शिफ्ट में काम करने वाली टीमों के लिए बिज़नेस शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

ज्यादातर कारोबारों को असल में क्या चाहिए

शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का बाजार परिष्कार बेचता है: मांग का पूर्वानुमान, ऑप्टिमाइजेशन इंजन, मशीन लर्निंग जो एकदम सही रोटा का वादा करती है। सौ से कम कर्मचारियों वाले ज्यादातर कारोबारों को इनमें से कुछ नहीं चाहिए। उन्हें चाहिए कि हफ्ता जल्दी बने, भरोसे से प्रकाशित हो और ऐसे घंटों में बदल जाए जिन्हें पेरोल दोबारा टाइप किए बिना इस्तेमाल कर सके।

ये तीन चीजें ठीक कर लीजिए तो अधिकांश तकलीफ हट जाती है, और वह तकलीफ बौद्धिक नहीं है। वह है हर शुक्रवार वही रोटा दोबारा बनाता मैनेजर, मंगलवार को खींची गई व्हाइटबोर्ड की तस्वीर देखकर काम करता कर्मचारी, और महीने के अंत का मिलान जो किसी को पसंद नहीं।

हफ्ता एक दोहराई जाने वाली चीज है

लगभग हर कारोबार में एक स्थिर केंद्र होता है और एक हिलता हुआ किनारा। केंद्र वही शिफ्ट और लगभग वही लोग हैं, हफ्ते दर हफ्ते। किनारा है छुट्टी, बीमारी, व्यस्त दौर और वह व्यक्ति जो इस महीने गुरुवार को नहीं आ सकता।

हर हफ्ते केंद्र को दोबारा खड़ा करना ही वह जगह है जहां सबसे ज्यादा समय जाता है और सबसे ज्यादा गलतियां घुसती हैं। उसे टेम्पलेट में सहेजकर सिर्फ किनारा संपादित करना दो घंटे के काम को बीस मिनट का बना देता है, और दोबारा टाइप करने से पैदा हुई गलतियां टाइपिंग के साथ ही गायब हो जाती हैं।

एक बार बनाइए। किनारे संपादित कीजिए।

प्रकाशन एक अलग काम है

जो शेड्यूल मौजूद है और जो शेड्यूल मिल चुका है, ये दो अलग चीजें हैं, और इन दोनों के बीच की खाई में ही ज्यादातर गैरहाजिरी बसती है। पढ़ने की पुष्टि के साथ फोन पर प्रकाशन उसे बंद करता है: मैनेजर देख लेता है कि हफ्ता किसने खोला और जिन दो ने नहीं खोला उन्हें याद दिला देता है, यह मान लेने के बजाय कि सबको पता है।

छोटे फैसले टीम को दीजिए

मैनेजर अपने शेड्यूलिंग समय का चौंकाने वाला हिस्सा उन लेन-देन पर खर्च करते हैं जिनमें उनकी जरूरत ही नहीं: दो लोग जो पहले ही अदला-बदली पर राजी हो चुके हैं, कोई जो जानना चाहता है कि गुरुवार खाली है या नहीं, कोई अनुरोध जिसका जवाब उसी स्क्रीन को देखकर मिल सकता था जिसे पूछने वाला खुद देख रहा है।

स्टाफ को अदला-बदली तय करने और उपलब्धता चिह्नित करने देना, जबकि मंजूरी एक टैप ही रहे, उस ट्रैफिक को हटा देता है पर नियंत्रण नहीं हटाता। प्रकाशित हफ्ता अब भी तभी बदलता है जब अधिकार रखने वाला हां कहे।

घंटे और महीने के अंत की समस्या

महीने के आखिर में टाइमशीट जुटाने की दो कीमतें हैं। पहली है खुद जुटाने की मेहनत। दूसरी और बड़ी यह कि आंकड़े दर्ज नहीं, याद किए हुए होते हैं, यानी वे लगभग सही होते हैं और जब कोई उन पर सवाल उठाए तो उनका बचाव नहीं किया जा सकता।

नियोजित शिफ्ट के सामने आने और जाने का समय दर्ज करना दोनों को खत्म कर देता है। ब्रेक अलग दर्ज होते हैं इसलिए भुगतान वाला और बिना भुगतान वाला समय अलग रहता है, ओवरटाइम एक्सपोर्ट में नहीं बल्कि उसी दिन दिखता है, और पेरोल को ऐसे आंकड़े मिलते हैं जिन्हें किसी ने दोबारा टाइप नहीं किया।

कई स्थान, एक कंपनी

एक से ज्यादा जगह वाले कारोबार ठीक एक ही समस्या से टकराते हैं: वह कर्मचारी जो दो जगह काम करता है और सिस्टम में दो बार मौजूद है। हर व्यक्ति का एक रिकॉर्ड रखना और शिफ्ट को स्थान से जोड़ना समूह स्तर की रिपोर्ट संभव बनाता है और अलग-अलग सैलरी स्लिप सही रखता है।

हफ्ते को पैसे की तरह पढ़ना

श्रम वह लागत है जिसे ज्यादातर कारोबार इसी महीने अब भी हिला सकते हैं, और जिसे वे सबसे आखिर में मापते हैं। दर्ज घंटों को विभाग और भूमिका के हिसाब से समूहबद्ध करती साप्ताहिक रिपोर्ट आम तौर पर दो हफ्ते के भीतर कुछ साफ दिखा देती है: वह शिफ्ट जो हमेशा खिंचती है, वह विभाग जो सुस्त दिनों में एक अतिरिक्त व्यक्ति ढो रहा है, वह ओवरटाइम पैटर्न जो अपवाद नहीं बल्कि ढांचे का हिस्सा है।

यहां मुफ्त का मतलब क्या है

Shifton 10 कर्मचारियों तक बिना समय सीमा और बिना क्रेडिट कार्ड मुफ्त है। उस प्लान में शेड्यूलिंग और कैलेंडर, बेसिक टाइम क्लॉक और उपस्थिति, iOS तथा Android के लिए मोबाइल ऐप, असीमित शेड्यूल और स्थान तथा रिपोर्ट शामिल हैं। सशुल्क मॉड्यूल 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से एक-एक करके चुने जाते हैं, हर एक पर 60 दिन तक का ट्रायल मिलता है, इसलिए कारोबार जरूरत पड़ने पर क्षमता जोड़ता है, पहले से कोई बड़ा टियर नहीं खरीदता।