Phần mềm xếp lịch giao hàng cho ca và nhân sự tài xế

Hoạt động giao hàng thành hay bại nằm ở chỗ đúng số lượng tài xế có xuất phát đúng giờ hay không. Sản lượng dao động giữa ngày thường và cuối tuần, mốc chốt đơn thì cố định, và chỉ một đầu xe thiếu người là cả một ngày đơn hàng bị đẩy sang hôm sau. Phần mềm xếp lịch giao hàng biến màn cân đối hằng ngày đó thành một quy trình lặp lại được, thay vì cả buổi sáng gọi điện tìm người thay ca.

Phần lớn công cụ xếp lịch phổ thông được làm cho giờ hành chính cố định. Đội giao nhận không làm việc theo cách đó. Ca bắt đầu trước bình minh, kéo qua nửa đêm, chạy theo sản lượng bưu kiện và do một hỗn hợp tài xế chính thức, người làm bán thời gian và nhân sự thời vụ đảm nhận. Một công cụ bỏ qua hỗn hợp đó sẽ bị bỏ xó trong vòng một tháng. Phần mềm xếp lịch cho công việc giao hàng phải xuất phát từ những kiểu ca mà mặt đường sinh ra, chứ không phải từ lịch văn phòng.

Phần mềm xếp lịch giao hàng thực sự phải làm được gì

Gạt bỏ danh sách tính năng, công việc rút lại còn bốn điều. Dựng nhanh cả tuần ca tài xế mà không cần rời văn phòng kho trung chuyển. Giữ mọi người trong giới hạn giờ theo hợp đồng và theo luật trước khi lịch được phát hành, chứ không phải sau khi bộ phận lương phát hiện. Tiếp cận một lực lượng lao động cả ngày ngoài đường, tức là chỉ có thể qua điện thoại. Và trụ được ở khoảnh khắc một tài xế báo ốm lúc năm giờ rưỡi sáng.

Mọi thứ ngoài bốn điều đó là chuyện sở thích. Một hệ thống xếp lịch giao hàng xử lý gọn bốn việc này sẽ hơn hẳn một nền tảng nặng nề chất đầy chức năng mà người quản lý kho sẽ không bao giờ mở tới.

Có hai nhóm sản phẩm được bán dưới những cái tên na ná nhau, và sự khác biệt này rất quan trọng khi bạn so sánh công cụ. Phần mềm điều phối giao hàng quyết định điểm dừng nào giao cho tài xế đang trong ca, còn phần mềm điều phối tài xế và điều phối giao nhận cũng nằm chung nhóm đó. Nền tảng xếp lịch tài xế giao hàng trả lời câu hỏi có trước: ngày mai ai làm, làm bao lâu và xuất phát từ kho nào. Shifton đảm nhận việc thứ hai, và hai bên đứng cạnh nhau mà không chồng lấn.

Nơi bảng tính hết tác dụng

Gần như mọi đơn vị giao nhận đều bắt đầu bằng một mẫu lịch giao hàng trên bảng tính, và nó trụ được khi còn tám tài xế với một kiểu ca duy nhất. Rồi kho thứ hai mở ra, ca cuối tuần xuất hiện, ba tài xế chuyển sang bán thời gian, và tập tin đó trở thành rủi ro. Chỉnh sửa trên một chiếc laptop chẳng bao giờ tới được bản in dán ở khu xếp hàng. Hai giám sát cùng sửa một ô. Giờ công vượt trần vì bảng tính không cảnh báo ai cả.

Chuyển sang phần mềm lịch tài xế không xóa bỏ mẫu lịch, mà làm cho nó sống. Mẫu lịch tài xế giao hàng thôi không còn là tập tin mà ai đó phải nhớ gửi lại. Một khuôn tuần đã lưu được áp cho bất kỳ tuần nào sau này, mọi người đọc cùng một phiên bản, và thay đổi lúc bảy giờ sáng đã nằm trên điện thoại tài xế lúc bảy giờ năm.

Dựng lịch tài xế theo tuần

Lưới tuần là nơi công việc thực sự diễn ra. Tài xế là hàng, ngày là cột, và mỗi ca mang theo giờ bắt đầu, giờ kết thúc và thẻ địa điểm riêng. Chuyến chưa phân cho ai sẽ vào hàng ca còn trống, hiện ra với mọi tài xế đủ điều kiện cùng lúc thay vì phải chào mời qua một vòng gọi điện riêng lẻ.

Tốc độ ở đây quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Khi một ứng dụng lịch giao hàng làm cho việc dựng một tuần trở nên rẻ, quản lý sẽ thôi bảo vệ một lịch tồi chỉ vì dựng lại sẽ mất thêm hai tiếng. Mô-đun xếp ca của Shifton hỗ trợ khung nhìn ngày, tuần và tháng, phân bổ tự động cho đội tài xế đông và dự báo nhu cầu khi sản lượng đủ ổn định để lên kế hoạch. Những kho vừa vận hành đội kho bãi thường lên kế hoạch cả hai mảng cùng lúc, nội dung này nằm ở trang xếp lịch nhân viên kho của chúng tôi.

Đơn vị nhiều điểm hưởng lợi nhiều nhất ở đây. Phần mềm quản lý nhân sự giao nhận giữ mọi kho trong một tài khoản giúp quản lý vùng nhìn trên một màn hình xem chỗ nào mỏng người, chỗ nào dư, rồi điều chuyển một tài xế dùng chung giữa các điểm mà không phải dựng lại lịch bên nào. Phần mềm xếp lịch đội xe giao hàng đòi mỗi kho một tài khoản đăng nhập riêng sẽ mất tầm nhìn đó ngay ngày đầu tiên.

Giờ công, tăng ca và chi phí thật của một tuần giao hàng

Tiền lương là khoản chi kiểm soát được lớn nhất trong ngành giao hàng, và nó dịch chuyển theo lịch. Thiệt hại từ một tuần dựng kém hiếm khi lộ ra ngay hôm đó. Nó hiện lên hai tuần sau dưới dạng giờ tăng ca không ai phê duyệt, một tài xế lặng lẽ vượt giới hạn luật định, và bảng lương không còn tương xứng với sản lượng đã giao.

Phần mềm xếp lịch tài xế giao hàng tốt sẽ phơi bày những con số đó khi lịch còn sửa được. Mức tối đa nằm cạnh tổng giờ cộng dồn trong tuần của từng tài xế. Tăng ca có thể được đặt là phải xác nhận trước khi thêm. Phần mềm theo dõi giờ công của tài xế chỉ hữu ích khi gắn với lịch: dữ liệu chấm công vào và ra được ghi đối chiếu với ca đã lên kế hoạch, nên khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế là một con số chứ không phải một nghi ngờ. Chấm công theo vị trí qua mô-đun định vị được cung cấp dưới dạng bổ sung trả phí, dành cho những nơi cần xác nhận việc có mặt tại kho hoặc điểm làm việc. Cùng giới hạn đó áp dụng cho các đội đi chung một xe tới cùng một công việc, như trang xếp lịch cho công ty chuyển nhà của chúng tôi trình bày.

Chuyến đêm, ca cuối tuần và mùa cao điểm

Rất ít đơn vị giao hàng chỉ chạy một ca ban ngày. Hàng thực phẩm và dược phẩm bắt đầu từ tờ mờ sáng, thương mại điện tử kéo tới khuya, còn các chuyến trung chuyển đêm vắt qua nửa đêm sang ngày hôm sau. Phần mềm xếp lịch giao nhận không giữ nổi nhiều ca trong một ngày, hoặc tính sai chuyến từ 23:00 đến 07:00, sẽ tạo ra tranh cãi tiền lương thay vì giải quyết chúng. Phần mềm xếp lịch cho đội giao hàng phải coi ban đêm là một phần bình thường của tuần.

Mùa cao điểm thêm một bài toán nữa. Quân số tăng vọt trong sáu đến mười tuần, phần lớn là tạm thời, và những người mới đến chưa từng thấy kiểu ca của kho. Vai trò và phân quyền giữ việc này trong tầm kiểm soát: mỗi tài xế mới được mời qua email, chỉ nhìn thấy ca của mình và được xếp vào một khuôn ca sẵn có thay vì một tuần trống.

Ca cuối tuần xứng đáng có bộ quy tắc riêng chứ không phải bản sao của kế hoạch ngày thường. Thu thập lịch rảnh trước rồi mới dựng theo đó chính là cách khiến lịch thứ Bảy không phải viết lại ba lần.

Giữ tài xế nắm thông tin mà không cần gọi điện lần lượt

Tài xế là lực lượng khó tiếp cận nhất. Họ không ngồi bàn giấy, hiếm khi mở email, và bảng tin chỉ có tác dụng với ai đi ngang qua. Bất kỳ ứng dụng lịch tài xế nào muốn trụ được đều phải chạy trên chiếc điện thoại trong túi tài xế, ở nơi sóng yếu, trong chưa đầy ba mươi giây.

• Lịch đã phát hành và mọi thay đổi sau đó đều tới dưới dạng thông báo đẩy
• Tài xế nhận ca còn trống và xin đổi ca ngay trong ứng dụng, quản lý duyệt hoặc từ chối
• Lịch rảnh và đơn nghỉ phép được thu thập trước khi dựng tuần, không phải sau đó
• Mỗi người chỉ thấy ca của mình, nhờ vậy ứng dụng vẫn dễ dùng trên màn hình nhỏ

Kết quả là một giải pháp xếp lịch giao hàng mà cả đội thực sự mở ra xem. Khi tài xế tin rằng ứng dụng chính là phiên bản đúng, dòng điện thoại hỏi thứ Năm mấy giờ bắt đầu sẽ chấm dứt.

Báo cáo đứng vững trước bộ phận lương

Báo cáo là chỗ phần mềm xếp lịch nhân sự giao hàng chứng minh giá trị với bộ phận tài chính, bởi khâu xếp lịch và khâu tính lương luôn tranh cãi mỗi khi con số lệch nhau. Báo cáo giờ làm, báo cáo nghỉ phép và số dư phép, nhật ký thưởng phạt, báo cáo ngân sách và đơn giá lương đều dựa trên cùng một lịch, lọc theo tháng và vị trí rồi xuất ra bảng tính khi tài chính yêu cầu. Báo cáo đi muộn và hoạt động cho thấy những quy luật chuyên cần mà lưới tuần không hiện ra. Shifton tạo ra báo cáo và kết nối với QuickBooks cùng Zapier, còn việc tính lương vẫn nằm ở hệ thống bạn đang dùng.

Chọn hệ thống xếp lịch giao hàng

Không có phần mềm xếp lịch giao hàng tốt nhất cho tất cả, và phần mềm xếp lịch giao nhận hợp với đơn vị hai kho chưa chắc phù hợp với đội xe quy mô toàn quốc. Hãy thử mọi nền tảng đúng theo cách kho của bạn sẽ dùng. Dựng một tuần thật, có cả những ca gãy khó chịu và hai người bán thời gian, rồi bấm giờ. Mở ứng dụng di động trên chiếc điện thoại cũ nhất trong công ty. Hủy một ca và xem tài xế liên quan được báo nhanh đến đâu. Hỏi xem chuyện gì xảy ra khi thêm tài xế giữa tuần và khi một ca vắt qua nửa đêm, vì đó chính là hai chỗ công cụ rẻ tiền vỡ trận. Phần mềm xếp lịch tài xế miễn phí đáng thử trước với một đội nhỏ, miễn là gói miễn phí đó là một gói thật chứ không phải bản dùng thử hết hạn.

Dưới mười người, gói miễn phí của Shifton lo trọn công việc mà không giới hạn thời gian, phù hợp với đội giao nhận nhỏ hay đơn vị một xe vừa rời khỏi giấy tờ. Khi đội xe lớn dần, các gói trả phí bổ sung lập kế hoạch nhiều điểm, báo cáo sâu hơn và những mô-đun mà một nền tảng xếp lịch tài xế quy mô lớn cần có. Dù theo hướng nào, mục tiêu vẫn không đổi: mọi khung giờ tuyến đều có người, giờ công nằm trong giới hạn, và cả đội luôn biết khi nào mình lên đường.