Roosterprogramma voor autobedrijven en dealers

Een werkplaats is een wachtrij, geen agenda

Alles in een serviceafdeling hangt aan één getal: hoeveel voertuigen tegelijk bewerkt kunnen worden, door mensen die daarvoor gekwalificeerd zijn. Een rooster dat dat getal negeert levert ochtenden op waarin drie technici twee bruggen delen, en middagen waarin een brug leeg staat omdat de enige met een vrijgave voor airconditioning halverwege een koppeling zit.

Daarom past een algemene personeelsplanner slecht op een werkplaats. Hij gaat uit van een week die zich herhaalt. Een werkplaats heeft een agenda die elke middag schuift, een januari vol dode accu's, een golf keuringen voor een deadline en een klant aan de balie die vraagt of de auto om vijf uur klaar is.

Rollen die niet voor elkaar kunnen invallen

Een dealervloer telt minstens vier groepen: monteurs, diagnosespecialisten, serviceadviseurs en de onderdelenbalie. Ze beginnen op verschillende tijden, ze dragen verschillende vrijgaven, en geen van hen dekt de ander af als er iemand ontbreekt. Ze als één vijver plannen is hoe een zaterdag eindigt met vier technici bij de bruggen en niemand die een auto overdraagt.

Rollen zetten dat recht. Elke groep wordt op een eigen patroon getekend, voor elke groep wordt een minimumbezetting gezet, en de kosten van de week blijven toch één getal onderaan. De adviseur aan de balie en de technicus bij de brug worden apart gepland en uit hetzelfde blad betaald.

De vrijgave bepaalt wie de klus krijgt

Airconditioning, hoogspanning, remmentestbank: elk daarvan bepaalt wie het werk mag aanraken. De kwalificatie bij de persoon houden in plaats van in iemands geheugen zorgt ervoor dat het rooster een klus niet meer aanbiedt aan de zes mensen die er niet voor zijn vrijgegeven.

Verkochte uren en betaalde uren

Een werkplaats begroot in normuren en betaalt in klokuren, en het verschil tussen die twee is de marge van de afdeling. Daar twist niemand over. Wat misgaat is dat er meestal maar één van de twee getallen wordt bewaard, dus de vergelijking gebeurt maandelijks, achteraf, als er niets meer aan te veranderen valt.

Klokken op de werkorder bewaart ze allebei. De beurt van twee uur die er drie kostte komt dezelfde dag boven, en een kluslijn die altijd uitloopt komt binnen veertien dagen boven. Dat is een gesprek over tarieven, en het kan pas plaatsvinden als de cijfers bestaan.

Twee getallen, één voertuig. De rest is rekenwerk.

De seizoenen die een werkplaats echt heeft

Het jaar is niet vlak. De eerste koude week vult de agenda met accu's en startmotoren, de weken voor een keuringsdeadline vullen hem met keuringen, en de twee weken na een feestdag zijn stil genoeg om onrustig van te worden. Een patroon dat voor elk van die periodes één keer wordt gebouwd en opnieuw toegepast, scheelt het opnieuw tekenen van een week die al was opgelost.

De tweede vestiging verandert de vraag

Eén werkplaats runnen is een rooster. Drie runnen is verdelen. Een garantieactie landt bij de ene vestiging, de technicus die hem het snelst zou wegwerken zit bij de andere, en de groep hoort het bij de maandafsluiting, als de urenverkoop is gezakt.

De vestigingen op één bord zetten maakt de scheefgroei dezelfde dag zichtbaar, en dat is de enige dag waarop er nog iets aan te doen is. Iemand kan voor één dienst worden uitgeleend. Een week die op de ene vestiging werkt wordt naar een nieuwe gekopieerd in plaats van vanaf een leeg raster getekend. Het functiepakket van Shifton dekt het rooster, de tijdregistratie, de meldingen en de rapportage vanuit één account.

In een werkplaats zit niemand aan een bureau

De mensen die het rooster nodig hebben liggen onder een auto, staan in het onderdelenmagazijn of op het terrein bij een klant. Een vel dat is uitgeprint en op de muur geplakt is achterhaald bij het tweede telefoontje van de ochtend.

Dus leeft het rooster op de telefoon. Daar wordt vervanging geregeld, daar wordt verlof aangevraagd, en een wijziging bereikt de vier mensen die hij raakt in plaats van de hele werkplaats. Wat vroeger een reeks telefoontjes tussen de balie en de bruggen was, wordt een melding.

Zeven uur in de ochtend is de echte proef

De bruikbare maat voor een roostergereedschap is niet hoe het eruitziet als de week op vrijdag wordt getekend. Het is wat er op dinsdag om zeven uur gebeurt als iemand niet kan komen en er elf auto's om negen uur staan ingeboekt.

Wat dit niet is

Dit is geen dealer management systeem. Het houdt de voertuigkaart niet bij, bestelt geen onderdelen en maakt de factuur niet, en elke werkplaats die groot genoeg is om dat nodig te hebben draait er al een. Wat eronder ligt is de laag van de mensen: wie er is, waarvoor iemand is vrijgegeven, hoe de uren werkelijk uitvielen en wat de week heeft gekost.

Werkplaatsen grijpen er meestal naar als het whiteboard ophoudt te werken, en dat valt ergens rond zes technici en een tweede adviseur.

Beginnen

Tot tien mensen kost het platform niets en draagt het geen tijdslimiet, wat een onafhankelijke werkplaats helemaal dekt: het rooster, de eenvoudige tijdregistratie, de app op de telefoon en de rapportage. Betaalde modules beginnen bij 0,50 dollar per medewerker per maand en dragen een proefperiode van maximaal 60 dagen, zodat een groep de kostenrapportage een heel kwartaal kan laten draaien voordat hij zich ergens aan verbindt.

Onderdelen, en het wachten dat erbij hoort

Een klus die stilvalt omdat een onderdeel twee dagen weg is, is op zichzelf geen roosterfout, maar wordt er een op het moment dat de toegewezen technicus niets anders in de agenda heeft. Het voertuig houdt een brug bezet, de arbeid staat stil, en geen van beide komt ergens boven tot de week wordt nagelopen en het verkoopcijfer al te laag is.

De klus op het bord in een wachtstand houden houdt de brug eerlijk. De technicus wordt op iets anders ingepland, de belofte aan de klant staat bij het voertuig in plaats van in iemands herinnering aan een telefoontje, en op de dag dat het onderdeel binnenkomt keert het werk terug in de agenda in plaats van af te hangen van wie het bericht toevallig aannam.

Een auto die terugkomt is net zo goed een roosterprobleem als een kwaliteitsprobleem

Een auto die voor hetzelfde mankement terugkomt kost de afdeling twee keer: de arbeid wordt niet gefactureerd en de plek die hij inneemt was aan iemand anders verkocht. De terugkomst aan de oorspronkelijke werkorder koppelen, met dezelfde technicus waar het rooster dat toelaat, is een kleine planningsbeslissing die de maand rechtstreeks beïnvloedt.