Program do grafików dla warsztatów i salonów aut

Warsztat to kolejka, a nie kalendarz

Wszystko w serwisie wisi pod jedną liczbą: ile aut da się obsłużyć naraz, przez ludzi, którzy mają do nich uprawnienia. Grafik, który tej liczby nie widzi, produkuje poranki, w których trzej technicy dzielą dwa podnośniki, i popołudnia, w których podnośnik stoi pusty, bo jedyny człowiek z dopuszczeniem do klimatyzacji jest w połowie sprzęgła.

Dlatego zwykły planer personelu leży na warsztacie źle. Zakłada tydzień, który się powtarza. Warsztat ma kalendarz przesuwany każdego popołudnia, styczeń padniętych akumulatorów, falę przeglądów przed terminem i klienta przy ladzie, który pyta, czy auto będzie gotowe na siedemnastą.

Role, które nie zastąpią się nawzajem

Hala dealerska trzyma co najmniej cztery grupy: mechaników, diagnostów, doradców serwisowych i magazyn części. Zaczynają o różnych godzinach, mają różne uprawnienia i żadna z nich nie podmieni drugiej, gdy kogoś zabraknie. Planowanie ich jako jednej puli kończy się sobotą, w której czterech techników stoi przy podnośnikach, a nie ma komu wydać auta.

Role to naprawiają. Każda grupa rysowana jest na własnym wzorcu, dla każdej ustawia się minimalną obsadę, a koszt tygodnia i tak zostaje jedną liczbą na dole. Doradca przy ladzie i technik przy podnośniku planowani są osobno, a rozliczani z tego samego arkusza.

To uprawnienie decyduje, kto weźmie zlecenie

Klimatyzacja, wysokie napięcie, badanie hamulców: każde z nich odsiewa, kto w ogóle może dotknąć tej pracy. Trzymanie uprawnienia przy człowieku, a nie w czyjejś pamięci, sprawia, że grafik przestaje podsuwać zlecenie sześciu osobom, które nie mają do niego dopuszczenia.

Godziny sprzedane i godziny zapłacone

Warsztat wycenia w normogodzinach, a płaci w godzinach zegarowych, i różnica między nimi to marża serwisu. Nikt z tym nie dyskutuje. Psuje się co innego: zwykle przechowywana jest tylko jedna z dwóch liczb, więc porównanie odbywa się raz w miesiącu, wstecz, kiedy nic już nie da się z tym zrobić.

Odbijanie czasu przy zleceniu zapisuje obie. Dwugodzinny przegląd, który zajął trzy, widać tego samego dnia, a typ naprawy, który zawsze przekracza wycenę, wychodzi w ciągu dwóch tygodni. To rozmowa o cenniku i może się odbyć dopiero wtedy, gdy dane istnieją.

Dwie liczby, jedno auto. Reszta to arytmetyka.

Sezony, które warsztat naprawdę ma

Rok nie jest płaski. Pierwszy mroźny tydzień zapełnia kalendarz akumulatorami i rozrusznikami, tygodnie przed terminem przeglądów zapełniają go badaniami technicznymi, a dwa tygodnie po długim weekendzie bywają ciche aż do niepokoju. Wzorzec zbudowany raz dla każdego z tych okresów i użyty ponownie oszczędza rysowania tygodnia, który już raz został rozwiązany.

Druga filia zmienia pytanie

Prowadzenie jednego warsztatu to grafik. Prowadzenie trzech to rozdział ludzi. Akcja gwarancyjna ląduje w jednej filii, technik, który zamknąłby ją najszybciej, siedzi w drugiej, a grupa dowiaduje się o tym przy zamknięciu miesiąca, gdy sprzedaż robocizny jest niższa.

Postawienie filii na jednej tablicy pokazuje nierównowagę tego samego dnia, a to jedyny dzień, w którym da się z nią cokolwiek zrobić. Kogoś można pożyczyć na jedną zmianę. Tydzień, który działa w jednej filii, kopiuje się do nowej zamiast rysować go od pustej siatki. Zestaw funkcji Shifton obejmuje grafik, rejestrację czasu, powiadomienia i raporty z jednego konta.

W warsztacie nikt nie siedzi przy biurku

Ludzie, którzy potrzebują grafiku, leżą pod autem, stoją w magazynie części albo na placu z klientem. Kartka wydrukowana i przyklejona do ściany jest nieaktualna po drugim porannym telefonie.

Dlatego grafik mieszka w telefonie. Tam umawia się zastępstwo, tam składa się wniosek o wolne, a zmiana dociera do czterech osób, których dotyczy, a nie do całego warsztatu. To, co było serią telefonów między przyjęciem a halą, staje się powiadomieniem.

Prawdziwy test to siódma rano

Użyteczna miara narzędzia do grafików to nie to, jak wygląda tydzień rysowany w piątek. To, co dzieje się we wtorek o siódmej, gdy ktoś nie może przyjść, a jedenaście aut jest zapisanych na dziewiątą.

Czym to nie jest

To nie jest system zarządzania dealerem. Nie trzyma historii pojazdu, nie zamawia części i nie wystawia faktury, a każdy warsztat na tyle duży, by tego potrzebować, już taki system ma. Pod spodem leży warstwa ludzi: kto jest w pracy, do czego ma dopuszczenie, ile godzin naprawdę wyszło i ile kosztował tydzień.

Warsztaty sięgają po to zwykle wtedy, gdy tablica suchościeralna przestaje działać, co wypada mniej więcej przy sześciu technikach i drugim doradcy.

Od czego zacząć

Do dziesięciu osób platforma nic nie kosztuje i nie ma limitu czasu, co pokrywa niezależny warsztat w całości: grafik, podstawową rejestrację czasu, aplikację w telefonie i raporty. Płatne moduły zaczynają się od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie i mają okres próbny do 60 dni, więc grupa może przepuścić raportowanie kosztów przez cały kwartał, zanim się na cokolwiek zdecyduje.

Części i czekanie, które za nimi idzie

Naprawa, która stanęła, bo część jedzie dwa dni, sama w sobie nie jest błędem grafiku, ale staje się nim w chwili, gdy przypisany do niej technik nie ma nic innego zapisanego. Auto trzyma podnośnik, robocizna stoi, i żadna z tych rzeczy nigdzie nie wychodzi, dopóki nie przegląda się tygodnia, a wynik sprzedaży robocizny jest już zaniżony.

Trzymanie zlecenia na tablicy w stanie oczekiwania utrzymuje podnośnik w uczciwości. Technik zostaje zaplanowany na coś innego, obietnica dana klientowi stoi przy aucie, a nie w czyimś wspomnieniu rozmowy telefonicznej, a w dniu, w którym część dojedzie, praca wraca do kalendarza, zamiast zależeć od tego, kto akurat odebrał wiadomość.

Reklamacja to problem grafiku, nie tylko jakości

Auto, które wraca z tą samą usterką, kosztuje serwis dwa razy: robocizna jest niezafakturowana, a termin, który zajmuje, był sprzedany komuś innemu. Podpięcie powrotu pod pierwotne zlecenie, z tym samym technikiem, jeśli grafik na to pozwala, to drobna decyzja planistyczna z prostą linią do wyniku miesiąca.