汽车维修厂与经销商排班软件

车间是一条队列,不是一本日历

服务部门里的一切都在一个数字的下游:同一时间能开工的车有几台,而且要由有资质的人来开工。忽略这个数字的排班,会排出三名技师抢两台举升机的上午,也会排出一台举升机空着的下午,因为唯一持有空调作业资质的人正卡在一台离合器的中途。

所以通用的人员排班工具放到车间里并不合适。它假设每一周都会重复。而车间有一本每天下午都在挪动的预约本,有一段电瓶集中报废的季节,有截止日期前扎堆的年检,还有站在前台问车五点能不能好的客户。

互相顶不了的岗位

经销商车间里至少有四类人:维修技师、诊断专家、服务顾问和配件柜台。他们上班时间不同,手里的资质不同,缺人的时候谁也顶不了谁。把他们当成一个人才池来排,正是周六收工时举升机旁站着四名技师、却没有人能把车交还给客户的原因。

岗位能修好这件事。每一类人按自己的模板排,每一类都设最低人数,而这一周的成本在底下仍然是一个数字。前台的顾问和举升机旁的技师分开安排,却从同一张表里发工资。

谁能接这单活,由资质决定

空调、高压电、制动检测:每一项都限定了谁才有资格碰这项作业。把资质挂在人身上而不是留在某个人的记忆里,意味着排班不会再把活推给那六个根本没有许可的人。

卖出的工时和付出的工时

车间按标准工时报价,按打卡工时付钱,两者之差就是这个部门的毛利。这一点没人有异议。出问题的地方在于,两个数字通常只存下来一个,于是比较变成月度的、事后的动作,等到能看见时已经什么都改不了了。

按工单打卡会把两个数字都存下来。报价两小时却干了三小时的保养当天就浮出来,而那种每次都超时的活两周之内就会显形。这是一场关于定价的对话,而它只有在数据存在之后才谈得起来。

两个数字,一台车。剩下的只是算术。

车间真正有的季节

一年并不是平的。第一个冷下来的星期把预约本填满电瓶和起动机,年检截止前的几周把它填满检测,而长假之后的两周安静得让人发慌。为每一段各做一次模板再重新套用,就不用把已经解过一次的一周重画一遍。

第二家门店改变了整个问题

管一家车间是排班问题,管三家就是分配问题。一场质保活动落在这家店,能最快清完它的技师却在另一家店,而集团知道这件事,是在月度结账、工时回收率掉下来的时候。

把门店放到同一块看板上,失衡当天就看得见,而那也是唯一还来得及处理的一天。可以借一个人过去顶一个班。在一家店跑得顺的一周可以复制到新店,而不必从空白格子里重画。Shifton 的功能集合用一个账号覆盖排班、打卡、通知和报表。

车间里没有人坐在办公桌前

真正需要排班表的人,要么在车底下,要么在配件库里,要么在前场陪着客户。打印出来贴在墙上的那张纸,到当天第二通电话就已经过期了。

所以排班要住在手机里。顶班在手机里谈,休假在手机里申请,一次变动只送到被牵动的那四个人手上,而不是整个车间。过去在前台和举升机之间来回的一串电话,变成了一条通知。

真正的考验是早上七点

衡量一套排班工具是否好用,看的不是周五画出这一周时它有多整齐。看的是周二早上七点,有人来不了、而九点已经约了十一台车的时候,它能做什么。

它不做的事

这不是经销商管理系统。它不保存车辆档案,不订配件,也不开发票,而大到需要这些的车间本来就已经在跑一套。铺在下面的是人的这一层:谁在岗,他被允许做什么,工时实际是多少,这一周花了多少钱。

车间通常是在白板撑不住的时候才伸手去找它,而这个临界点大概落在六名技师加上第二名服务顾问的位置。

怎么开始

10人以内平台不收费,也不设时间限制,这对一家独立车间来说已经够用:排班、基础打卡、手机应用和报表都在里面。付费模块从每位员工每月0.50美元起,并带有最长60天的试用期,所以集团可以先把成本报表跑满一个季度,再决定要不要投入。

配件,以及随之而来的等待

一单活因为配件还要两天才到而停下,本身并不算排班失误,但只要被分配到这单活的技师手上没有别的预约,它立刻就变成排班失误。车占着举升机,人力闲着,而这两件事在复盘这一周之前都不会出现在任何地方,那时工时回收的数字已经缺口了。

把这单活以等待状态留在看板上,举升机才是诚实的。技师被安排去做别的事,给客户的承诺挂在车上而不是挂在某个人对一通电话的记忆里,而配件到货那天,这单活会回到预约本里,而不是取决于当初是谁接的电话。

返修既是质量问题,也是排班问题

同一个故障再回来的车,让部门付出两次代价:工时开不出账单,而它占掉的那个时段本来已经卖给了别的客户。把返修挂回原来的工单上,在排班允许的地方交给同一名技师,这是一个很小的排班决定,却和月末的数字直接连着。