गैराज और डीलरशिप के लिए ऑटोमोटिव शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

वर्कशॉप एक क़तार है, कैलेंडर नहीं

सर्विस विभाग की हर चीज़ एक ही आँकड़े के नीचे बैठती है: एक साथ कितनी गाड़ियों पर काम हो सकता है, और वह भी उन लोगों से जो उन पर काम करने के योग्य हैं। जो शेड्यूल इस आँकड़े को अनदेखा करता है वह ऐसी सुबहें बनाता है जिनमें तीन तकनीशियन दो लिफ़्टें बाँटते हैं, और ऐसी दोपहरें जिनमें एक लिफ़्ट ख़ाली खड़ी रहती है क्योंकि एयर कंडीशनिंग की मंज़ूरी वाला अकेला आदमी क्लच के काम के बीच में है।

इसीलिए आम स्टाफ़ प्लानर वर्कशॉप पर ठीक नहीं बैठता। वह ऐसा हफ़्ता मान लेता है जो ख़ुद को दोहराता है। वर्कशॉप के पास ऐसी डायरी होती है जो हर दोपहर खिसकती है, बैटरियों के मरने का मौसम होता है, समय सीमा से पहले जाँचों की क़तार होती है, और डेस्क पर खड़ा ग्राहक होता है जो पूछता है कि गाड़ी पाँच बजे तक तैयार होगी या नहीं।

ऐसी भूमिकाएँ जो एक-दूसरे की जगह नहीं ले सकतीं

डीलरशिप के फ़्लोर पर कम से कम चार समूह होते हैं: तकनीशियन, डायग्नोस्टिक विशेषज्ञ, सर्विस सलाहकार और पुर्ज़ों का काउंटर। वे अलग-अलग समय पर शुरू करते हैं, अलग-अलग प्रमाणपत्र रखते हैं, और किसी की ग़ैरहाज़िरी में कोई किसी की जगह नहीं ले सकता। उन सबको एक ही पूल मानकर योजना बनाना ही वह तरीक़ा है जिससे शनिवार लिफ़्टों पर चार तकनीशियनों और गाड़ी लौटाने वाले किसी व्यक्ति के बिना ख़त्म होता है।

भूमिकाएँ इसे ठीक करती हैं। हर समूह अपने ढाँचे पर बनता है, हर एक के लिए न्यूनतम तय होता है, और हफ़्ते की लागत नीचे एक ही आँकड़ा बनी रहती है। डेस्क का सलाहकार और लिफ़्ट का तकनीशियन अलग-अलग योजना में आते हैं पर भुगतान एक ही शीट से पाते हैं।

काम किसे मिलेगा यह प्रमाणपत्र तय करता है

एयर कंडीशनिंग, हाई वोल्टेज, ब्रेक परीक्षण: इनमें से हर एक तय करता है कि काम को छूने की इजाज़त किसे है। योग्यता को किसी की याद के बजाय व्यक्ति के साथ रखने का मतलब है कि शेड्यूल उन छह लोगों को काम देना बंद कर देता है जिन्हें उसकी मंज़ूरी ही नहीं है।

बेचे गए घंटे और चुकाए गए घंटे

वर्कशॉप मानक घंटों में क़ीमत लगाती है और घड़ी के घंटों में भुगतान करती है, और दोनों का अंतर ही विभाग का मुनाफ़ा है। इस पर कोई बहस नहीं करता। गड़बड़ यह होती है कि दोनों में से आमतौर पर एक ही आँकड़ा दर्ज होता है, इसलिए तुलना महीने के बाद होती है, पीछे मुड़कर, जब उसमें कुछ बदला नहीं जा सकता।

काम पर हाज़िरी दर्ज करने से दोनों बचते हैं। दो घंटे की सर्विस जो तीन घंटे ले गई वह उसी दिन दिख जाती है, और जो काम हमेशा आगे निकलता है वह दो हफ़्तों में दिख जाता है। यह क़ीमत की बातचीत है, और वह तभी हो सकती है जब आँकड़े मौजूद हों।

दो आँकड़े, एक गाड़ी। बाक़ी सब गणित है।

वर्कशॉप के असली मौसम

साल सपाट नहीं होता। पहला ठंडा हफ़्ता डायरी को बैटरियों और स्टार्टरों से भर देता है, जाँच की समय सीमा से पहले के हफ़्ते उसे जाँचों से भर देते हैं, और लंबी छुट्टी के बाद के दो हफ़्ते इतने सुनसान होते हैं कि चिंता होने लगे। हर मौसम के लिए एक बार ढाँचा बनाकर दोबारा लगा देना उस हफ़्ते को फिर से बनाने से बचाता है जिसका हल पहले निकल चुका है।

दूसरी शाखा सवाल ही बदल देती है

एक वर्कशॉप चलाना शेड्यूल का मामला है। तीन चलाना बँटवारे का मामला है। वारंटी का काम एक शाखा पर आ गिरता है, उसे सबसे तेज़ निपटा सकने वाला तकनीशियन दूसरी में बैठा है, और समूह को यह तब पता चलता है जब महीना बंद होता है और घंटों की वसूली गिरी होती है।

शाखाओं को एक ही बोर्ड पर रख देने से असंतुलन उसी दिन दिख जाता है, और वही अकेला दिन है जब उसके बारे में कुछ किया जा सकता है। किसी को एक शिफ़्ट के लिए उधार दिया जा सकता है। एक शाखा में चला हुआ हफ़्ता ख़ाली ख़ाके से बनाने के बजाय नई शाखा में कॉपी किया जा सकता है। Shifton की सुविधाओं का समूह शेड्यूल, हाज़िरी, सूचनाएँ और रिपोर्टें एक ही खाते से सँभालता है।

वर्कशॉप में कोई मेज़ पर नहीं बैठता

जिन लोगों को शेड्यूल चाहिए वे गाड़ी के नीचे हैं, पुर्ज़ों के गोदाम में हैं या आँगन में ग्राहक के साथ हैं। दीवार पर छापकर चिपकाया गया काग़ज़ सुबह के दूसरे फ़ोन तक पुराना पड़ जाता है।

इसलिए शेड्यूल फ़ोन में रहता है। बदली वहीं तय होती है, छुट्टी वहीं माँगी जाती है, और बदलाव पूरी वर्कशॉप के बजाय उन चार लोगों तक पहुँचता है जिन पर वह असर डालता है। जो पहले डेस्क और लिफ़्टों के बीच फ़ोनों की क़तार थी वह एक सूचना बन जाती है।

असली परीक्षा सुबह सात बजे है

किसी भी शेड्यूल टूल का काम का पैमाना यह नहीं कि शुक्रवार को हफ़्ता बनाते समय वह कैसा दिखता है। पैमाना यह है कि मंगलवार सुबह सात बजे क्या होता है जब कोई आ नहीं सकता और नौ बजे के लिए ग्यारह गाड़ियाँ बुक हैं।

यह क्या नहीं है

यह डीलर मैनेजमेंट सिस्टम नहीं है। यह गाड़ी का रिकॉर्ड नहीं रखता, पुर्ज़े नहीं मँगाता और बिल नहीं बनाता, और जो वर्कशॉप इतनी बड़ी है कि उसे यह सब चाहिए वह ऐसा सिस्टम पहले से चला रही है। नीचे जो बैठा है वह लोगों की परत है: कौन मौजूद है, उसे किसकी मंज़ूरी है, घंटे असल में कितने थे और हफ़्ता कितने का पड़ा।

वर्कशॉप आमतौर पर इसकी तरफ़ तब बढ़ती है जब दीवार का बोर्ड काम देना बंद कर देता है, और वह मोड़ छह तकनीशियनों और दूसरे सलाहकार के आसपास आता है।

शुरुआत कैसे करें

दस लोगों तक यह मंच मुफ़्त है और उस पर कोई समय सीमा नहीं है, जो एक स्वतंत्र वर्कशॉप को पूरी तरह ढक लेता है: शेड्यूल, बुनियादी हाज़िरी, फ़ोन ऐप और रिपोर्टें। शुल्क वाले मॉड्यूल प्रति कर्मचारी प्रति माह 0.50 डॉलर से शुरू होते हैं और उनके साथ 60 दिन तक की आज़माइश आती है, इसलिए कोई समूह किसी बात के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले पूरी तिमाही तक लागत रिपोर्टें चला सकता है।

पुर्ज़े और उनके साथ आने वाला इंतज़ार

जो काम इसलिए रुक गया कि पुर्ज़ा दो दिन दूर है वह अपने आप में शेड्यूल की चूक नहीं है, पर वह उसी क्षण चूक बन जाता है जब उस पर लगे तकनीशियन के पास और कोई बुकिंग नहीं बचती। गाड़ी लिफ़्ट रोके रखती है, मज़दूरी ख़ाली खड़ी रहती है, और ये दोनों कहीं नहीं दिखते जब तक हफ़्ते की समीक्षा नहीं होती और वसूली का आँकड़ा कम नहीं निकलता।

काम को बोर्ड पर इंतज़ार की हालत में रखना लिफ़्ट को ईमानदार रखता है। तकनीशियन किसी और काम पर लगा दिया जाता है, ग्राहक से किया वादा किसी की फ़ोन कॉल की याद के बजाय गाड़ी के साथ टिका रहता है, और जिस दिन पुर्ज़ा आता है काम इस पर निर्भर हुए बिना डायरी में लौट आता है कि संदेश किसने लिया था।

लौटी हुई गाड़ी गुणवत्ता जितनी ही शेड्यूल की समस्या है

वही ख़राबी लेकर लौटी गाड़ी विभाग को दो बार महँगी पड़ती है: उसका काम बिल में नहीं जाता, और जो स्लॉट वह घेरती है वह किसी और को बेचा जा चुका था। लौटी हुई गाड़ी को मूल काम से जोड़े रखना, और जहाँ शेड्यूल इजाज़त दे वहाँ उसी तकनीशियन के साथ, योजना का छोटा फ़ैसला है जिसकी सीधी रेखा महीने के नतीजे तक जाती है।