém com autoridade concorda.
As horas e o problema do fecho do mês
Recolher folhas de horas no fim do mês produz dois custos. O primeiro é a recolha em si. O segundo, maior, é que os números são lembrados em vez de registados, o que os torna aproximadamente verdadeiros e impossíveis de defender quando alguém os contesta.
Registar entrada e saída face ao turno planeado tira os dois. As pausas ficam registadas à parte para que o tempo pago e o não pago continuem distintos, as horas extra veem-se no dia em que acontecem em vez de na exportação, e o processamento recebe números que ninguém reescreveu.
Várias localizações, uma empresa
As empresas com mais do que um espaço batem no mesmo problema concreto: um colaborador que trabalha em dois e existe duas vezes no sistema. Manter uma ficha por pessoa e prender os turnos às localizações torna possível o relatório de grupo e correto o recibo individual.
Ler a semana como dinheiro
A mão de obra é o custo que a maioria das empresas ainda consegue mexer este mês, e o último que mede. Um relatório semanal que agrupa as horas registadas por departamento e função costuma mostrar algo evidente em duas semanas: um turno que se alonga sempre, um departamento que leva uma pessoa a mais nos dias calmos, um padrão de horas extra que é estrutural e não excecional.
O que gratuito significa aqui
O Shifton é gratuito até 10 colaboradores sem limite de tempo e sem cartão. Esse plano inclui o planeamento e o calendário, a picagem base e a assiduidade, a aplicação móvel para iOS e Android, escalas e localizações ilimitadas e os relatórios. Os módulos pagos escolhem-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês, cada um com um teste até 60 dias, por isso uma empresa acrescenta capacidade quando precisa em vez de comprar um plano adiantado.
Perguntas frequentes
Para que tipo de empresa foi feito?
Para qualquer empresa onde as pessoas trabalham por turnos em vez de horário fixo de escritório: retalho, restauração, cuidados, segurança, logística, equipas no terreno e escritórios mistos. A estrutura é departamentos, localizações e funções, que é como a maioria já pensa.
Quanto tempo leva a montar a primeira semana?
A primeira semana é manual e leva o tempo que normalmente leva escrever uma escala. Depois é guardada como modelo e aplicada para a frente, por isso as seguintes são edições e não reconstruções.
Os colaboradores podem trocar turnos entre si?
A equipa combina a troca entre si e ela chega à chefia para aprovação. A semana publicada só muda depois de alguém com autoridade concordar, portanto o controlo fica onde deve.
Serve para uma empresa com várias localizações?
Sim. Localizações e departamentos espelham a estrutura que a empresa já usa, e quem trabalha em dois sítios mantém uma ficha única. Os relatórios leem-se por localização ou sobre a empresa toda.
Como chegam as horas ao processamento salarial?
As horas registadas são exportadas por período, com as pausas à parte e as horas extra já assinaladas. Existe também um módulo opcional de salários a 0,50 dólares por colaborador por mês para empresas que queiram o cálculo no mesmo sítio.
É mesmo gratuito para uma equipa pequena?
O Shifton é gratuito até 10 colaboradores sem limite de tempo e sem cartão. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel, escalas e localizações ilimitadas e os relatórios estão todos no plano gratuito.
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