Phần mềm xếp ca nhân viên cửa hàng cho bán lẻ độc lập

Bài toán lịch làm việc ở cửa hàng nhỏ

Bán lẻ độc lập có một vấn đề xếp lịch mà chuỗi lớn không gặp: người phải xếp lịch lại không có thời gian để xếp. Họ đứng bán, họ đặt hàng nhập kho, và lịch làm việc rốt cuộc được viết vào cuốn sổ tay tối Chủ nhật, vì đó là giờ yên tĩnh duy nhất còn lại.

Mọi thứ sau đó đều bắt nguồn từ đấy. Lịch chỉ tồn tại ở một chỗ, thường là trên tường hoặc là bức ảnh trong điện thoại. Thay đổi thì nói miệng. Giờ công thì nhớ trong đầu. Và cả hệ thống ấy vẫn chạy tốt cho tới khi hai người cùng nghỉ trong một tuần.

Tốc độ mới là tính năng

Với một cửa hàng bốn người, bộ máy xếp lịch tinh vi đến đâu cũng không quan trọng. Điều quan trọng là mất bao lâu để có tuần tới và lịch ấy đến được với tất cả mọi người chắc chắn tới mức nào.

Mẫu lịch đã lưu trả lời cho vế thứ nhất. Phần lớn cửa hàng nhỏ lặp lại cùng một dáng tuần với vài thay đổi nhỏ, nên cách làm thành thật là dựng tuần chuẩn một lần, áp nó cho các tuần sau, rồi sửa hai ba chỗ khác đi.

Hai mươi phút, không phải hai tiếng.

Công bố hơn hẳn nói miệng

Một thay đổi nói miệng hôm thứ Ba sẽ thành một người vắng mặt hôm thứ Bảy. Công bố lên điện thoại kèm xác nhận đã đọc là cách sửa nhỏ nhất có thể: chủ cửa hàng nhìn thấy ai đã mở tuần mới, rồi nhắc đúng một người chưa mở, thay vì đoán chừng.

Không có người dự bị, không có khoảng dôi

Một cửa hàng bốn người, theo đúng nghĩa đen, không có năng lực dự phòng. Khi ai đó không tới được, các phương án đều đã biết, rất ít, và thường vẫn là ba cái tên ấy, chính vì thế mà việc gọi lần lượt cảm giác vẫn tạm đủ.

Lý do thay nó không chỉ nằm ở tốc độ. Lý do là một thông báo gửi tới tất cả những người có thể làm ca đó sẽ tới được người đang rảnh nhưng chưa bao giờ được hỏi, và qua vài tháng, cách ấy trải đều số giờ tăng thêm thay vì dồn hết cho ai nhấc máy nhanh nhất.

Giờ công không cần giấy

Cửa hàng nhỏ hiếm khi có tranh chấp tiền lương, cho tới lúc có thật. Ngòi nổ quen thuộc là một ca ai đó ở lại muộn mà không ai ghi lại, hoặc một lần nghỉ giữa ca đã nghỉ nhưng không vào sổ. Cả hai đều là số tiền nhỏ và cả hai thực ra đều không phải chuyện tiền.

Ghi giờ vào và giờ ra ngay trong ngày, giờ nghỉ để riêng, xoá sạch cả loại tranh cãi đó, và tất cả những gì cần chỉ là một chiếc điện thoại. Không phải mua máy chấm công, cũng không phải lắp gì trong cửa hàng.

Người làm bán thời gian và phần đời còn lại của họ

Cửa hàng nhỏ sống nhờ những người còn ràng buộc khác: sinh viên, cha mẹ có con nhỏ, người đang làm thêm một việc thứ hai. Cho họ đánh dấu lịch rảnh trước khi xếp ca sẽ chặn trước loạt đề nghị vẫn thường ập tới sau khi công bố, và khiến chủ cửa hàng trông có tổ chức chứ không cứng nhắc.

Khoản chi không ai nhìn tới

Tiền công thường là khoản chi lớn nhất mà cửa hàng nhỏ còn kiểm soát được, đồng thời là khoản ít được xem xét nhất, bởi con số chỉ hiện ra mỗi tháng một lần và tới lúc đó thì tuần ấy đã trôi qua.

Một tổng số theo tuần cho từng người và từng ngày là đủ để lộ ra hai thói quen tốn kém nhất: xếp gấp đôi người vào buổi sáng vắng khách cho chắc, và ca đóng cửa ngày nào cũng dôi ra mười lăm phút vì được xếp đúng tới phút khoá cửa.

Chi phí ra sao

Shifton miễn phí tới 10 nhân viên, không giới hạn thời gian và không cần thẻ tín dụng, mức đó phủ trọn phần lớn cửa hàng độc lập. Xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động, số lượng lịch và điểm bán không giới hạn cùng báo cáo đều đã có sẵn. Ngoài mức đó, các mô đun được thêm từng cái một từ 0,50 đô la một nhân viên mỗi tháng, mỗi mô đun dùng thử tới 60 ngày.