Schemaläggning för bilverkstäder och bilhandlare

En verkstad är en kö, inte en kalender

Allt på en serviceavdelning hänger under ett enda tal: hur många fordon som kan arbetas på samtidigt, av människor som är behöriga att arbeta på dem. Ett schema som ignorerar det talet producerar morgnar där tre tekniker delar två lyftar, och eftermiddagar där en lyft står tom eftersom den enda som är behörig på luftkonditionering är halvvägs in i en koppling.

Därför sitter en allmän personalplanerare illa på en verkstad. Den förutsätter en vecka som upprepar sig. En verkstad har en bok som flyttar sig varje eftermiddag, en januari av döda batterier, en våg av besiktningar före ett datum och en kund vid disken som frågar om bilen är klar till fem.

Roller som inte kan täcka för varandra

Golvet hos en bilhandlare rymmer minst fyra grupper: mekaniker, diagnostekniker, servicerådgivare och reservdelsdisken. De börjar vid olika tider, bär olika behörigheter, och ingen av dem täcker för en annan när någon fattas. Att planera dem som en enda pool slutar med en lördag där fyra tekniker står vid lyftarna och ingen finns som kan lämna tillbaka en bil.

Roller löser det. Varje grupp ritas på sitt eget mönster, en minsta bemanning sätts för var och en, och veckans kostnad är fortfarande ett enda tal längst ner. Rådgivaren vid disken och teknikern vid lyften planeras isär och betalas från samma blad.

Behörigheten avgör vem som tar jobbet

Luftkonditionering, högspänning, bromsprov: var och en av dem grindar vem som alls får röra arbetet. Att hålla behörigheten på personen i stället för i någons minne gör att schemat slutar erbjuda jobbet till de sex som inte har rätt att utföra det.

Sålda timmar och betalda timmar

En verkstad prissätter i normtimmar och betalar i verkliga timmar, och skillnaden mellan de två är avdelningens marginal. Ingen bråkar om det. Det som går fel är att bara ett av de två talen brukar lagras, så jämförelsen sker månadsvis, i efterhand, när ingenting längre kan ändras.

Stämpling mot arbetsordern lagrar båda. Tvåtimmarsservicen som tog tre syns samma dag, och en jobbtyp som alltid spränger sitt pris syns inom fjorton dagar. Det är ett prissamtal, och det kan bara hållas när uppgifterna finns.

Två tal, en bil. Resten är aritmetik.

De säsonger en verkstad faktiskt har

Året är inte platt. Den första kalla veckan fyller boken med batterier och startmotorer, veckorna före ett besiktningsdatum fyller den med besiktningar, och de två veckorna efter en helg är tysta nog att oroa. Ett mönster byggt en gång för var och en av dem och återanvänt sparar in att rita om en vecka som redan är löst.

Den andra anläggningen ändrar frågan

Att driva en verkstad är ett schema. Att driva tre är fördelning. En garantikampanj landar på en anläggning, teknikern som skulle beta av den snabbast sitter på en annan, och gruppen får veta det vid månadsstängningen när den sålda tiden är lägre.

Att lägga anläggningarna på samma tavla gör obalansen synlig samma dag, vilket är den enda dag då något kan göras åt den. Någon kan lånas ut för ett pass. En vecka som fungerar på en anläggning kan kopieras till en ny i stället för att ritas från ett tomt rutnät. Shiftons funktionsuppsättning täcker schemat, stämplingen, aviseringarna och rapporteringen från ett konto.

Ingen på en verkstad sitter vid ett skrivbord

De som behöver schemat ligger under en bil, står i reservdelslagret eller ute på planen med en kund. Ett blad som skrivits ut och tejpats på väggen är inaktuellt vid morgonens andra telefonsamtal.

Så schemat bor i telefonen. Täckning görs upp där, ledighet begärs där, och en ändring når de fyra personer den berör i stället för hela verkstaden. Det som förr var en rad samtal mellan disken och lyftarna blir en avisering.

Sju på morgonen är det riktiga provet

Det användbara måttet på ett schemaverktyg är inte hur veckan ser ut när den ritas en fredag. Det är vad som händer på tisdag klockan sju när någon inte kan komma in och elva bilar är inbokade till nio.

Vad detta inte är

Detta är inte ett återförsäljarsystem. Det håller inte fordonets kort, beställer inte delar och skriver inte fakturan, och varje verkstad som är stor nog att behöva sådant kör redan ett. Under ligger människolagret: vem som är inne, vad de är behöriga att göra, hur många timmarna faktiskt blev och vad veckan kostade.

Verkstäder sträcker sig efter det oftast när whiteboarden slutar räcka till, vilket landar någonstans kring sex tekniker och en andra rådgivare.

Att börja

Upp till tio personer kostar plattformen ingenting och har ingen tidsgräns, vilket täcker en fristående verkstad helt: schemat, den enkla stämplingen, telefonappen och rapporterna. Betalda moduler börjar på 0,50 dollar per anställd och månad och har en prövotid på upp till 60 dagar, så en grupp kan köra kostnadsrapporterna genom ett helt kvartal innan den binder sig vid något.

Delarna och väntan som följer med dem

Ett jobb som stannar för att en del är två dagar bort är inte i sig ett schemafel, men blir det i samma stund som teknikern som satts på det inte har något annat inbokat. Fordonet håller en lyft, arbetet står stilla, och inget av det syns någonstans förrän veckan gås igenom och siffran för såld tid redan är låg.

Att hålla arbetsordern på tavlan i väntande läge håller lyften ärlig. Teknikern planeras på något annat, löftet till kunden ligger vid fordonet i stället för i någons minne av ett telefonsamtal, och den dag delen landar återvänder jobbet till boken i stället för att bero på vem som råkade ta meddelandet.

En bil som kommer tillbaka är också ett schemaproblem

En bil som återvänder för samma fel kostar avdelningen två gånger: arbetet faktureras inte, och tiden den upptar var såld till någon annan. Att hålla återbesöket kopplat till den ursprungliga arbetsordern, med samma tekniker där schemat tillåter, är ett litet planeringsbeslut med rak linje till månaden.