Schemaläggningsprogram för företag med skiftarbete

Vad de flesta företag faktiskt behöver

Marknaden för schemaprogram säljer förfining: efterfrågeprognoser, optimeringsmotorer, maskininlärning som lovar det perfekta schemat. De flesta företag under hundra anställda behöver inget av det. De behöver att veckan byggs snabbt, publiceras pålitligt och blir till timmar som lönen kan använda utan att någon skriver om dem.

Träffar man de tre sakerna försvinner merparten av besväret, och merparten av besväret är inte intellektuellt. Det är chefen som bygger samma schema varje fredag, medarbetaren som jobbar efter ett foto av tavlan taget på tisdagen och den månatliga avstämningen som ingen tycker om.

Veckan som ett upprepat objekt

Nästan varje företag har en stabil kärna och en rörlig kant. Kärnan är samma pass och ungefär samma personer, vecka efter vecka. Kanten är semestrar, sjukdom, en tung period och personen som inte kan på torsdagar den här månaden.

Att bygga om kärnan varje vecka är där det mesta av tiden går och varifrån de flesta felen kommer. Sparad som mall och med bara kanten redigerad blir ett tvåtimmarsjobb ett tjugominutersjobb, och felen som kom av omskrivningen försvinner tillsammans med omskrivningen.

Bygg en gång. Redigera kanterna.

Publiceringen är en egen handling

Ett schema som finns och ett schema som har kommit fram är två olika saker, och i glappet mellan dem bor de flesta uteblivna passen. Publicering till mobiler med läskvittens stänger glappet: chefen ser vem som har öppnat veckan och påminner de två som inte har gjort det, i stället för att anta att alla vet.

De små besluten till teamet

Chefer lägger en förvånansvärt stor del av schematiden på ärenden som inte behöver dem: två personer som redan kommit överens om ett byte, någon som vill kolla om torsdagen är ledig, en fråga vars svar syns på samma skärm som den frågande tittar på.

Låter man personalen göra upp byten själva och markera när de kan jobba, med godkännandet kvar som en tryckning, försvinner den trafiken men inte kontrollen. Den publicerade veckan ändras fortfarande bara när någon med behörighet säger ja.

Timmarna och problemet vid månadsskiftet

Att samla in tidrapporter vid månadens slut kostar två gånger. Det första priset är insamlingen i sig. Det andra, större, är att siffrorna kommer ur minnet i stället för ur registreringen, alltså är de ungefär sanna och omöjliga att försvara i det ögonblick någon ifrågasätter dem.

Att registrera in- och utstämpling mot det planerade passet tar bort båda. Rasterna går separat, så betald och obetald tid hålls isär, övertiden syns samma dag som den uppstår i stället för i exporten, och lönen får siffror som ingen har skrivit om.

Flera platser, ett bolag

Företag med mer än ett ställe stöter på samma bestämda problem: den anställde som jobbar på två av dem och finns två gånger i systemet. Ett kort per person och pass som hänger på platser gör koncernrapporten möjlig och lönebeskedet korrekt.

Veckan läst som pengar

Arbetskraften är den kostnad de flesta företag fortfarande kan flytta denna månad och samtidigt den de mäter sist. En veckorapport som grupperar registrerade timmar per avdelning och roll visar oftast något uppenbart inom två veckor: ett pass som alltid drar över, en avdelning som bär en person för mycket på lugna dagar eller ett övertidsmönster som är strukturellt snarare än undantag.

Vad gratis betyder här

Shifton är gratis för upp till 10 anställda utan tidsgräns. I den nivån ingår schemaläggning och kalender, enkel tid- och närvaroregistrering, mobilappen för iOS och Android, obegränsat antal scheman och platser samt rapporter. Betalda moduler väljs en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med upp till 60 dagars prövotid, så företaget lägger till förmåga när det behövs i stället för att köpa en nivå i förväg.