Dienstplan Software für Werkstatt und Autohaus
Bauen Sie die Woche entlang des Terminbuchs, halten Sie geschulte Techniker auf den Arbeiten, die sie verlangen, und lesen Sie die Lohnsumme der Woche, bevor irgendetwas veröffentlicht wird.
Die Woche entlang des Terminbuchs auslasten
Eine Werkstatt plant gegen Termine, nicht gegen eine Durchschnittswoche. Der Montag bringt die Autos, die am Wochenende nicht ansprangen, der Freitag bringt die Abholungen, und die Diagnoseplätze füllen sich zuerst, weil weniger Leute sie übernehmen können. Kapazität zählt man in Hebebühnen und in Menschen, die dafür freigegeben sind.
Verkaufte Stunden gegen bezahlte Stunden
Eine Serviceabteilung verkauft Zeit in Arbeitswerten und kauft sie in Uhrstunden, und die Marge lebt in der Lücke dazwischen. Ein mit zwei Stunden kalkulierter Auftrag, der drei gefressen hat, wird nur sichtbar, wenn beide Zahlen irgendwo liegen.
Betriebe, die sich gegenseitig Leute leihen
Ein zweiter Standort macht aus einem Dienstplan eine Verteilungsfrage. Eine Werkstatt erstickt in Garantiearbeiten, während in der anderen ein Diagnosetechniker ohne Termin sitzt, und niemand merkt es, bis der Monat schließt und die Lohnverrechnung unten liegt.
Wenn der Tag vor dem ersten Auto zerbricht
Jemand ruft um sieben an, ein Getriebeauftrag läuft in den zweiten Tag, und die Abholung um vier muss trotzdem stattfinden. Der Plan muss das aufnehmen, ohne eine Runde Telefonate zwischen Annahme und Hebebühne.
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Eine Werkstatt ist eine Warteschlange, kein Kalender
Alles in einer Serviceabteilung hängt an einer Zahl: wie viele Fahrzeuge gleichzeitig bearbeitet werden können, von Leuten, die dafür qualifiziert sind. Ein Plan, der diese Zahl übergeht, erzeugt Vormittage, an denen drei Techniker sich zwei Hebebühnen teilen, und Nachmittage, an denen eine Bühne leer steht, weil der Einzige mit Klimafreigabe mitten in einer Kupplung steckt.
Deshalb passt ein allgemeiner Personalplaner schlecht auf eine Werkstatt. Er unterstellt eine Woche, die sich wiederholt. Eine Werkstatt hat ein Terminbuch, das sich jeden Nachmittag verschiebt, einen Januar voller toter Batterien, eine Welle von Prüfungen vor einer Frist und einen Kunden an der Theke, der fragt, ob das Auto um fünf fertig ist.
Rollen, die füreinander nicht einspringen können
Ein Autohausbetrieb hält mindestens vier Gruppen: Mechaniker, Diagnosespezialisten, Serviceberater und den Teiledienst. Sie fangen zu verschiedenen Zeiten an, sie tragen verschiedene Freigaben, und keine deckt die andere ab, wenn jemand fehlt. Sie als einen Topf zu planen ist der Weg zu einem Samstag mit vier Technikern an den Bühnen und niemandem, der ein Auto herausgibt.
Rollen bringen das in Ordnung. Jede Gruppe wird auf ihrem eigenen Muster gezeichnet, für jede wird eine Mindestbesetzung gesetzt, und die Kosten der Woche bleiben trotzdem eine Zahl unten. Der Berater an der Theke und der Techniker an der Bühne werden getrennt geplant und aus demselben Blatt bezahlt.
Die Freigabe entscheidet, wer den Auftrag nimmt
Klimaanlage, Hochvolt, Bremsenprüfung: jede davon regelt, wer die Arbeit überhaupt anfassen darf. Die Qualifikation an der Person zu führen statt im Gedächtnis von jemandem sorgt dafür, dass der Plan einen Auftrag nicht mehr den sechs Leuten anbietet, die dafür nicht freigegeben sind.
Verkaufte Stunden und bezahlte Stunden
Eine Werkstatt kalkuliert in Arbeitswerten und zahlt in Uhrstunden, und der Unterschied zwischen beiden ist die Marge der Abteilung. Darüber streitet niemand. Schief geht etwas anderes: meist wird nur eine der beiden Zahlen gespeichert, deshalb passiert der Vergleich monatlich, im Nachhinein, wenn sich nichts mehr daran ändern lässt.
Das Stempeln am Auftrag speichert beide. Die Inspektion für zwei Stunden, die drei gedauert hat, taucht am selben Tag auf, und eine Auftragsart, die immer überzieht, taucht binnen zwei Wochen auf. Das ist ein Gespräch über Preise, und es kann erst stattfinden, wenn die Daten existieren.
Zwei Zahlen, ein Fahrzeug. Der Rest ist Rechnen.
Die Saisons, die eine Werkstatt wirklich hat
Das Jahr ist nicht flach. Die erste kalte Woche füllt das Terminbuch mit Batterien und Anlassern, die Wochen vor einer Prüffrist füllen es mit Untersuchungen, und die zwei Wochen nach einem Feiertag sind ruhig genug, um zu beunruhigen. Ein Muster, das für jeden dieser Abschnitte einmal gebaut und wieder angewendet wird, erspart das Neuzeichnen einer Woche, die schon gelöst war.
Der zweite Standort verändert die Frage
Eine Werkstatt zu führen ist ein Dienstplan. Drei zu führen ist Verteilung. Eine Garantieaktion landet an einem Standort, der Techniker, der sie am schnellsten abräumen würde, sitzt an einem anderen, und die Gruppe erfährt davon beim Monatsabschluss, wenn die Lohnverrechnung unten liegt.
Die Standorte auf eine Tafel zu stellen macht das Ungleichgewicht am selben Tag sichtbar, und das ist der einzige Tag, an dem sich etwas machen lässt. Jemand kann für eine Schicht ausgeliehen werden. Eine Woche, die an einem Standort funktioniert, wird auf einen neuen kopiert statt aus einem leeren Raster gezeichnet. Der Funktionsumfang von Shifton deckt Dienstplan, Zeiterfassung, Benachrichtigungen und Auswertungen aus einem Konto ab.
In einer Werkstatt sitzt niemand am Schreibtisch
Die Leute, die den Plan brauchen, liegen unter einem Auto, stehen im Teilelager oder mit einem Kunden auf dem Hof. Ein ausgedrucktes und an die Wand geklebtes Blatt ist nach dem zweiten Anruf des Morgens veraltet.
Also lebt der Plan auf dem Telefon. Dort wird die Vertretung geregelt, dort wird Urlaub beantragt, und eine Änderung erreicht die vier Personen, die sie betrifft, statt der ganzen Werkstatt. Was früher eine Reihe von Anrufen zwischen Annahme und Bühne war, wird eine Benachrichtigung.
Sieben Uhr morgens ist die eigentliche Probe
Das brauchbare Maß für ein Planungswerkzeug ist nicht, wie die Woche aussieht, wenn sie am Freitag gezeichnet wird. Es ist, was am Dienstag um sieben passiert, wenn jemand nicht kommen kann und elf Autos für neun Uhr eingebucht sind.
Was das nicht ist
Das ist kein Händlerverwaltungssystem. Es führt weder die Fahrzeugakte noch bestellt es Teile oder schreibt die Rechnung, und jede Werkstatt, die groß genug dafür ist, betreibt so etwas längst. Darunter liegt die Ebene der Menschen: wer da ist, wofür er freigegeben ist, wie die Stunden tatsächlich ausfielen und was die Woche gekostet hat.
Werkstätten greifen meist dann danach, wenn die weiße Tafel aufhört zu funktionieren, und das liegt ungefähr bei sechs Technikern und einem zweiten Berater.
Der Anfang
Bis zehn Personen kostet die Plattform nichts und trägt kein Zeitlimit, was eine freie Werkstatt vollständig abdeckt: den Plan, die einfache Zeiterfassung, die App auf dem Telefon und die Auswertungen. Kostenpflichtige Module beginnen bei 0,50 Dollar je Mitarbeiter im Monat und tragen eine Testphase von bis zu 60 Tagen, sodass eine Gruppe die Kostenauswertung ein volles Quartal laufen lassen kann, bevor sie sich auf irgendetwas festlegt.
Teile und das Warten, das mit ihnen kommt
Ein Auftrag, der steht, weil ein Teil zwei Tage entfernt ist, ist für sich genommen kein Planungsfehler, wird aber in dem Moment einer, in dem der zugeteilte Techniker nichts anderes eingebucht hat. Das Fahrzeug hält eine Bühne, die Arbeitskraft steht still, und keines von beiden taucht irgendwo auf, bis die Woche durchgesehen wird und die Verrechnungszahl schon zu niedrig ist.
Den Auftrag auf der Tafel im Wartezustand zu halten hält die Bühne ehrlich. Der Techniker wird auf etwas anderes geplant, das dem Kunden gegebene Versprechen steht am Fahrzeug statt in der Erinnerung an ein Telefonat, und an dem Tag, an dem das Teil eintrifft, kehrt die Arbeit ins Terminbuch zurück, statt davon abzuhängen, wer die Nachricht zufällig angenommen hat.
Ein Rückläufer ist ein Planungsproblem und nicht nur ein Qualitätsproblem
Ein Auto, das mit demselben Fehler zurückkommt, kostet die Abteilung zweimal: die Arbeit wird nicht berechnet, und der Platz, den es einnimmt, war an jemand anderen verkauft. Den Rückläufer am ursprünglichen Auftrag zu belassen, mit demselben Techniker, wo der Plan es zulässt, ist eine kleine Planungsentscheidung mit einer direkten Linie zum Monat.
Häufig gestellte Fragen
Was macht eine Dienstplan Software für die Kfz-Werkstatt konkret?
Sie zeichnet den Werkstattplan entlang des Terminbuchs, hält geschulte Techniker auf den Arbeiten, die sie verlangen, erfasst die Zeit, die jedes Fahrzeug gefressen hat, und zeigt die Kosten der Woche, bevor sie veröffentlicht wird. Die Mitarbeiter lesen den Plan und regeln Vertretungen vom Telefon aus.
Lassen sich Techniker und Serviceberater getrennt planen?
Ja. Jede Person trägt eine Rolle, deshalb werden Hebebühne und Annahme auf eigenen Mustern gezeichnet, während Gesamtbesetzung und Gesamtkosten auf einem Bildschirm bleiben. Für jede Rolle lässt sich eine Mindestbesetzung setzen, und das verhindert einen Samstag, an dem niemand ein Auto herausgeben kann.
Wie werden Arbeitswerte mit den bezahlten Stunden abgeglichen?
Gestempelt wird am Auftrag und nicht am Tag, deshalb lassen sich verkaufte und bezahlte Stunden je Fahrzeug gegeneinander lesen. Eine Auftragsart, die ihre Kalkulation immer reißt, fällt binnen zwei Wochen auf, solange sich der Preis noch ändern lässt.
Wie wird die Vertretung geregelt, wenn ein Techniker sich krank meldet?
Die leere Schicht geht gleichzeitig an alle, die für diese Arbeit freigegeben sind, und wer sie nimmt, wird von der Leitung bestätigt. Die Änderung erreicht die Handvoll Betroffener statt der ganzen Werkstatt.
Funktioniert das für eine Autohausgruppe mit mehreren Standorten?
Ja. Jede Werkstatt und jeder Servicebetrieb sitzt auf einer Tafel, ein geschulter Techniker lässt sich für einen Tag an den vollen Standort ausleihen, und eine Woche, die an einem Ort funktioniert, wird auf den nächsten kopiert statt aus einem leeren Raster gezeichnet.
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