Messujen työvuorosuunnitteluohjelmisto messukeskuksille

Messukeskuksella ei ole vakaata työvoimaa. Sillä on sarja lyhyitä ja intensiivisiä miehityshuippuja, joiden välissä on hiljaisia viikkoja, ja jokainen huippu tulee kolmessa osassa: rakennusmiehistö joka saapuu päiviä ennen ovien avaamista, messupäivien henkilöstö joka työskentelee halleissa tapahtuman ajan, ja purkuryhmä joka tyhjentää lattian viimeisen kävijän lähdettyä. Messujen työvuorosuunnitteluohjelmisto on olemassa pitääkseen kaikki kolme yhdessä suunnitelmassa kolmen taulukon, tulosteen ja ryhmäkeskustelun sijaan.

Vaikeus ei ole tiimin koko. Se on muutoksen nopeus. Keskus voi mennä kahdestakymmenestä paikalla olevasta ihmisestä kahteensataan ja takaisin kymmenessä päivässä, useita kertoja neljänneksessä, käyttäen sekoitusta vakituisia, keikkalaisia ja vuokratyöntekijöitä jotka eivät ehkä koskaan tee kahta peräkkäistä tapahtumaa.

Mitä messujen työvuorosuunnitteluohjelmisto oikeasti kattaa

Termiä käytetään väljästi, joten kannattaa olla täsmällinen siitä mitä tällainen järjestelmä tekee. Se suunnittelee kuka on vuorossa, missä hallissa ja mihin kellonaikoihin, tapahtuman jokaisessa vaiheessa. Se julkaisee vuorot joita ei ole vielä annettu kenellekään, kerää käytettävyystiedot keikkapoolilta, kirjaa milloin ihmiset todella aloittivat ja lopettivat, ja raportoi tunnit takaisin tapahtumittain ja henkilöittäin. Siinä on koko työ, ja useimmissa keskuksissa juuri tätä osaa hoidetaan yhä käsin kauan sen jälkeen kun kaikki kaupallinen on jo modernisoitu.

Se mitä se ei tee on myydä lattiapinta-alaa tai hallita näytteilleasettajia. Se on erillinen kategoria, ja juuri se löytyy useimmille ensimmäisenä haettaessa. Näiden kahden pitäminen erillään tekee ostopäätöksestä paljon helpomman, koska keskus tarvitsee lähes aina molemmat eikä kumpikaan tuote tee toisen työtä hyvin.

Rakennus, messupäivät ja purku ovat kolme eri listaa

Tapahtuman kohtelu yhtenä miehityslohkona on se mikä menee messukeskusten vuorolistoissa pieleen. Rakennus on pieni ja osaava miehistö joka tekee pitkiä päiviä, usein aloittaen ennen kuin kukaan muu on rakennuksessa. Messupäivät vaativat suurimman henkilömäärän hallien, sisäänkäyntien, osastojen ja taustatilojen kesken, ja taukojen tuuraus ei voi jäädä sattuman varaan. Purku on näistä kolmesta tiivistetyin ja usein kallein, koska se ajetaan yön yli kovaa määräaikaa vasten jonka seuraava vuokralainen asettaa.

Kun ne suunnitellaan erillisinä vuorojoukkoina samaan ruudukkoon, jokainen vaihe pysyy rehellisenä sen suhteen mitä se vaatii. Se tekee myös päällekkäisyyden näkyväksi: kohta jossa rakennusväki on yhä paikalla ja messupäivän väki on jo saapunut, on tasan se paikka jossa keskukset joko tuplaavat miehityksen tai jättävät aukon. Meidän vuorosuunnittelunäkymämme on rakennettu juuri tällaista rinnakkaista lukemista varten.

Henkilömäärän heilahdus tapahtumien välillä

Hyvin harva toimiala liikuttaa henkilömäärää yhtä rajusti kuin tämä. Hiljainen viikko ja messuviikko voivat erota kertaluokalla, ja listan on esitettävä molemmat muuttumatta lukukelvottomaksi. Se tarkoittaa että suunnittelijan on nähtävä koko tiimi kerralla huipun aikana ja sitten kavennettava näkymä siihen kouralliseen ihmisiä jotka tekevät hiljaista tiistaita, ilman kahden erillisen järjestelmän ylläpitoa.

Se tarkoittaa myös että listan on synnyttävä nopeasti. Jos ison tapahtuman pystytys vie päiviä käsityötä, suunnitelma on aina myöhässä, ja myöhässä olevat suunnitelmat pakottavat viime hetken vuokratyötilauksiin ylihintaan. Messukeskuksen vuorosuunnitteluohjelmisto ansaitsee paikkansa ennen kaikkea lyhentämällä aikaa sen välillä että päätetään mitä tapahtuma vaatii ja että ihmisille kerrotaan milloin tulla paikalle.

Keikka- ja vuokratyöntekijät jotka tekevät muutaman päivän

Suuri osa messukeskuksen listasta on ihmisiä jotka tekevät kolme päivää tällä neljänneksellä ja mahdollisesti ei yhtään seuraavalla. He eivät opettele monimutkaista järjestelmää, he eivät istu työpöydän ääressä, eivätkä he jahtaa toimistoa vuoroaikojensa perässä. Mitä keskus sitten käyttääkin, sen on toimittava puhelimessa ensimmäisellä kerralla ilman koulutusta.

Käytännössä se tarkoittaa että julkaistut vuorot saapuvat ilmoituksena eikä viestinä joka pitää etsiä, että käytettävyyden ilmoittaa työntekijä itse eikä koordinaattori kerää sitä, ja että avoimet vuorot voidaan varata sen sijaan että ne jaettaisiin puhelu kerrallaan. Keskus joka julkaisee tapahtumalistan ja antaa keikkapoolin täyttää aukot itse on poistanut suurimman osan koordinointityöstä joka ennen kuormitti yhtä ylityöllistettyä ihmistä.

Yksi keskus, useita halleja, yksi lista

Suuremmat keskukset ajavat säännöllisesti useampaa tapahtumaa yhtä aikaa, ja halleilla on eri tarpeet samana päivänä: yksi rakennuksessa, yksi auki kävijöille, yksi purussa. Jos lista ei erota niitä toisistaan, summat lakkaavat tarkoittamasta mitään eikä kukaan osaa sanoa mistä tapahtumasta väki oikeasti puuttuu.

Vuorojen merkitseminen hallille tai projektille ratkaisee tämän molempiin suuntiin. Suunnittelu tapahtuu halli kerrallaan, tarkastelu koko keskuksen tasolla, ja tunnit raportoituvat jälkikäteen tapahtumittain, mikä tekee miehityksestä luvun jota kaupallinen tiimi voi käyttää. Keskukset jotka ajavat myös konferensseja ja ravintolatoimintaa messujen rinnalla kohtaavat saman rakenteen useammassa tilatyypissä, ja tapahtumahenkilöstön työvuorosuunnittelun sivumme käsittelee sitä puolta tarkemmin.

Tuntien saaminen oikein kun palkka maksetaan päivittäin

Keikka- ja vuokratyö maksetaan yleensä tuntien tai päivätaksojen mukaan, ja virheet huomaa jokainen osapuoli välittömästi. Työntekijä jolle maksetaan liian vähän yöllisestä purusta ei vastaa puhelimeen seuraavilla messuilla, ja vuokratyölasku joka ei täsmää keskuksen omaan kirjanpitoon vie tunteja selvittelyä.

Tässä kohtaa kellokortti lakkaa olemasta hallinnollinen yksityiskohta. Kirjattu aloitus ja lopetus suunniteltua vuoroa vasten antaa yhden luvun josta molemmat osapuolet voivat lähteä, tauot kirjautuvat eikä niitä oleteta, ja myöhästymiset näkyvät raportissa eivätkä jonkun muistissa. Tunnit erittyvät sen jälkeen palkkalajeittain ja siirtyvät palkanlaskentaan, joten messukeskuksen työajanseurannasta tulee raportin lukemista eikä viikon jälkikäteistä kokoamista. Työtunnit, myöhästymiset ja palkkalajiraportit tulevat kaikki samasta pohjakirjauksesta.

Missä työvuorosuunnittelu loppuu ja tapahtuma-alustat alkavat

Raja kannattaa sanoa suoraan, koska se säästää paljon turhaa vertailua. Messujen hallintaohjelmistot, kongressikeskusten hallintajärjestelmät ja lipunmyyntialustat pitävät sisällään näytteilleasettajat, osastojaot, pohjapiirrokset ja kävijärekisteröinnin. Shifton ei pidä mitään näistä. Se pitää työvoiman: listat ja pohjat, avoimet vuorot, käytettävyyden ja poissaolopyynnöt, kellokortin, tehdyt ja ylityötunnit, tauot, tehtävien jaon, tuntiraportit ja viennit sekä integraatiot Usedeskiin, Zapieriin, Intercomiin ja QuickBooksiin.

Keskukset jotka vertaavat messukeskuksen vuorosuunnittelujärjestelmää täyteen tapahtuma-alustaan vertaavat yleensä kahta asiaa jotka ne päätyvät omistamaan erikseen. Kysymys ei ole siitä kumpi voittaa, vaan siitä kumpi näistä kahdesta maksaa tällä hetkellä enemmän käsityönä, ja useimmissa keskuksissa se on työvuorolista.

Messukeskuksen vuorosuunnittelujärjestelmän valinta

Testaa mitä tahansa alustaa kiireisintä viikkoasi vasten, älä hiljaista. Rakenna kokonainen tapahtuma yöllinen purku mukaan lukien ja katso kauanko se vie ja miten summat lukeutuvat. Poista sitten kaksi ihmistä messupäivän listalta ja katso kuinka nopeasti aukko saadaan uudelleen julki ja täytetyksi, koska juuri se tilanne maksaa oikeasti rahaa. Avaa se vanhimmalla löytämälläsi puhelimella, koska sellaista keikkatyöntekijä käyttää.

Shifton on ilmainen enintään 10 tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä sopii pienelle vakituiselle keskusmiehistölle, ja maksulliset paketit hinnoitellaan työntekijää kohti kuukaudessa sitä mukaa kun keikkapooli kasvaa ympärille. Jos tapahtumamiehityksesi asuu tällä hetkellä taulukossa jota yksi koordinaattori ylläpitää ja puhelimessa joka soi koko viikonlopun, ensimmäinen korjaamisen arvoinen asia on se kuinka nopeasti muutos listassa tavoittaa lattian.