Rozpisy zmien pre konferenčné centrá
Party na montáž, priebeh podujatia a upratovanie medzi blokmi naplánované po sálach, s príchodom zapísaným na mieste a mzdovým nákladom priradeným k rezervácii.
Plánujte po sálach a po fázach
Konferenčné centrum vedie viacero rezervácií naraz a každá má montáž, samotné podujatie a upratovanie po ňom. Plánovanie po sálach a po fázach je jediný spôsob, ako zistiť, či je zajtrajšok naozaj obsadený.
Rýchlo priberte brigádnikov
Centrá rastú na veľké týždne brigádnikmi a ľuďmi z agentúr. Pridať človeka, dať mu rolu a dostať týždeň do jeho telefónu musí trvať minúty.
Zapisujte príchody tam, kde beží podujatie
V deň podujatia je tím rozptýlený po sálach a chodbách. Zápis príchodu z telefónu ukladá, kto naozaj dorazil, čo je rozdiel medzi plánom a stavom.
Spočítajte náklad každej rezervácie
Cena za sálu stojí na odhadnutej práci a vyúčtovanie prichádza ako jedno mzdové číslo za celú budovu. Zoskupenie hodín po sálach a po fázach z toho urobí porovnanie, s ktorým sa dá pracovať.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Čo konferenčné centrum v skutočnosti plánuje
Softvér pre konferenčné centrá zvyčajne znamená obchodnú stranu: dopyty, dostupnosť sál, registráciu účastníkov, objednávky cateringu, technické požiadavky. To je systém, v ktorom žije obchodné oddelenie, a o ňom táto stránka nie je.
Prevádzková strana sú ľudia. Konferenčné centrum so šiestimi sálami ide v jednom dni šesť montáží, šesť podujatí a šesť upratovaní, s malým kmeňovým tímom doplneným brigádnikmi. Či zajtrajšok vyjde, závisí výhradne od tohto rozpisu, a ten obvykle vzniká v tabuľke.
Sála a fáza ako jednotka plánovania
Plánovať budovu po ľuďoch vedie k zoznamu, s ktorým nikto nič neurobí. Plánovať ju po sálach a po fázach vedie k niečomu, čo si službukonajúci manažér prečíta: táto rezervácia je postavená, pri tejto nemá kto upratať, pri tejto chýbajú dvaja ľudia pri dverách na deviatu.
Fázy vážia rovnako ako sály. Montáž je malá parta, ktorá dlho robí ťažkú prácu. Samotné podujatie potrebuje skôr prítomnosť než výkon. Upratovanie je rýchle, neskoré a často ho robia ľudia, ktorí sú v budove od siedmej.
Tri fázy, tri odlišné tvary obsadenia.
Rezervácie hneď za sebou
Najťažšia hodina v konferenčnom centre je tá medzi dvoma podujatiami v tej istej sále. Je krátka, je zadaná na minúty a v rozpise vedenom po dňoch ju nevidno. Držať upratovanie ako vlastnú naplánovanú fázu je to, čo mu berie status domnienky.
Osadenstvo, ktoré sa každý týždeň mení
Takmer žiadne centrum nedrží svoju špičku kmeňovo. Jadro je malé a nabité týždne pokrývajú brigádnici, ľudia z agentúr a známe tváre z minulej sezóny. Ich zaškolenie musí byť také rýchle, aby prebehlo počas nabitého týždňa, lebo práve vtedy k nemu dochádza.
Oddelenia držia skupiny oddelene bez toho, aby rozdeľovali plán. Službukonajúci manažér vidí všetkých v budove. Mzdový export obsahuje len ľudí, ktorých centrum zamestnáva.
Zápis príchodu po celej budove
Terminál pri vchode pre personál funguje v továrni. V konferenčnom centre tím prichádza rôznymi dverami, v rôznom čase a do rôznych sál, a človek, ktorý potrebuje počty, chodí po budove namiesto toho, aby sedel pri termináli.
Zápis z telefónu ukladá záznam o príchode tam, kde je práca. Vedieť, kto naozaj prišiel, a nie kto bol zapísaný, je to, čo službukonajúcemu manažérovi umožní presunúť ľudí počas dvadsiatich minút pred otvorením dverí.
Dlhé dni zapísané poctivo
Zmeny v konferenčnom centre búrajú pohodlné predpoklady bežnej evidencie dochádzky. Štrnásťhodinové montážne dni sa stávajú. Prestávky sa berú vtedy, keď to sála dovolí. Niekto zapísaný na osem hodín zostane jedenásť, lebo sa klient natiahol. Zápis skutočnosti vedľa plánu, s prestávkami zvlášť, to nechá v zázname namiesto v pamäti.
Koľko stála každá rezervácia
Cena za podujatie predpokladá nejaké číslo za prácu. Vyúčtovanie po ňom to zvyčajne nevie overiť, lebo mzdový náklad príde ako jedno číslo za všetky sály v budove.
Hodiny zoskupené po rezerváciách a po fázach to overenie umožnia. Stály klient, ktorého podujatia sústavne potrebujú o dvoch ľudí viac, než počítala ponuka, je téma na rokovanie o cene, a to rokovanie vznikne až vtedy, keď niekto to číslo vidí.
Kde začať
Shifton je zadarmo do 10 ľudí bez časového obmedzenia, čo pokryje malé centrum alebo jedno oddelenie. Rozpis zmien, mobilná aplikácia, základná evidencia dochádzky a reporty sú vnútri, moduly sa pridávajú po jednom od 0,50 dolára za zamestnanca mesačne, každý so skúšobným obdobím až 60 dní.
Často kladené otázky
Riadi to aj samotné podujatia?
Nie. Registrácia účastníkov, rezervácie sál a technické požiadavky patria do softvéru na správu budovy a podujatí. Shifton rozpisuje ľudí: montážne party, obsluhu podujatia, gastro a upratovacie tímy.
Môžem rozpísať viacero sál bežiacich naraz?
Áno. Každá sála alebo rezervácia je projekt, takže službukonajúci manažér sa pozerá na jedno podujatie alebo na celú budovu. Reporty zoskupujú zapísané hodiny rovnako.
Ako vyriešim montáž, podujatie a upratovanie po ňom?
Každá fáza sa plánuje ako vlastný projekt a jeden človek môže mať zmeny vo viacerých. Dlhé montážne dni tak zostanú vidieť a náklad každej fázy sa dá potom zmerať.
Dajú sa brigádnici a agentúrni ľudia pridať rýchlo?
Na pridanie človeka stačí meno, rola a oddelenie a zverejnený týždeň mu príde do telefónu hneď po zaradení. Brigádnici a agentúrni sedia vo vlastných oddeleniach, takže mzdový export zostane čistý.
Potrebujú ľudia na zápis príchodu terminál?
Nie. Príchod sa zapisuje z mobilnej aplikácie, čo sedí na budovu, kde je tím rozptýlený po sálach. Pre centrá, ktoré chcú príchod zviazaný s miestom, je kontrola miesta plateným modulom.
Vystačí malému konferenčnému centru bezplatný program?
Shifton je zadarmo do 10 ľudí bez časového obmedzenia, vrátane rozpisu, mobilnej aplikácie, základnej evidencie dochádzky a reportov, čo pokryje malú budovu alebo jedno oddelenie. Platené moduly začínajú na 0,50 dolára za zamestnanca mesačne so skúšobným obdobím až 60 dní.
Dajte budúci týždeň rezervácií na jednu tabuľu
Zadarmo do 10 ľudí, so sálami ako projektmi, zápisom príchodu na mieste a mzdovým nákladom na rezerváciu.