Quản lý đội ngũ làm việc từ xa: lịch làm việc và giờ công

Quản lý đội ngũ từ xa thật ra gồm những gì

Cụm từ này che hai loại sản phẩm rất khác nhau, và nhầm lẫn giữa chúng thì trả giá đắt. Một họ đi theo dõi con người: ảnh chụp màn hình, số lần gõ phím, điểm hoạt động, đồng hồ đếm thời gian rảnh tay. Họ còn lại đi phối hợp con người: ai làm lúc nào, đang làm việc gì và tuần vừa rồi thực sự có bao nhiêu giờ.

Họ thứ nhất bán cho những người quản lý đã mất niềm tin. Họ thứ hai bán cho những người cần một tấm lịch và một con số cho bảng lương. Shifton thuộc loại thứ hai, và nên phân định sớm vì trên các bảng so sánh, cả hai thường bị xếp chung một kệ.

Múi giờ là bài toán thật đầu tiên

Đội ngũ ngồi chung một chỗ chia nhau ngày làm việc mà chẳng cần nghĩ. Đội ngũ phân tán thì không, và khoảng hở lộ ra qua những chuyện nhỏ nhưng bào mòn. Cuộc họp tiện cho bốn người và tàn nhẫn với người thứ năm. Một lần bàn giao giả định có khoảng giờ chồng nhau trong khi thực tế không có. Một hạn chót đặt theo múi giờ mà chẳng ai gọi tên.

Lưu ca làm trên một trục thời gian rồi hiển thị theo giờ địa phương của từng người sẽ xóa cả một nhóm hiểu lầm. Người quản lý xếp một lần. Ai cũng đọc đúng cùng một tuần. Không ai phải nhẩm tính trước cuộc họp.

Hỏi thời gian rảnh trước khi xếp, không phải sau

Đề nghị mọi người đánh dấu những giờ họ làm được trước khi dựng tuần sẽ tiết kiệm cả vòng sửa chữa thường xảy ra sau khi công bố. Cách đó cũng làm lộ những ràng buộc ít ai nói ra: đón con, công việc thứ hai, bốn tiếng chồng giờ mà một người thực sự có với phần còn lại của đội.

Giờ công mà không cần giám sát

Giám sát là câu trả lời mặc định cho giờ công từ xa và thường là câu trả lời sai. Nó đo hoạt động thay vì kết quả, bào mòn niềm tin trong vài tuần chứ không phải vài tháng, và ở một số nơi còn tạo rủi ro pháp lý mà không ai tính vào chi phí. Trong khi đó nhu cầu thật lại rất hẹp: một bản ghi đứng vững được về việc ai đó bắt đầu lúc nào, kết thúc lúc nào và nghỉ bao lâu.

Bản ghi ấy chạy từ trình duyệt hoặc điện thoại, không đòi thiết bị đặt ở văn phòng, và cung cấp đủ mọi thứ cho bộ phận lương. Ở nơi doanh nghiệp thực sự cần chấm công gắn với địa điểm, chẳng hạn với nhân viên đến chỗ khách hàng, kiểm soát nơi làm việc tồn tại như một mô đun trả phí riêng và vẫn tắt cho tới khi được chọn.

Không ai phải nhẩm tính trước cuộc họp.

Sự phối hợp thay cho hành lang

Phần lớn những gì một đội ngồi chung phòng biết được thì chưa bao giờ được viết xuống. Ai đang cầm vụ của khách. Báo cáo đã gửi chưa. Trong hai người cùng nhìn một vấn đề thì ai mới thực sự giải quyết. Khoảng cách lấy mất kênh đó, còn những thứ thay thế quen thuộc, họp dài hơn và tin nhắn nhiều hơn, thay thế rất tệ.

Gắn nhiệm vụ vào ca làm đặt thông tin ngay chỗ tấm lịch đã có sẵn. Một ngày không chỉ là khối giờ: nó còn mang theo những giờ ấy dùng để làm gì, kèm trạng thái ai cũng đọc được và ghi chú ở đúng chỗ mà trước kia người ta chỉ nói miệng. Đây là can thiệp nhỏ hơn nhiều so với việc triển khai cả hệ quản lý dự án, và nó chữa đúng thứ mà khoảng cách đã làm hỏng.

Hình thức pha trộn giờ mới là bình thường

Rất ít đội ngũ hoàn toàn làm từ xa. Phần lớn là pha trộn: vài người ở văn phòng, vài người ở nhà, vài người ở nước khác, và tỷ lệ đổi theo từng tháng. Một tấm lịch chứa cả ba nhóm, với địa điểm gắn vào chỗ nào cần, dễ vận hành hơn nhiều hệ thống riêng cho từng nhóm.

Niềm tin rẻ hơn giám sát, và nó bền hơn.

Kiệt sức là một tín hiệu của lịch làm việc

Làm quá sức từ xa không tự thông báo. Không ai nhìn thấy đồng nghiệp vẫn ngồi bàn lúc tám giờ tối, nên khuôn mẫu chạy hàng tháng rồi đến nơi dưới dạng lá đơn xin nghỉ. Dữ liệu để bắt sớm hơn đã nằm sẵn trong bản ghi giờ công.

Giờ công theo từng người, kế hoạch so với thực tế, đọc mỗi tuần. Người có giờ thực tế liên tục vượt giờ kế hoạch không phải tận tụy hơn, họ bị xếp lịch sai, và điều đó còn sửa được khi nó vẫn là chuyện của lịch chứ chưa thành chuyện giữ người.

Báo cáo trả lời được câu hỏi của ban lãnh đạo

Đội ngũ phân tán luôn gợi ra một kiểu hoài nghi riêng ở những người không làm việc theo cách đó. Có ai làm việc thật không. Câu trả lời đơn giản thường là có, còn câu trả lời hữu ích là một bản báo cáo thay vì một cuộc tranh luận: giờ công theo người và theo dự án, kế hoạch so với thực tế, trong tháng vừa qua.

Bản báo cáo đó làm được việc quý hơn cả trấn an. Nó cho thấy dự án nào đã ngốn thời gian, và câu hỏi ấy hồi cả đội còn ngồi chung một phòng cũng chẳng ai trả lời nổi. Văn phòng chung giấu vấn đề sau sự hiện diện nhìn thấy được; khoảng cách chỉ đơn giản gỡ lớp ngụy trang.

Nhân viên và cộng tác viên trong cùng một khung nhìn

Phần lớn đội ngũ phân tán đều pha trộn. Nhân viên trong bảng lương, cộng tác viên theo hóa đơn, và thường vài người ở dạng thứ ba mà bộ phận tài chính có ý kiến riêng. Giữ họ thành các bộ phận tách biệt trên cùng một lịch vẫn bảo toàn bức tranh vận hành, trong khi bản xuất cho lương chỉ giới hạn ở những người công ty thực sự chi trả.

Cần kiểm tra gì khi so sánh công cụ

Cả nhóm sản phẩm này chia đôi ở một câu hỏi: sản phẩm đo hoạt động hay ghi nhận thời gian. Những sản phẩm chụp màn hình, đếm phím bấm hay chấm điểm phút rảnh tay đang trả lời cho một vấn đề niềm tin. Những sản phẩm ghi giờ bắt đầu, giờ kết thúc và giờ nghỉ đang trả lời cho vấn đề lương và xếp lịch. Mua loại thứ nhất trong khi cần loại thứ hai thì mất thêm tinh thần đội ngũ ngoài tiền bản quyền.

Ngoài ra, các phép thử đều rất thực tế. Lịch có hiện theo giờ địa phương của từng người thay vì một múi giờ văn phòng cố định không. Người ta có chấm công từ trình duyệt mà không cài thêm gì không. Giờ kế hoạch và giờ thực tế có được giữ thành hai con số không. Ngày nghỉ có nằm trong cùng cuốn lịch với ca làm, hay ở hệ thống riêng phê duyệt mà không nhìn thấy ai thay ca.

Bắt đầu mà không cần một dự án triển khai

Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, đủ trọn vẹn cho phần lớn đội ngũ phân tán quy mô nhỏ. Phần xếp lịch, bộ chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều nằm trong đó. Các mô đun trả phí được thêm từng cái từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi mô đun kèm thời gian dùng thử tới 60 ngày, nên cả đội có thể thử phần lương hoặc phần quản lý ngày nghỉ trước khi quyết định.