Λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία και αντιπροσωπείες

Το συνεργείο είναι ουρά, όχι ημερολόγιο

Τα πάντα σε ένα τμήμα σέρβις κρέμονται κάτω από έναν αριθμό: πόσα οχήματα μπορούν να δουλευτούν ταυτόχρονα, από ανθρώπους που έχουν την κατάρτιση για αυτά. Ένα πρόγραμμα που αγνοεί αυτόν τον αριθμό παράγει πρωινά όπου τρεις τεχνικοί μοιράζονται δύο ανυψωτήρες, και απογεύματα όπου ένας ανυψωτήρας στέκεται άδειος επειδή ο μόνος πιστοποιημένος στα κλιματιστικά βρίσκεται στη μέση ενός συμπλέκτη.

Για αυτό ένας γενικός σχεδιαστής προσωπικού κάθεται άσχημα σε ένα συνεργείο. Υποθέτει μια εβδομάδα που επαναλαμβάνεται. Το συνεργείο έχει ημερολόγιο που μετακινείται κάθε απόγευμα, έναν Ιανουάριο με άδειες μπαταρίες, ένα κύμα ελέγχων πριν από προθεσμία και έναν πελάτη στον πάγκο που ρωτά αν το αυτοκίνητο θα είναι έτοιμο στις πέντε.

Ρόλοι που δεν αντικαθιστούν ο ένας τον άλλον

Ο χώρος μιας αντιπροσωπείας κρατά τουλάχιστον τέσσερις ομάδες: μηχανικούς, τεχνικούς διάγνωσης, συμβούλους σέρβις και τον πάγκο ανταλλακτικών. Ξεκινούν σε διαφορετικές ώρες, φέρουν διαφορετικές πιστοποιήσεις, και καμία δεν καλύπτει την άλλη όταν λείπει κάποιος. Ο προγραμματισμός τους ως ενιαία δεξαμενή καταλήγει σε ένα Σάββατο όπου τέσσερις τεχνικοί στέκονται στους ανυψωτήρες και δεν υπάρχει κανείς να παραδώσει ένα αυτοκίνητο.

Οι ρόλοι το διορθώνουν. Κάθε ομάδα σχεδιάζεται στο δικό της μοτίβο, για κάθε μία ορίζεται ελάχιστη στελέχωση, και το κόστος της εβδομάδας παραμένει ένας αριθμός στο κάτω μέρος. Ο σύμβουλος στον πάγκο και ο τεχνικός στον ανυψωτήρα προγραμματίζονται χωριστά και πληρώνονται από το ίδιο φύλλο.

Η πιστοποίηση αποφασίζει ποιος παίρνει την εργασία

Κλιματισμός, υψηλή τάση, έλεγχος φρένων: το καθένα από αυτά φιλτράρει ποιος επιτρέπεται να αγγίξει τη δουλειά. Το να κρατάς την κατάρτιση πάνω στον άνθρωπο και όχι στη μνήμη κάποιου σημαίνει ότι το πρόγραμμα σταματά να προσφέρει την εργασία στους έξι που δεν έχουν δικαίωμα να την κάνουν.

Πωλημένες ώρες και πληρωμένες ώρες

Το συνεργείο κοστολογεί σε τυποποιημένες ώρες και πληρώνει σε πραγματικές ώρες, και η διαφορά ανάμεσά τους είναι το περιθώριο του τμήματος. Κανείς δεν το αμφισβητεί. Αυτό που πάει στραβά είναι ότι συνήθως αποθηκεύεται μόνο ένας από τους δύο αριθμούς, οπότε η σύγκριση γίνεται μηνιαία, εκ των υστέρων, όταν τίποτα δεν μπορεί πια να αλλάξει.

Η καταγραφή στην εντολή αποθηκεύει και τους δύο. Το δίωρο σέρβις που κράτησε τρεις ώρες φαίνεται την ίδια ημέρα, και ο τύπος εργασίας που ξεπερνά πάντα την εκτίμηση φαίνεται μέσα σε δύο εβδομάδες. Αυτή είναι συζήτηση τιμολόγησης και μπορεί να γίνει μόνο αφού υπάρξουν τα δεδομένα.

Δύο αριθμοί, ένα όχημα. Τα υπόλοιπα είναι αριθμητική.

Οι εποχές που έχει πράγματι ένα συνεργείο

Η χρονιά δεν είναι επίπεδη. Η πρώτη κρύα εβδομάδα γεμίζει το ημερολόγιο με μπαταρίες και μίζες, οι εβδομάδες πριν από την προθεσμία ελέγχου το γεμίζουν με τεχνικούς ελέγχους, και οι δύο εβδομάδες μετά από αργία είναι ήσυχες σε βαθμό που ανησυχεί. Ένα μοτίβο φτιαγμένο μία φορά για καθεμία από αυτές και ξαναχρησιμοποιημένο γλιτώνει το ξανασχεδίασμα μιας εβδομάδας που έχει ήδη λυθεί.

Το δεύτερο υποκατάστημα αλλάζει το ερώτημα

Να τρέχεις ένα συνεργείο είναι πρόγραμμα. Να τρέχεις τρία είναι κατανομή. Μια εκστρατεία εγγύησης πέφτει στο ένα υποκατάστημα, ο τεχνικός που θα την ξεμπέρδευε πιο γρήγορα κάθεται στο άλλο, και ο όμιλος το μαθαίνει στο κλείσιμο του μήνα, όταν τα έσοδα εργατικών είναι χαμηλότερα.

Το να μπουν τα υποκαταστήματα σε έναν πίνακα κάνει την ανισορροπία ορατή την ίδια ημέρα, που είναι η μόνη ημέρα που μπορεί να γίνει κάτι. Κάποιος μπορεί να δανειστεί για μία βάρδια. Μια εβδομάδα που δουλεύει σε ένα σημείο αντιγράφεται σε ένα νέο αντί να σχεδιάζεται από άδειο πλέγμα. Το σύνολο λειτουργιών του Shifton καλύπτει το πρόγραμμα, την καταγραφή χρόνου, τις ειδοποιήσεις και τις αναφορές από έναν λογαριασμό.

Στο συνεργείο κανείς δεν κάθεται σε γραφείο

Οι άνθρωποι που χρειάζονται το πρόγραμμα είναι κάτω από ένα αυτοκίνητο, στην αποθήκη ανταλλακτικών ή στον προαύλιο χώρο με έναν πελάτη. Ένα φύλλο τυπωμένο και κολλημένο στον τοίχο είναι ξεπερασμένο μετά το δεύτερο τηλεφώνημα του πρωινού.

Για αυτό το πρόγραμμα ζει στο κινητό. Η αντικατάσταση κανονίζεται εκεί, η άδεια ζητείται εκεί, και μια αλλαγή φτάνει στους τέσσερις ανθρώπους που αγγίζει, όχι σε ολόκληρο το συνεργείο. Αυτό που ήταν μια σειρά τηλεφωνημάτων ανάμεσα στον πάγκο και τους ανυψωτήρες γίνεται μια ειδοποίηση.

Η πραγματική δοκιμασία είναι στις επτά το πρωί

Το χρήσιμο μέτρο για κάθε εργαλείο προγραμματισμού δεν είναι πώς φαίνεται η εβδομάδα όταν σχεδιάζεται την Παρασκευή. Είναι τι γίνεται Τρίτη στις επτά, όταν κάποιος δεν μπορεί να έρθει και έντεκα αυτοκίνητα είναι κλεισμένα για τις εννέα.

Τι δεν είναι αυτό

Αυτό δεν είναι σύστημα διαχείρισης αντιπροσωπείας. Δεν κρατά την καρτέλα του οχήματος, δεν παραγγέλνει ανταλλακτικά και δεν εκδίδει το τιμολόγιο, και κάθε συνεργείο αρκετά μεγάλο ώστε να τα χρειάζεται ήδη τρέχει ένα τέτοιο. Από κάτω κάθεται το στρώμα των ανθρώπων: ποιος είναι μέσα, τι δικαιούται να κάνει, πόσες ήταν πράγματι οι ώρες και τι κόστισε η εβδομάδα.

Τα συνεργεία το ζητούν συνήθως όταν ο λευκός πίνακας παύει να δουλεύει, κάτι που πέφτει κάπου στους έξι τεχνικούς και στον δεύτερο σύμβουλο.

Πώς ξεκινά κανείς

Έως δέκα άτομα η πλατφόρμα δεν κοστίζει τίποτα και δεν έχει χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει ολόκληρο ένα ανεξάρτητο συνεργείο: το πρόγραμμα, τη βασική καταγραφή χρόνου, την εφαρμογή στο κινητό και τις αναφορές. Τα επί πληρωμή αρθρώματα ξεκινούν από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα και φέρουν δοκιμή έως 60 ημέρες, ώστε ένας όμιλος να τρέξει τις αναφορές κόστους για ένα ολόκληρο τρίμηνο πριν δεσμευτεί σε οτιδήποτε.

Τα ανταλλακτικά και η αναμονή που έρχεται μαζί τους

Μια εργασία που σταματά επειδή το ανταλλακτικό απέχει δύο ημέρες δεν είναι από μόνη της αστοχία προγραμματισμού, γίνεται όμως τη στιγμή που ο τεχνικός στον οποίο ανατέθηκε δεν έχει τίποτε άλλο κλεισμένο. Το όχημα κρατά ανυψωτήρα, η εργασία μένει ακίνητη, και κανένα από τα δύο δεν εμφανίζεται πουθενά μέχρι να εξεταστεί η εβδομάδα, όταν το νούμερο των εργατικών είναι ήδη χαμηλό.

Το να μένει η εντολή στον πίνακα σε κατάσταση αναμονής κρατά τον ανυψωτήρα τίμιο. Ο τεχνικός προγραμματίζεται σε κάτι άλλο, η υπόσχεση προς τον πελάτη κάθεται δίπλα στο όχημα και όχι στη θύμηση κάποιου για ένα τηλεφώνημα, και την ημέρα που φτάνει το ανταλλακτικό η εργασία επιστρέφει στο ημερολόγιο αντί να εξαρτάται από το ποιος έτυχε να πάρει το μήνυμα.

Η επιστροφή οχήματος είναι θέμα προγράμματος, όχι μόνο ποιότητας

Ένα αυτοκίνητο που γυρίζει για την ίδια βλάβη κοστίζει στο τμήμα δύο φορές: η εργασία δεν τιμολογείται και η θέση που πιάνει είχε πουληθεί σε κάποιον άλλο. Το να κρατηθεί η επιστροφή δεμένη με την αρχική εντολή, με τον ίδιο τεχνικό όπου το επιτρέπει το πρόγραμμα, είναι μικρή απόφαση σχεδιασμού με ευθεία γραμμή προς τον μήνα.