Software Penjadwalan Bengkel Mobil dan Dealer

Bengkel adalah antrean, bukan kalender

Semua hal di departemen servis berada di hilir satu angka: berapa banyak unit yang bisa dikerjakan sekaligus, oleh orang yang memenuhi syarat mengerjakannya. Jadwal yang mengabaikan angka itu menghasilkan pagi ketika tiga teknisi berbagi dua lift, dan sore ketika satu lift menganggur karena satu-satunya orang yang berwenang menangani pendingin udara sedang setengah jalan membongkar kopling.

Karena itulah perencana staf umum tidak cocok untuk bengkel. Ia mengandaikan pekan yang berulang. Bengkel punya buku booking yang bergeser tiap sore, Januari penuh aki soak, deretan uji kir menjelang tenggat, dan pelanggan di meja depan yang bertanya apakah mobilnya selesai pukul lima.

Peran yang tidak bisa saling menggantikan

Lantai dealer menampung sedikitnya empat kelompok: teknisi, spesialis diagnosa, service advisor, dan meja suku cadang. Jam masuk mereka berbeda, sertifikat mereka berbeda, dan tak satu pun bisa menutupi yang lain saat ada yang absen. Merencanakan mereka sebagai satu kolam adalah cara Sabtu berakhir dengan empat teknisi di lift dan tak ada yang menyerahkan mobil kembali.

Peran memperbaikinya. Tiap kelompok digambar pada pola sendiri, batas minimum disetel untuk masing-masing, dan ongkos pekan itu tetap satu angka di bawah. Advisor di meja dan teknisi di lift direncanakan terpisah tetapi dibayar dari lembar yang sama.

Sertifikat menentukan siapa yang mengambil pekerjaan

Pendingin udara, tegangan tinggi, uji rem: masing-masing menentukan siapa yang boleh menyentuh pekerjaan itu. Menyimpan kualifikasi pada orangnya, bukan di ingatan seseorang, membuat jadwal berhenti menawarkan pekerjaan kepada enam orang yang justru tidak berwenang mengerjakannya.

Jam terjual dan jam terbayar

Bengkel menghitung dalam jam standar dan membayar dalam jam nyata, dan selisih keduanya adalah margin departemen. Tak ada yang membantah itu. Yang salah adalah biasanya hanya satu dari dua angka itu yang tersimpan, sehingga perbandingannya baru terjadi bulanan, di belakang, saat tak ada lagi yang bisa diubah.

Absen yang melekat pada pekerjaan menyimpan keduanya. Servis dua jam yang memakan tiga jam muncul di hari yang sama, dan jenis pekerjaan yang selalu molor muncul dalam dua pekan. Itu percakapan tentang harga, dan baru bisa terjadi setelah datanya ada.

Dua angka, satu unit. Sisanya aritmetika.

Musim yang benar-benar dimiliki bengkel

Tahun tidak rata. Pekan dingin pertama memenuhi buku dengan aki dan dinamo starter, pekan menjelang tenggat uji kir memenuhinya dengan uji kir, dan dua pekan sesudah libur panjang cukup sepi untuk membuat cemas. Pola yang dibuat sekali untuk tiap musim lalu dipasang lagi menghemat penggambaran ulang pekan yang sudah pernah dipecahkan.

Cabang kedua mengubah pertanyaannya

Menjalankan satu bengkel adalah soal jadwal. Menjalankan tiga adalah soal alokasi. Kampanye garansi mendarat di satu cabang, teknisi yang paling cepat menuntaskannya ada di cabang lain, dan grup baru tahu ketika bulan ditutup dan serapan jam kerja turun.

Menaruh semua cabang di satu papan membuat ketimpangan itu terlihat pada hari yang sama, dan hanya pada hari itulah sesuatu masih bisa dilakukan. Seseorang bisa dipinjamkan untuk satu shift. Pekan yang berhasil di satu cabang bisa disalin ke cabang baru alih-alih digambar dari kisi kosong. Kumpulan fitur Shifton mencakup jadwal, mesin absen, notifikasi, dan pelaporan dari satu akun.

Tak ada orang bengkel yang duduk di meja kantor

Orang yang membutuhkan jadwal sedang berada di kolong mobil, di gudang suku cadang, atau di halaman depan bersama pelanggan. Selembar kertas yang dicetak dan ditempel di dinding sudah usang pada telepon kedua pagi itu.

Maka jadwal tinggal di ponsel. Penggantian diatur di sana, cuti diminta di sana, dan sebuah perubahan sampai ke empat orang yang tersentuh, bukan ke seluruh bengkel. Yang dulu berupa rangkaian telepon antara meja depan dan area lift berubah menjadi satu notifikasi.

Pukul tujuh pagi adalah ujian yang sebenarnya

Ukuran yang berguna bagi alat penjadwalan bukan tampilannya ketika pekan digambar pada hari Jumat. Ukurannya adalah apa yang terjadi pukul tujuh di hari Selasa ketika seseorang tidak bisa masuk dan sebelas mobil dibooking untuk pukul sembilan.

Apa yang bukan menjadi bagiannya

Ini bukan dealer management system. Ia tidak menyimpan riwayat kendaraan, tidak memesan suku cadang, dan tidak menerbitkan faktur, dan bengkel yang cukup besar untuk membutuhkan itu sudah punya sistemnya. Yang ada di bawahnya adalah lapisan manusia: siapa yang masuk, apa yang boleh mereka kerjakan, berapa jam sebenarnya, dan berapa ongkos pekan itu.

Bengkel biasanya mencarinya ketika papan tulis berhenti bekerja, dan titik itu jatuh di sekitar enam teknisi dan advisor kedua.

Cara memulai

Hingga sepuluh orang platform ini tidak berbiaya dan tidak berbatas waktu, yang menutupi bengkel independen sepenuhnya: jadwal, absensi dasar, aplikasi ponsel, dan pelaporan. Modul berbayar mulai dari 0,50 dolar per karyawan per bulan dan membawa masa uji coba hingga 60 hari, sehingga sebuah grup bisa menjalankan pelaporan biaya selama satu kuartal penuh sebelum memutuskan apa pun.

Suku cadang dan penantian yang menyertainya

Pekerjaan yang berhenti karena satu bagian masih dua hari lagi bukan kegagalan penjadwalan dengan sendirinya, tetapi berubah menjadi kegagalan begitu teknisi yang ditugaskan padanya tidak punya booking lain. Unit menahan lift, tenaga kerja menganggur, dan keduanya tidak muncul di mana pun sampai pekan itu ditinjau dan angka serapan sudah telanjur kurang.

Menahan pekerjaan di papan dalam status menunggu membuat lift tetap jujur. Teknisi direncanakan ke pekerjaan lain, janji kepada pelanggan menempel pada unit alih-alih pada ingatan seseorang tentang percakapan telepon, dan pada hari suku cadang datang pekerjaan itu kembali ke buku booking alih-alih bergantung pada siapa yang kebetulan menerima pesan.

Mobil yang balik lagi adalah masalah jadwal, bukan hanya mutu

Mobil yang kembali dengan keluhan sama membebani departemen dua kali: jamnya tidak tertagih dan slot yang dipakainya sudah terjual kepada orang lain. Menempelkan kunjungan ulang itu pada pekerjaan aslinya, dengan teknisi yang sama bila jadwal mengizinkan, adalah keputusan perencanaan kecil dengan garis lurus menuju hasil bulanan.