Program za razporejanje osebja za catering in banketne ekipe

Catering ne teče po ponavljajočem se tedenskem razporedu. Teče po naročilih, od katerih vsako potrebuje drugo ekipo, drugo prizorišče in drugo količino ur, potrjena so tedne vnaprej, do samega dne pa se spremenijo še dvakrat. Program za razporejanje osebja na dogodkih obstaja zato, ker preglednica takšne oblike ne zdrži dolgo, ne da bi kdo izgubil pregled, kdo je bil za kaj potrjen.

Sestava delovne sile stvar dodatno zaplete. Catering na terenu sloni na občasnih in honorarnih ljudeh, ki delajo za dve ali tri podjetja hkrati, zato je oseba, ki ste jo rezervirali v torek, v četrtek morda že zasedena. Razporejanje se mora začeti pri razpoložljivosti in ne pri prazni mreži. Isti ljudje delajo tudi pri postavitvi in podrtju sejmov, čemur je namenjena posebna stran o načrtovanju osebja na sejmišču.

Kaj mora program za razporejanje osebja na dogodkih obvladati

O tem, ali orodje preživi natrpano sezono, odločajo štiri stvari. Sestaviti mora ekipo za konkreten datum in konkretno prizorišče, ne za splošen teden. Doseči mora honorarne sodelavce na telefonu in zabeležiti njihov odgovor. Zajeti mora ure, ki so bile res opravljene, saj se dogodki podaljšajo skoraj po pravilu. In pokazati mora, koliko je naročilo stalo pri delu, dokler je še čas, da naslednje pravilno ovrednotite.

Program za kadrovanje na dogodkih, ki pokriva vse štiri točke, prekaša težko platformo, katere menijev koordinator sredi poročne sezone nima kdaj raziskovati. Oznaka je manj pomembna od tega, kako se prilega: program za razporejanje ekip na dogodkih, program za upravljanje osebja na dogodkih in orodja za sestavljanje razporedov opisujejo isto delo, takoj ko odmislite tržni jezik.

Ekipa za dogodek namesto polnjenja tedna

Catering izmena je vezana na dogodek in ne na oddelek. Postavljanje se začne ure pred prihodom gostov, strežba teče do nepredvidljivega konca, pospravljanje pa se lahko zavleče čez polnoč. To se da sestaviti v tedenskem koledarju, kadar vsaka izmena nosi svoj natančen začetek in konec in jo je mogoče označiti s prizoriščem ali projektom stranke, ki mu pripada.

Vse, česar niste zapolnili, gre v vrstico odprtih izmen, kjer to hkrati vidi vsak usposobljen član ekipe. To je razlika med programom za upravljanje osebja na dogodkih in seznamom telefonskih številk: ponudba gre ven enkrat, z enega mesta, odgovor pa se zabeleži, namesto da si ga je treba zapomniti. Shiftonov modul za razporejanje izmen pokriva odprte izmene, zamenjave in predloge za večkratno uporabo, tako da se standardna shema poroke za 120 gostov znova sestavi v nekaj sekundah, namesto da bi jo tipkali na novo. Na strani ekipe ista informacija prispe kot aplikacija za razporejanje osebja na dogodkih na telefon, in to je edini kanal, ki ga honorarni sodelavci zanesljivo preverjajo. Aplikacija za upravljanje osebja na dogodkih se meri po eni sami stvari: ali član ekipe vidi čas prihoda, prizorišče in čas konca, ne da bi komu pisal.

Honorarna ekipa in ozko grlo razpoložljivosti

Najtežji del programa za razporejanje v cateringu ni koledar, temveč vedeti, kdo v resnici lahko dela. Član ekipe označi ure, ko je prost, v mesečnem koledarju razpoložljivosti in jih sam posodablja, kar pomeni, da razpored nastaja ob živi sliki in ne ob obrazcu, ki ga je nekdo izpolnil pred šestimi tedni.

Že ta ena sprememba odpravi večino dopisovanja sem in tja. Ponudbe prispejo do ljudi, ki so prosti, potrditve se vračajo hitreje, koordinator pa neha prečesavati seznam stikov po padajoči zanesljivosti. Catering aplikacija za razporejanje, ki izhaja iz razpoložljivosti, prejme bistveno manj zavrnitev kot tista, ki se začne pri praznem tednu. Podjetja, ki rastejo, po programu za razporejanje v catering podjetjih posežejo prav takrat, ko seznam stikov preraste spomin ene osebe.

Načrtujte sezono, ne tedna

Povpraševanje v cateringu prihaja v valovih. Poslovna sezona, poročna sezona in decembrski niz stisnejo naročila v nekaj tednov, tveganje pa se preseli od iskanja ljudi k preobremenjevanju istih zanesljivih nekaj. Mesečni pogled postavi celoten koledar naročil na en zaslon s tekočim seštevkom ur ob vsakem imenu, tako da breme razdelite, preden se kdo izčrpa.

• Vidite vsak potrjen datum in ure, ki jih vsak že nosi
• Opazite datume, ki še kažejo nezapolnjene ure, in ukrepate zgodaj
• Označite državne praznike, ki bodo nosili višjo postavko
• Dolgoročna naročila ostanejo vidna in ne pristanejo v ločenem rokovniku

Program za razporejanje banketov, ki prikazuje le teden, skrije prav vzorec, ki ga morate upravljati. Aplikacija za banketni razpored, ki se odpre na mesecu in ne na dnevu, daje vodjem enak dolgoročni pogled, sistem za razporejanje banketov, ki hrani seštevke ur po osebi, pa prepreči, da bi sezono odnesli trije ljudje.

Ure, odmori in višje postavke tistega večera

Načrtovane in opravljene ure v cateringu redko sovpadajo. Strežba, ki bi se morala končati ob desetih, se konča ob enajstih, ta razlika pa mora do obračuna plač priti brez verige sporočil naslednje jutro. Ekipa se v aplikaciji prijavi in odjavi na svoji razporejeni izmeni, odmori se beležijo ločeno, dejanski časi pa stojijo ob načrtovanih na isti kartici izmene.

Urne postavke se nastavijo na sami izmeni, zato lahko noč, državni praznik ali podaljšanje nosijo višjo postavko kot običajno dnevno naročilo. Dodatki in odbitki se zabeležijo na istem mestu. Program za razporejanje banketnega osebja, ki vse to zajame na ravni izmene, odpravi usklajevanje, ki sicer požre prvi dan vsakega meseca. Ločeno priklopljen program za evidenco banketnega osebja ustvari drug zapis, s katerim se je treba prerekati, kar je ravno nasprotje namena. Program za spremljanje časa na banketih mora zdržati tudi dva dogodka v štiriindvajsetih urah, česar dnevne evidence nikoli ne zmorejo.

Koliko ekipa res stane na naročilo

Delo je marža cateringa na terenu. Ko so ure, postavke, dodatki in odbitki vezani na izmene in ne naknadno vtipkani v evidenco, je strošek naročila številka, ki jo izvozite, in ne ocena, ki jo morate braniti. Poročila o delovnih urah, proračunu in urnih postavkah filtrirate po mesecu in delovnem mestu ter izvozite za obračun plač ali za pregled s stranko. Prav tu upravljanje catering osebja neha biti ugibanje in začne določati, kako oblikujete ponudbe. Program za razporejanje catering osebja, ki hrani ure in postavke na isti izmeni, vam da strošek na naročilo in ne stroška na mesec.

Prizorišča, projekti in ekipe na več lokacijah

Večina catering podjetij dela na prizoriščih, ki niso njihova, pogosto na dveh ali treh isti konec tedna. Označevanje izmen s projektom ali lokacijo drži ekipe ločene, medtem ko seštevki ostanejo v enem računu, zato koordinator vidi, da na eni lokaciji v soboto manjkata dva natakarja, na drugi pa je ljudi preveč. Ekipe, ki pokrivajo tudi stalne lokacije, jih lahko načrtujejo ob delu na dogodkih, o čemer govori naša stran konferenčni prostori. Program za razporejanje banketnih ekip mora držati prizorišče, čas prihoda in ekipo skupaj, saj je naslov podrobnost, ki jo ljudje najpogosteje zamešajo. Program za banketne razporede, ki vsako izmeno obravnava, kot da poteka na sedežu podjetja, povzroči prav to napako. Prijava glede na lokacijo prek modula za geolokacijo je na voljo kot plačljiv dodatek tam, kjer je potrditev prihoda na neznano prizorišče pomembna.

Kako izbrati program za razporejanje v cateringu

Vsako platformo preizkusite na svojem najtežjem koncu tedna in ne na najlažjem. Sestavite soboto s tremi dogodki na treh prizoriščih in izmerite, koliko časa traja. Odprite aplikacijo na telefonu člana ekipe in preverite, kako hitro najde čas prihoda in naslov. Premaknite začetek za eno uro in preštejte, koliko traja, da novica doseže vse razporejene. Aplikacija za banketni razpored ni vredna nič, če posodobitev prispe potem, ko je ekipa že odšla od doma, program za razporejanje banketnih izmen, ki za objavo zahteva prenosnik, pa v soboto ne bo uporabljen.

Vse, kar še vedno stoji na natisnjeni predlogi razporeda za osebje na dogodku, banketni predlogi ali skupni datoteki, bo v dveh tednih zašlo mimo resničnosti. Pod deset ljudi je Shifton brezplačen brez časovne omejitve, kar ustreza majhnemu catering podjetju, ki zapušča catering predlogo razporeda v preglednici. Ko prevzemate več naročil, plačljivi paketi dodajo načrtovanje za več lokacij, poglobljena poročila in module, ki jih potrebuje večja dejavnost kadrovanja na dogodkih. Cilj se ne spremeni: vsak dogodek pokrit z ekipo, vsaka ura evidentirana in strošek dela, ki se ujema z vašo ponudbo.