Software de escalas para oficinas e concessionárias

Uma oficina é uma fila, não um calendário

Tudo num departamento de serviço fica dependente de um número: quantos veículos podem ser trabalhados ao mesmo tempo, por gente qualificada para lhes tocar. Uma escala que ignora esse número produz manhãs em que três técnicos partilham dois elevadores, e tardes em que um elevador fica parado porque o único autorizado a mexer em ar condicionado está a meio de uma embraiagem.

É por isso que um planeador de pessoal genérico assenta mal numa oficina. Assume uma semana que se repete. Uma oficina tem uma agenda que se mexe todas as tardes, um janeiro de baterias mortas, uma vaga de inspeções antes de um prazo e um cliente ao balcão a perguntar se o carro fica pronto às cinco.

Funções que não se substituem umas às outras

O piso de uma concessionária tem pelo menos quatro grupos: mecânicos, especialistas de diagnóstico, consultores de serviço e o balcão de peças. Entram a horas diferentes, têm habilitações diferentes e nenhum cobre o outro quando falta alguém. Planeá-los como um só conjunto é assim que um sábado acaba com quatro técnicos nos elevadores e ninguém para entregar um carro.

As funções resolvem isso. Cada grupo é desenhado no seu próprio padrão, define-se um mínimo para cada um, e o custo da semana continua a ser um número em baixo. O consultor ao balcão e o técnico no elevador são planeados à parte e pagos da mesma folha.

A habilitação decide quem fica com o trabalho

Ar condicionado, alta tensão, ensaio de travões: cada uma destas coisas filtra quem pode sequer tocar no trabalho. Guardar a qualificação junto da pessoa e não na memória de alguém faz com que a escala deixe de oferecer um trabalho às seis pessoas que não estão autorizadas a fazê-lo.

Horas vendidas e horas pagas

Uma oficina orçamenta em horas de tabela e paga em horas de relógio, e a diferença entre as duas é a margem do departamento. Ninguém discute isso. O que corre mal é que normalmente só um dos dois números fica guardado, por isso a comparação acontece uma vez por mês, em atraso, quando já nada pode ser mudado.

Picar contra a ordem de serviço guarda os dois. A revisão de duas horas que levou três aparece no próprio dia, e um tipo de trabalho que estoura sempre aparece em quinze dias. Isso é uma conversa sobre preços, e só pode acontecer depois de os dados existirem.

Dois números, um veículo. O resto é aritmética.

As épocas que uma oficina tem de facto

O ano não é plano. A primeira semana de frio enche a agenda de baterias e motores de arranque, as semanas antes de um prazo de inspeção enchem-na de revisões, e a quinzena a seguir a um feriado é sossegada ao ponto de preocupar. Um padrão montado uma vez para cada um desses períodos e reaplicado poupa voltar a desenhar uma semana que já estava resolvida.

O segundo centro muda a pergunta

Gerir uma oficina é uma escala. Gerir três é distribuição. Uma campanha de garantia cai num centro, o técnico que a despacharia mais depressa está noutro, e o grupo fica a saber quando o mês fecha e a venda de mão de obra está em baixo.

Pôr os centros num quadro só torna o desequilíbrio visível no próprio dia, que é o único dia em que se pode fazer alguma coisa. Alguém pode ser emprestado por um turno. Uma semana que resulta num centro copia-se para um novo em vez de ser desenhada a partir de uma grelha vazia. O conjunto de funcionalidades da Shifton cobre a escala, o registo de tempo, as notificações e os relatórios a partir de uma só conta.

Numa oficina ninguém está sentado a uma secretária

As pessoas que precisam da escala estão debaixo de um carro, no armazém de peças ou no parque com um cliente. Uma folha impressa e colada à parede está desatualizada ao segundo telefonema da manhã.

Por isso a escala vive no telemóvel. É aí que se combina a cobertura, é aí que se pedem folgas, e uma alteração chega às quatro pessoas a que toca em vez de chegar à oficina inteira. O que era uma série de chamadas entre o balcão e os elevadores passa a ser uma notificação.

As sete da manhã são o verdadeiro teste

A medida útil de uma ferramenta de escalas não é o aspeto que a semana tem quando é desenhada a uma sexta-feira. É o que acontece numa terça às sete, quando alguém não pode vir e há onze carros marcados para as nove.

O que isto não é

Isto não é um sistema de gestão de concessionária. Não guarda o registo do veículo, não encomenda peças nem emite a fatura, e qualquer oficina grande o suficiente para precisar disso já tem um. O que fica por baixo é a camada das pessoas: quem está, para o que está autorizado, quantas horas foram na realidade e quanto custou a semana.

As oficinas costumam chegar a isto quando o quadro branco deixa de funcionar, e isso cai algures à volta de seis técnicos e de um segundo consultor.

Começar

Até dez pessoas a plataforma não custa nada e não tem limite de tempo, o que cobre por inteiro uma oficina independente: a escala, o registo de tempo básico, a aplicação no telemóvel e os relatórios. Os módulos pagos começam em 0,50 dólares por colaborador por mês e trazem um período experimental de até 60 dias, por isso um grupo pode correr os relatórios de custo durante um trimestre inteiro antes de se comprometer com o que quer que seja.

As peças e a espera que vem com elas

Um trabalho que para porque uma peça está a dois dias de distância não é por si só uma falha de escala, mas passa a ser uma no momento em que o técnico atribuído não tem mais nada marcado. O veículo segura um elevador, a mão de obra fica parada, e nenhuma das duas coisas aparece em lado nenhum até a semana ser revista e o número de recuperação já estar curto.

Manter o trabalho no quadro em estado de espera mantém o elevador honesto. O técnico é planeado para outra coisa, a promessa feita ao cliente fica junto do veículo e não na lembrança que alguém tem de um telefonema, e no dia em que a peça chega o trabalho volta à agenda em vez de depender de quem calhou receber o recado.

Um carro que volta é um problema de escala, não só de qualidade

Um carro que regressa com a mesma avaria custa duas vezes ao departamento: a mão de obra não é faturada e o espaço que ocupa tinha sido vendido a outra pessoa. Prender o regresso à ordem de serviço original, com o mesmo técnico sempre que a escala o permita, é uma pequena decisão de planeamento com uma linha direta ao mês.