Logiciel de planning pour garages et concessions

Un atelier est une file d'attente, pas un calendrier

Tout dans un service après-vente dépend d'un seul nombre : combien de véhicules peuvent être travaillés en même temps, par des gens qualifiés pour y toucher. Un planning qui ignore ce nombre produit des matins où trois techniciens se partagent deux ponts, et des après-midi où un pont reste vide parce que le seul habilité à la climatisation est au milieu d'un embrayage.

C'est pourquoi un planificateur de personnel générique convient mal à un atelier. Il suppose une semaine qui se répète. Un atelier a un carnet qui bouge chaque après-midi, un mois de janvier de batteries mortes, une vague de contrôles avant une échéance et un client au comptoir qui demande si la voiture sera prête à dix-sept heures.

Des rôles qui ne se remplacent pas entre eux

Un plateau de concession compte au moins quatre groupes : mécaniciens, spécialistes du diagnostic, conseillers service et comptoir des pièces. Ils commencent à des heures différentes, portent des habilitations différentes, et aucun ne couvre l'autre quand quelqu'un manque. Les planifier comme un seul vivier, c'est de cette façon qu'un samedi se termine avec quatre techniciens sur les ponts et personne pour rendre une voiture.

Les rôles corrigent cela. Chaque groupe est tracé sur sa propre trame, un effectif plancher est fixé pour chacun, et le coût de la semaine reste un seul nombre en bas. Le conseiller au comptoir et le technicien au pont sont planifiés à part et payés depuis la même feuille.

C'est l'habilitation qui décide qui prend le travail

Climatisation, haute tension, banc de freinage : chacune de ces choses filtre qui a le droit de toucher au travail. Porter la qualification sur la personne plutôt que dans la mémoire de quelqu'un fait que le planning cesse de proposer un travail aux six personnes qui n'y sont pas habilitées.

Heures vendues et heures payées

Un atelier chiffre en heures barémées et paie en heures d'horloge, et la différence entre les deux est la marge du service. Personne ne conteste cela. Ce qui déraille, c'est qu'un seul des deux nombres est habituellement stocké, donc la comparaison se fait au mois, après coup, quand plus rien ne peut être changé.

Le pointage sur l'ordre de réparation stocke les deux. La révision de deux heures qui en a pris trois apparaît le jour même, et un type d'intervention qui déborde toujours apparaît en quinze jours. C'est une conversation sur les tarifs, et elle ne peut avoir lieu qu'une fois la donnée existante.

Deux nombres, un véhicule. Le reste est de l'arithmétique.

Les saisons qu'un atelier a vraiment

L'année n'est pas plate. La première semaine de froid remplit le carnet de batteries et de démarreurs, les semaines qui précèdent une échéance de contrôle le remplissent de visites, et la quinzaine qui suit un jour férié est calme au point d'inquiéter. Une trame construite une fois pour chacune de ces périodes et réappliquée évite de retracer une semaine déjà résolue.

Le deuxième site change la question

Tenir un atelier, c'est un planning. En tenir trois, c'est de la répartition. Une campagne de garantie tombe sur un site, le technicien qui la traiterait le plus vite est sur un autre, et le groupe l'apprend à la clôture du mois, quand la vente d'heures est en baisse.

Mettre les sites sur un seul tableau rend le déséquilibre visible le jour même, et c'est le seul jour où l'on peut y faire quelque chose. Quelqu'un peut être prêté pour un poste. Une semaine qui marche sur un site se copie sur un nouveau au lieu d'être tracée depuis une grille vide. L'ensemble des fonctions Shifton couvre le planning, le pointage, les notifications et les rapports depuis un seul compte.

Dans un atelier, personne n'est assis à un bureau

Les gens qui ont besoin du planning sont sous une voiture, au magasin de pièces ou sur le parc avec un client. Une feuille imprimée et scotchée au mur est périmée dès le deuxième appel de la matinée.

Le planning vit donc sur le téléphone. Le remplacement s'y organise, les congés s'y demandent, et un changement atteint les quatre personnes qu'il touche plutôt que l'atelier entier. Ce qui était une série d'appels entre la réception et les ponts devient une notification.

Sept heures du matin, voilà le vrai test

La mesure utile d'un outil de planning n'est pas son allure quand la semaine est tracée un vendredi. C'est ce qui se passe un mardi à sept heures, quand quelqu'un ne peut pas venir et que onze voitures sont attendues à neuf heures.

Ce que ce n'est pas

Ce n'est pas un système de gestion de concession. Il ne tient pas le dossier du véhicule, ne commande pas les pièces et n'édite pas la facture, et tout atelier assez grand pour en avoir besoin en fait déjà tourner un. Ce qui se trouve dessous, c'est la couche des personnes : qui est là, ce qu'elle a le droit de faire, ce que les heures ont réellement été et ce que la semaine a coûté.

Les ateliers y viennent en général quand le tableau blanc cesse de fonctionner, ce qui arrive autour de six techniciens et d'un deuxième conseiller.

Pour commencer

Jusqu'à dix personnes la plateforme ne coûte rien et ne porte aucune limite de durée, ce qui couvre entièrement un atelier indépendant : le planning, le pointage de base, l'application sur le téléphone et les rapports. Les modules payants démarrent à 0,50 dollar par salarié et par mois et portent un essai allant jusqu'à 60 jours, de sorte qu'un groupe peut faire tourner le suivi des coûts sur un trimestre complet avant de s'engager sur quoi que ce soit.

Les pièces, et l'attente qui vient avec

Un travail arrêté parce qu'une pièce est à deux jours n'est pas en soi un échec de planification, mais il en devient un dès l'instant où le technicien qui lui est affecté n'a rien d'autre au carnet. Le véhicule tient un pont, la main-d'oeuvre reste à l'arrêt, et rien de tout cela n'apparaît nulle part avant la revue de la semaine, quand le chiffre de vente d'heures est déjà court.

Garder le travail au tableau dans un état d'attente maintient le pont honnête. Le technicien est planifié sur autre chose, la promesse faite au client tient sur le véhicule plutôt que dans le souvenir qu'un tel garde d'un coup de téléphone, et le jour où la pièce arrive le travail revient au carnet au lieu de dépendre de qui a pris le message.

Un retour est un problème de planning autant qu'un problème de qualité

Une voiture qui revient pour la même panne coûte deux fois au service : la main-d'oeuvre n'est pas facturée et le créneau qu'elle occupe avait été vendu à quelqu'un d'autre. Rattacher le retour à l'ordre de réparation d'origine, avec le même technicien quand le planning le permet, est une petite décision de planification avec une ligne directe vers le mois.