Software de planificación para talleres y concesionarios

Un taller es una cola, no un calendario

Todo en un departamento de servicio cuelga de un número: cuántos vehículos se pueden atender a la vez, por gente cualificada para tocarlos. Un cuadrante que ignora ese número produce mañanas en las que tres técnicos comparten dos elevadores, y tardes en las que un elevador está vacío porque el único autorizado para clima está a medias con un embrague.

Por eso un planificador de personal genérico le sienta mal a un taller. Da por hecho una semana que se repite. Un taller tiene una agenda que se mueve cada tarde, un enero de baterías muertas, una tanda de inspecciones antes de una fecha límite y un cliente en el mostrador preguntando si el coche estará a las cinco.

Roles que no se sustituyen entre sí

La planta de un concesionario tiene al menos cuatro grupos: técnicos, especialistas de diagnosis, asesores de servicio y el mostrador de recambios. Entran a horas distintas, llevan habilitaciones distintas y ninguno cubre al otro cuando falta alguien. Planificarlos como una sola bolsa es como acaba un sábado con cuatro técnicos en los elevadores y nadie que entregue un coche.

Los roles arreglan eso. Cada grupo se dibuja con su propio patrón, se fija un mínimo para cada uno, y el coste de la semana sigue siendo un solo número abajo. El asesor del mostrador y el técnico del elevador se planifican aparte y se pagan de la misma hoja.

La habilitación decide quién coge el trabajo

Clima, alta tensión, banco de frenos: cada una de esas cosas filtra quién puede tocar el trabajo. Guardar la habilitación contra la persona y no en la memoria de alguien hace que el cuadrante deje de ofrecer un trabajo a las seis personas que no están autorizadas para hacerlo.

Horas vendidas y horas pagadas

Un taller presupuesta en horas de baremo y paga en horas de reloj, y la diferencia entre las dos es el margen del departamento. Nadie discute eso. Lo que se tuerce es que normalmente solo se guarda una de las dos cifras, así que la comparación ocurre una vez al mes, con retraso, cuando ya no se puede cambiar nada.

Fichar contra la orden guarda las dos. El servicio de dos horas que se llevó tres aparece el mismo día, y un tipo de trabajo que siempre se pasa aparece en quince días. Eso es una conversación sobre tarifas, y solo puede darse cuando el dato existe.

Dos cifras, un vehículo. El resto es aritmética.

Las temporadas que un taller tiene de verdad

El año no es plano. La primera semana de frío llena la agenda de baterías y motores de arranque, las semanas previas a una fecha de inspección la llenan de revisiones, y la quincena posterior a un festivo está tan tranquila que asusta. Un patrón montado una vez para cada uno de esos tramos y reaplicado ahorra volver a dibujar una semana que ya estaba resuelta.

El segundo centro cambia la pregunta

Llevar un taller es un cuadrante. Llevar tres es reparto. Una campaña de garantía cae en un centro, el técnico que la despacharía más rápido está en otro, y el grupo se entera cuando cierra el mes y la venta de mano de obra ha bajado.

Poner los centros en un mismo tablero hace visible el desequilibrio el mismo día, que es el único día en el que se puede hacer algo. Se puede prestar a alguien para un turno. Una semana que funciona en un centro se copia a uno nuevo en lugar de dibujarla desde una rejilla vacía. El conjunto de funciones de Shifton cubre el cuadrante, el fichaje, las notificaciones y los informes desde una sola cuenta.

En un taller nadie está sentado en una mesa

La gente que necesita el cuadrante está debajo de un coche, en el almacén de recambios o en la explanada con un cliente. Una hoja impresa y pegada a la pared está desfasada a la segunda llamada de la mañana.

Por eso el cuadrante vive en el móvil. Allí se arregla la cobertura, allí se piden los días libres, y un cambio llega a las cuatro personas a las que toca y no a todo el taller. Lo que era una serie de llamadas entre el mostrador y los elevadores se convierte en una notificación.

Las siete de la mañana son la prueba de verdad

La medida útil de una herramienta de cuadrantes no es cómo queda la semana dibujada un viernes. Es lo que pasa un martes a las siete cuando alguien no puede venir y hay once coches citados a las nueve.

Lo que esto no es

Esto no es un sistema de gestión de concesionario. No guarda la ficha del vehículo, no pide recambios ni emite la factura, y cualquier taller lo bastante grande para necesitar eso ya tiene uno. Lo que hay debajo es la capa de las personas: quién está, para qué está autorizado, cuántas horas fueron en realidad y cuánto costó la semana.

Los talleres suelen llegar a esto cuando la pizarra deja de funcionar, y eso cae en algún punto alrededor de seis técnicos y un segundo asesor.

Empezar

Hasta diez personas la plataforma no cuesta nada y no lleva límite de tiempo, lo que cubre entero a un taller independiente: el cuadrante, el fichaje básico, la aplicación del móvil y los informes. Los módulos de pago arrancan en 0,50 dólares por empleado al mes y llevan una prueba de hasta 60 días, así que un grupo puede pasar los informes de coste por un trimestre completo antes de comprometerse a nada.

Los recambios y la espera que traen consigo

Un trabajo que se para porque una pieza está a dos días no es por sí solo un fallo de planificación, pero se convierte en uno en cuanto el técnico asignado no tiene nada más citado. El vehículo ocupa un elevador, la mano de obra está parada, y ninguna de las dos cosas sale en ningún sitio hasta que se revisa la semana y la cifra de venta ya se ha quedado corta.

Mantener la orden en el tablero en estado de espera mantiene honesto al elevador. Al técnico se le planifica otra cosa, la promesa hecha al cliente queda contra el vehículo y no en el recuerdo que alguien tenga de una llamada, y el día que la pieza llega el trabajo vuelve a la agenda en lugar de depender de quién cogiera el mensaje.

Un coche que vuelve es un problema de cuadrante, no solo de calidad

Un coche que regresa por la misma avería le cuesta dos veces al departamento: la mano de obra no se factura y el hueco que ocupa estaba vendido a otro. Enganchar la vuelta a la orden original, con el mismo técnico cuando el cuadrante lo permite, es una decisión pequeña de planificación con una línea directa al mes.