Softvér na plánovanie zmien pre autoservisy a predajcov

Dielňa je rad, nie kalendár

Všetko v servise visí pod jedným číslom: koľko vozidiel sa dá obslúžiť naraz, a to ľuďmi, ktorí na ne majú kvalifikáciu. Rozpis, ktorý toto číslo ignoruje, vyrába rána, keď si traja technici delia dva zdviháky, a popoludnia, keď zdvihák stojí prázdny, lebo jediný človek s oprávnením na klimatizáciu je v polovici spojky.

Preto všeobecný plánovač personálu sedí dielni zle. Predpokladá týždeň, ktorý sa opakuje. Dielňa má knihu, ktorá sa posúva každé popoludnie, január vybitých batérií, vlnu prehliadok pred termínom a zákazníka pri pulte, ktorý sa pýta, či bude auto hotové do piatej.

Roly, ktoré sa navzájom nezastúpia

Hala u predajcu drží najmenej štyri skupiny: mechanikov, diagnostikov, servisných poradcov a sklad dielov. Začínajú v rôznom čase, majú rôzne oprávnenia a žiadna z nich nezaskočí za druhú, keď niekto chýba. Plánovať ich ako jednu skupinu sa končí sobotou, keď štyria technici stoja pri zdvihákoch a nie je komu vydať auto.

Roly to riešia. Každá skupina sa kreslí na vlastný vzor, pre každú sa nastaví minimálne obsadenie a náklady týždňa aj tak zostanú jedným číslom dole. Poradca pri pulte a technik pri zdviháku sa plánujú zvlášť a platia sa z toho istého hárku.

O tom, kto zákazku vezme, rozhoduje oprávnenie

Klimatizácia, vysoké napätie, skúšanie bŕzd: každá z tých vecí filtruje, kto sa práce vôbec smie dotknúť. Držať kvalifikáciu pri človeku namiesto v niečej pamäti znamená, že rozpis prestane ponúkať zákazku šiestim ľuďom, ktorí na ňu oprávnenie nemajú.

Predané hodiny a zaplatené hodiny

Dielňa ponúka v normohodinách a platí v odpracovaných hodinách, a rozdiel medzi tým je marža oddelenia. S tým nikto nepolemizuje. Chyba je v tom, že sa obvykle ukladá len jedno z tých dvoch čísel, takže porovnanie prebehne mesačne, spätne, keď sa s ním už nedá nič robiť.

Písanie času k zákazke ukladá obe. Dvojhodinová prehliadka, ktorá trvala tri, je vidieť ten istý deň, a typ zákazky, ktorý vždy pretečie, sa ukáže do dvoch týždňov. To je rozhovor o cenníku a môže nastať až vtedy, keď tie údaje existujú.

Dve čísla, jedno vozidlo. Zvyšok je aritmetika.

Sezóny, ktoré dielňa naozaj má

Rok nie je plochý. Prvý mrazivý týždeň naplní knihu batériami a štartérmi, týždne pred termínom prehliadok ju naplnia technickými kontrolami a pätnásť dní po sviatkoch býva ticho až znepokojivé. Vzor postavený raz pre každé z tých období a znova použitý ušetrí prekresľovanie týždňa, ktorý už raz bol vyriešený.

Druhá pobočka mení otázku

Viesť jednu dielňu je rozpis. Viesť tri je rozdeľovanie. Záručná kampaň dopadne na jednu pobočku, technik, ktorý by ju vybavil najrýchlejšie, sedí na druhej, a skupina sa to dozvie pri uzávierke mesiaca, keď je predaj práce nižší.

Postaviť pobočky na jednu tabuľu urobí nerovnováhu viditeľnou v ten istý deň, čo je jediný deň, keď sa s ňou dá niečo robiť. Niekoho možno požičať na jednu zmenu. Týždeň, ktorý na jednej pobočke funguje, sa skopíruje na novú namiesto kreslenia z prázdnej mriežky. Sada funkcií Shifton pokrýva rozpis, evidenciu času, oznámenia aj reporting z jedného účtu.

V dielni nikto nesedí za stolom

Ľudia, ktorí rozpis potrebujú, ležia pod autom, stoja v sklade dielov alebo na ploche so zákazníkom. Hárok vytlačený a prilepený na stenu je po druhom rannom telefonáte neaktuálny.

Rozpis preto býva v telefóne. Zástup sa dohaduje tam, o voľno sa žiada tam a zmena dorazí k štyrom ľuďom, ktorých sa týka, nie k celej dielni. Z toho, čo bývalo radom telefonátov medzi pultom a zdvihákmi, sa stane oznámenie.

Skutočná skúška je siedma ráno

Užitočné meradlo nástroja na rozpisy nie je to, ako vyzerá týždeň nakreslený v piatok. Je to, čo sa stane v utorok o siedmej, keď niekto nemôže prísť a na deviatu je objednaných jedenásť áut.

Čo to nie je

Toto nie je systém riadenia predajcu. Nedrží kartu vozidla, neobjednáva diely a nevystavuje faktúru, a každá dielňa dosť veľká na to, aby ich potrebovala, už jeden taký systém prevádzkuje. Pod tým leží vrstva ľudí: kto je v práci, na čo má oprávnenie, koľko hodín naozaj bolo a čo týždeň stál.

Dielne po tom obvykle siahnu, keď prestane fungovať biela tabuľa, čo padne niekam k šiestim technikom a druhému poradcovi.

Ako začať

Do desiatich ľudí platforma nič nestojí a nemá časové obmedzenie, čo pokryje nezávislú dielňu celú: rozpis, základnú evidenciu času, aplikáciu v telefóne a reporting. Platené moduly začínajú na 0,50 dolára za zamestnanca mesačne a majú skúšobné obdobie až 60 dní, takže skupina môže pretiahnuť nákladové výkazy celým štvrťrokom, kým sa k čomukoľvek zaviaže.

Diely a čakanie, ktoré s nimi prichádza

Zákazka, ktorá stojí, lebo diel je dva dni ďaleko, sama o sebe nie je chyba plánovania, ale stane sa ňou vo chvíli, keď technik k nej priradený nemá nič iné objednané. Vozidlo drží zdvihák, práca stojí, a ani jedno sa nikde neukáže, kým sa neprechádza týždeň a číslo predanej práce je už nižšie.

Držať zákazku na tabuli v stave čakania drží zdvihák poctivý. Technik sa naplánuje na niečo iné, sľub daný zákazníkovi leží pri vozidle namiesto v niečej spomienke na telefonát, a v deň, keď diel dorazí, sa práca vráti do knihy namiesto toho, aby závisela od toho, kto práve správu vzal.

Reklamácia je problém rozpisu, nielen kvality

Auto, ktoré sa vráti s tou istou poruchou, stojí oddelenie dvakrát: práca sa nefakturuje a termín, ktorý zaberie, bol predaný niekomu inému. Pripnúť návrat k pôvodnej zákazke, s tým istým technikom, ak to rozpis dovolí, je drobné plánovacie rozhodnutie s priamou linkou do mesačnej uzávierky.