Λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία και αντιπροσωπείες

Μια επιχείρηση σέρβις αυτοκινήτων ζει και πεθαίνει με τη θέση εργασίας. Ένα όχημα παραδίδεται το πρωί, ένας τεχνικός πρέπει να είναι ελεύθερος να το αναλάβει, και ο πελάτης το περιμένει πίσω την ώρα που του υποσχέθηκαν. Όταν το πρόγραμμα χτίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, καθεμία από αυτές τις παραδόσεις πρέπει να συμφωνηθεί με το χέρι, και τα κενά φαίνονται μόνο όταν μια θέση μένει άδεια ή μια εργασία κολλά επειδή ο σωστός άνθρωπος βρίσκεται ήδη σε άλλο αυτοκίνητο.

Τα περισσότερα εργαλεία προγραμματισμού φτιάχτηκαν για γραφεία, όπου η ζήτηση είναι σταθερή και όλοι δουλεύουν τις ίδιες ώρες. Ένα συνεργείο δεν λειτουργεί έτσι. Ο φόρτος εργασίας μεταβάλλεται με το βιβλίο ραντεβού, οι τεχνικοί κατέχουν διαφορετικές πιστοποιήσεις που καθορίζουν ποιες εργασίες μπορούν να αναλάβουν, και ο άνθρωπος που φτιάχνει το πρόγραμμα είναι συχνά ο ίδιος που στέκεται στον πάγκο υποδοχής και δέχεται τον επόμενο πελάτη. Ένα εργαλείο που αγνοεί αυτή την πραγματικότητα παρακάμπτεται μέσα σε έναν μήνα, και η παράκαμψη είναι συνήθως ένας πίνακας και μια ομαδική συνομιλία.

Τι πρέπει να χειρίζεται το λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία

Αν αφαιρέσετε τις λίστες χαρακτηριστικών, η δουλειά καταλήγει σε λίγα πράγματα. Ένας υπεύθυνος σέρβις να χτίζει γρήγορα μια εβδομάδα βαρδιών, σε πολλούς ρόλους ταυτόχρονα. Το εργατικό κόστος να φαίνεται σε σχέση με την κλεισμένη δουλειά πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι αφού τρέξει η μισθοδοσία. Οι ώρες να καταγράφονται με ακρίβεια ώστε ο μισθολογικός λογαριασμός και οι χρεωμένες ώρες όντως να συμφωνούν. Να φτάνει μια ομάδα που βρίσκεται κάτω από οχήματα και στον πάγκο, όχι σε ένα γραφείο. Και να αντέχει όταν το σχέδιο σπάει, γιατί σε ένα πολυάσχολο συνεργείο το σχέδιο σπάει σχεδόν κάθε μέρα. Το λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία που περνά αυτούς τους φραγμούς κερδίζει ένα με μεγαλύτερη λίστα χαρακτηριστικών που λύνει προβλήματα που ένα συνεργείο δεν έχει.

Προγραμματισμός τεχνικών, συμβούλων και των ρόλων ανάμεσα

Μια επιχείρηση αυτοκινήτου δεν είναι μία ομάδα. Μηχανικοί, τεχνικοί διάγνωσης, σύμβουλοι σέρβις, προσωπικό ανταλλακτικών και εργαζόμενοι στον χώρο στάθμευσης δουλεύουν σε διαφορετικούς ρυθμούς, κατέχουν διαφορετικά προσόντα και κοστίζουν διαφορετικά. Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για συνεργεία αντιμετωπίζει κάθε ομάδα ως ξεχωριστή, κρατώντας όλο το συνεργείο σε μία προβολή. Το πρόγραμμα των τεχνικών και το πρόγραμμα του μπροστινού πάγκου χτίζονται με τα δικά τους μοτίβα, όμως η συνολική κάλυψη και το συνολικό κόστος μένουν σε μία οθόνη, και ένας ελάχιστος αριθμός ανά ρόλο μπορεί να κλειδωθεί σε κάθε βάρδια, ώστε το συνεργείο να μην ανοίγει ποτέ χωρίς σύμβουλο ή πιστοποιημένο τεχνικό. Ο σχεδιασμός με βάση τα ραντεβού συνδέει το προσωπικό με τον κλεισμένο φόρτο εργασίας αντί για ένα άκαμπτο εβδομαδιαίο πλέγμα, ώστε μια γεμάτη Δευτέρα και μια ήσυχη Τετάρτη να παίρνουν την κάλυψη που χρειάζονται.

Αντιστοίχιση προσωπικού με χωρητικότητα θέσεων και ραντεβού

Οι θέσεις εργασίας είναι ο περιορισμός γύρω από τον οποίο χτίζεται όλο το πρόγραμμα. Μια βάρδια που φαίνεται εντάξει στο ημερολόγιο μπορεί ακόμα να αφήσει μια θέση αδρανή αν ο τεχνικός με την πιστοποίηση για εκείνη την εργασία είναι πλήρως κλεισμένος αλλού. Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για συνεργεία κουβαλά αυτή την εικόνα μέσα στο σχέδιο. Βλέπετε πόσοι κατάλληλοι τεχνικοί είναι σε βάρδια κάθε ώρα σε σχέση με τη δουλειά που έρχεται, κλιμακώνετε τις ώρες έναρξης για να καλύψετε την πρωινή παράδοση και την αργή παραλαβή, και κρατάτε τις σωστές δεξιότητες στις εργασίες που τις απαιτούν. Έτσι η παραγωγικότητα του συνεργείου από κάτι που ελπίζετε γίνεται κάτι που μπορείτε να σχεδιάσετε, και εκεί ακριβώς το πρόγραμμα παύει να είναι γραφειοκρατία και γίνεται η ίδια η επιχείρηση.

Έλεγχος εργατικού κόστους και παρακολούθηση ωρών

Το προσωπικό είναι το μόνο κόστος που ένα συνεργείο μπορεί να μετακινήσει από μέρα σε μέρα, και εκείνο που κρύβεται. Όταν ο προγραμματισμός ζει σε ένα υπολογιστικό φύλλο, οι υπερβάσεις μένουν αόρατες μέχρι να έρθει η μισθοδοσία: ένας επιπλέον τεχνικός που κλήθηκε για ένα απόγευμα που αποδείχτηκε ήσυχο, μια εργασία που ξεπέρασε κατά δύο ώρες την εκτίμησή της, ένα όριο υπερωρίας που ξεπεράστηκε χωρίς να το προσέξει κανείς. Το λογισμικό καταγραφής χρόνου για συνεργεία κάνει αυτή τη δαπάνη ορατή όσο υπάρχει ακόμα χρόνος για δράση. Το προσωπικό κάνει είσοδο και έξοδο από την εφαρμογή, το προβλεπόμενο εργατικό κόστος εμφανίζεται ήδη κατά τη δημιουργία, μια ειδοποίηση φτάνει πριν μια βάρδια περάσει σε υπερωρία, και οι προγραμματισμένες ώρες μπορούν το επόμενο πρωί να συγκριθούν με ό,τι πραγματικά απέδωσε το συνεργείο. Σε μια ολόκληρη εβδομάδα αυτές οι εξοικονομήσεις προστίθενται γρήγορα, πριν καν μετρηθεί ο χρόνος που εξοικονομείται στη δημιουργία του προγράμματος.

Συντονισμός περισσότερων από μία τοποθεσιών

Τη στιγμή που ένας όμιλος αντιπροσωπειών ή μια αλυσίδα λειτουργεί δεύτερη τοποθεσία, ο συντονισμός παύει να είναι πρόγραμμα και γίνεται πρόβλημα εφοδιαστικής. Ένα συνεργείο πνίγεται σε εργασίες εγγύησης ενώ ένα άλλο μένει ήσυχο, ένας κατάλληλος τεχνικός διάγνωσης μένει αδρανής σε τοποθεσία στην άλλη άκρη της πόλης, και ο όμιλος δεν μπορεί να το δει μέχρι να έρθουν οι αναφορές. Το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για συνεργεία φέρνει κάθε συνεργείο και κέντρο σέρβις σε έναν πίνακα. Η ανισορροπία φαίνεται σε πραγματικό χρόνο, ένας κοινός τεχνικός μετακινείται με ένα άγγιγμα, και ένα δοκιμασμένο εβδομαδιαίο πρότυπο εφαρμόζεται σε μια νέα τοποθεσία αντί να ξεκινά από ένα άδειο πλέγμα. Αυτό που παλιά έτρωγε όλο το πρωί ενός διευθυντή σέρβις σε τηλεφωνήματα γίνεται μια σύντομη ανασκόπηση. Το πλήρες σύνολο χαρακτηριστικών του Shifton καλύπτει ανταλλαγή βαρδιών, καταγραφή χρόνου, ειδοποιήσεις και αναφορές, ώστε μια αλλαγή να φτάνει στους σωστούς ανθρώπους ταυτόχρονα.

Να φτάσετε μια ομάδα που δεν είναι ποτέ σε γραφείο

Το προσωπικό αυτοκινήτων σπάνια βρίσκεται κοντά σε υπολογιστή. Είναι κάτω από ένα όχημα, στην αποθήκη ανταλλακτικών ή στον πάγκο σέρβις, και το πρόγραμμα κολλημένο στον τοίχο ξεπεράστηκε τη στιγμή που τυπώθηκε. Μια προσέγγιση με προτεραιότητα στο κινητό φτάνει τους ανθρώπους εκεί που βρίσκονται. Τα προγράμματα δημοσιεύονται κατευθείαν στα κινητά, οι ανταλλαγές και οι ανοιχτές βάρδιες γίνονται στην εφαρμογή με έγκριση του υπευθύνου με ένα άγγιγμα, και τα αιτήματα διαθεσιμότητας και άδειας συγκεντρώνονται πριν φτιαχτεί το πρόγραμμα αντί να κυνηγιούνται μετά. Μια αλλαγή φτάνει σε όλους όσους αφορά ταυτόχρονα αντί μέσα από έναν γύρο τηλεφωνημάτων ανά βάρδια.

Επιλέγοντας το σωστό εργαλείο για το συνεργείο σας

Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα όπως θα τη χρησιμοποιήσει πραγματικά η ομάδα. Ανοίξτε την σε ένα απλό κινητό, γιατί αυτό κρατά το περισσότερο προσωπικό στον χώρο. Χτίστε μια ολόκληρη εβδομάδα σε τεχνικούς και συμβούλους και μετρήστε πόσο διαρκεί. Στείλτε μια ειδοποίηση αλλαγής βάρδιας και δείτε πόσο γρήγορα φτάνει. Ρωτήστε τι γίνεται με αυτή την ειδοποίηση όταν ένα κινητό είναι στο ερμάριο μέσα στη βάρδια. Το εργαλείο που επιβιώνει από αυτές τις δοκιμές είναι εκείνο που θα χρησιμοποιείται και του χρόνου. Κάτω από δέκα εργαζόμενους, το δωρεάν πρόγραμμα του Shifton καλύπτει όλη τη δουλειά χωρίς χρονικό όριο, κάτι που αρκεί για ένα ανεξάρτητο συνεργείο, και καθώς μια επιχείρηση μεγαλώνει σε τοποθεσίες, τα επί πληρωμή επίπεδα προσθέτουν την προβολή πολλών τοποθεσιών, βαθύτερες αναφορές κόστους και προηγμένους ελέγχους. Έτσι κι αλλιώς ο στόχος μένει σταθερός: ένα πρόγραμμα που αντικατοπτρίζει τον πραγματικό φόρτο εργασίας, ώρες που συμφωνούν με τη μισθοδοσία, μια γραμμή εργατικού κόστους που πέφτει εκεί που σχεδιάστηκε, και μια ομάδα που ξέρει πάντα πότε δουλεύει. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στη διαχείριση των βαρδιών ενός συνεργείου και στο σβήσιμο φωτιών, και εκεί ακριβώς το σωστό λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία κερδίζει τη θέση του.