Kuljettajien työvuorosuunnittelu kuljetusyritykselle
Jaa kuljettajat reiteille, pidä vuorojen välinen lepo näkyvissä ja kirjaa tunnit, jotka lukevat sekä palkanlaskenta että työaikavalvonta.
Rakenna viikko reitin ympärille, älä työpöydän
Kuljetusviikko on joukko lähtöjä, ja vuorolista vastaa siihen, kuka ajaa kunkin niistä. Kun reitit ja varikot on pystytetty projekteiksi, ajojärjestelijä näkee yhdessä näkymässä koko päivän lähdöt ja niihin kiinnitetyt ihmiset.
Pidä lepo ja tunnit silmissä jo suunnitellessa
Vuorojen välinen lepo ei ole kuljetusalalla palkkahallinnon yksityiskohta vaan ehto, jota suunnitelman on kunnioitettava. Kun viikkoa rakennettaessa edellinen paluu näkyy seuraavan lähdön vieressä, ongelma pysähtyy ennen kuin se yltää kuljettajalle.
Tiedä, kuka on vapaana juuri nyt
Ajojärjestely on reaaliaikaista työtä. Ajoneuvo hajoaa, kuljettaja ilmoittaa ettei ehdi, asiakas siirtää toimitusikkunaa, ja hyödyllinen kysymys on, kuka pätevä kuljettaja on vapaana seuraavan tunnin sisällä.
Kirjaa tunnit reitin ja kuljettajan mukaan
Polttoaine ja ajoneuvot mitataan kuljetusalalla tarkasti, tunnit usein ei. Todellisen alun ja lopun kirjaaminen suunnitellun vuoron viereen tuottaa kustannuksen reittiä kohti sen sijaan, että kuukausisummaa ei voi purkaa.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Miksi kuljettajien vuorolista on oma ongelmansa
Useimmat vuorolistat vastaavat yhteen kysymykseen: kuka on töissä ja milloin. Kuljetus lisää toisen, jota ei voi irrottaa ensimmäisestä: kuka ajaa mitä. Vuoro, jolla ei ole ketään, ei ole alimiehitetty tunti vaan lähtö, joka ei lähde, ja seuraus tavoittaa asiakkaan saman päivän aikana.
Kolmas rajoite on lepo. Lähes joka markkinalla lopun ja seuraavan alun väli on säädelty, joten suunnitelma ei ole pelkkä toiveharjoitus. Vuorolista, joka paperilla näyttää säästäväiseltä ja jättää yhdeksän tuntia myöhäisen paluun ja aikaisen lähdön väliin, ei ole säästäväinen vaan käyttökelvoton.
Reitti suunnittelun yksikkönä
Kun jokainen reitti, linja tai varikko pystytetään omaksi projektikseen, viikon ilme muuttuu. Ihmislistan sijaan, tunnit vieressä, ajojärjestelijä näkee päivän joukkona lähtöjä, joista jokainen on joko miehitetty tai ei. Miehittämättömät istuvat avointen vuorojen rivillä, missä niitä ei voi sekoittaa vapaapäivään.
Näin myös sekaviikko muuttuu luettavaksi. Kuljettaja, joka aamulla ajaa säännöllistä linjaa ja iltapäivällä jakelukierroksen, saa kaksi vuoroa kahdelle projektille, ja tunnit tarttuvat oikeaan palveluun sen sijaan että liukenisivat yhteen lukuun.
Lastaus, tarkastukset ja odotus
Aika, joka ei kulu ratin takana, maksaa yhä rahaa ja on yhä kirjattava. Ajoneuvotarkastukset, lastaus ja odotus asiakkaan luona suunnitellaan omiksi vuoroikseen, jolloin ne pysyvät näkyvissä suunnitelmassa ja laskettavina raportissa sen sijaan että piiloutuisivat pitkän ajolohkon sisään.
Lähtö ilman kuljettajaa ei ole aukko listassa. Se on asiakas, joka odottaa.
Lepo nähtäväksi suunnitellessa, ei jälkikäteen
Hetki, jolloin lepo-ongelma saadaan kiinni, on se, kun viikkoa vielä rakennetaan. Kun edellinen loppu on samalla ruudulla kuin seuraava alku, lyhyt kääntöaika on ilmeinen sille, joka päättää. Sen huomaaminen jälkikäteen tarkoittaa julkaistun viikon uudelleenrakentamista ja kuljettajalle kertomista, että hänen päivänsä muuttui.
Rinnalla toimii käytettävyys. Kuljettajat, jotka merkitsevät päivät joina eivät voi ajaa jo ennen listan tekoa, poistavat kokonaisen korjauskierroksen, ja samassa kalenterissa olevat lomahakemukset merkitsevät, että suunnitelma tehdään todellisuutta vastaan eikä optimistista oletusta vastaan.
Ajojärjestely on elävä näkymä, ei asiakirja
Aamukahdeksaan mennessä julkaistu lista on jo vanhentunut. Ajoneuvo ei läpäise tarkastusta, kuljettaja jää jonoon, asiakas siirtää ikkunaa. Ajojärjestely ei tarvitse kauniimpaa suunnitelmaa vaan ajantasaisen: kuka on työssä, kuka ei ole leimannut sisään ja kuka pätevä kuljettaja on vapaana seuraavan tunnin sisällä.
Avoimen vuoron lähettäminen kaikille, jotka voivat ottaa sen, voittaa listan läpisoittamisen ja jättää merkinnän. Lukukuittaus sulkee kehän toisesta päästä, joten kuudelta julkaistusta muutoksesta tiedetään, että se nähtiin, eikä oleteta että se saapui.
Kahdeksalta suunnitelma on historiaa. Merkitystä on nykyisellä näkymällä.
Kustannus reittiä kohti kuukauden sijaan
Liikennöitsijät mittaavat polttoaineen kilometriä ja huollon ajoneuvoa kohti, mutta työn ne käsittelevät yhtenä kuukausilukuna. Todellisten tuntien kirjaaminen sille reitille, jolla ne tehtiin, antaa työlle saman tarkkuuden. Linja, joka joka perjantai syö hiljaa ylityötä, näkyy viikkoraportissa, ja reitti, joka hinnoiteltiin kuudelle tunnille ja vie kahdeksan, voidaan hinnoitella uudelleen kun sopimus on vielä nuori.
Varikot, alihankkijat ja vuokrakuljettajat
Harva kuljetusliike seisoo yhden palkatun kuljettajajoukon varassa. Yleensä mukana on omalla autolla ajavia, vuokrafirma johon yritys turvautuu huippuviikkoina, ja joskus toinen varikko omine esimiehineen ja omine tapoineen. Vuorolistan on kannettava heidät kaikki teeskentelemättä, että kyse olisi samasta asiasta.
Eron kantavat osastot. Palkatut kuljettajat, alihankkijat ja vuokratyövoima istuvat saman viikon eri osastoilla, mikä pitää toiminnan kuvan kokonaisena ja palkkaviennin puhtaana. Ajojärjestely näkee jokaisen lähdön ja sen, kuka sillä on. Palkanlaskenta näkee vain ne, joille yritys maksaa.
Huippuviikot ja kausiapu
Kysyntä kuljetusalalla on harvoin tasaista. Jakelu kauppoihin nousee ennen juhlapyhiä, koululiikenne pysähtyy ja käynnistyy uudelleen, maatalouskuljetus kulkee sadon perässä. Näiden viikkojen suunnittelu samalla työkalulla erillisen taulukon sijaan tarkoittaa, että lisäkuljettajat tulevat tavalliseen prosessiin ja huipun kustannus on jälkeenpäin mitattavissa eikä imeydy yleiseen ylityölukuun.
Mitä tarkistaa vertaillessa kuljettajien vuorolistatyökaluja
Luokka on täynnä ja nimilaput menevät päällekkäin. Reitinoptimointi suunnittelee matkan. Telematiikka mittaa ajoneuvoa. Kuljetustenhallintajärjestelmät hoitavat tilaukset ja rahdin. Kuljettajien vuorolista istuu kaiken tämän alla ja vastaa kapeampaan kysymykseen: kuka ihminen on millä lähdöllä ja olivatko tunnit laillisia ja oikein maksettuja.
Kysymykset, jotka kannattaa esittää jokaiselle ehdokkaalle, ovat käytännöllisiä eivätkä arkkitehtuurisia. Voiko yksi kuljettaja pitää päivässä kaksi vuoroa kahdella reitillä. Näkyykö edellinen vuoro sillä hetkellä kun määrität seuraavan. Näyttääkö mobiilisovellus julkaistun muutoksen ilman että kuljettajan pitää kysyä. Ovatko suunnitellut ja toteutuneet tunnit kaksi erikseen tallennettua lukua, vai korvaako järjestelmä hiljaa toisen toisella.
Missä ilmainen taso riittää
Yksi varikko, jossa on alle kymmenen kuljettajaa, pyörittää koko toiminnan ilmaisella tasolla ilman aikarajaa: viikon, sovelluksen, perusleimauksen ja raportit. Kohta jossa maksaminen alkaa on yleensä henkilömäärän kasvu eikä puuttuva ominaisuus, ja moduulit lisätään yksi kerrallaan 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, ei hyppynä isompaan pakettiin.
Miten aloittaa pienesti
Shifton on ilmainen 10 kuljettajaan asti ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen kaluston tai yhden varikon. Vuorolista, perustyöajan kirjaus, mobiilisovellus ja raportointi sisältyvät tähän tasoon. Maksulliset moduulit lisätään yksitellen 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, kussakin kokeilu jopa 60 päivää, joten yritys voi testata palkanlaskentaa tai sijainninvalvontaa elävällä reitillä ennen sitoutumista.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko suunnitella kuljettajat useille reiteille ja useaan varikkoon?
Kyllä. Jokainen reitti, linja tai varikko perustetaan projektiksi, ja yksi kuljettaja voi viikon aikana osua useampaan. Projektisuodatin näyttää yhden reitin; ilman suodatinta näet kaikki lähdöt, jotka yritys sinä päivänä ajaa.
Auttaako ohjelma vuorojen välisen levon seurannassa?
Edellinen ja seuraava vuoro näkyvät yhdessä, kun viikkoa rakennetaan, joten paluun ja seuraavan lähdön väli voidaan tarkistaa ennen vuorolistan julkaisua. Shifton kirjaa ja näyttää ajat; oikeudellinen arvio jää liikennöitsijälle.
Miten katan reitin, kun kuljettaja ilmoittaa aamulla sairastuneensa?
Avaat vuoron ja se tarjotaan jokaiselle kuljettajalle, joka voisi ottaa sen. Ensimmäinen hyväksyntä täyttää lähdön, ja ajojärjestely näkee kuka vastasi. Kuljettajien keskenään sopimat vaihdot kulkevat saman hyväksynnän kautta.
Näkeekö kuljettaja vuorolistansa matkalla?
Kyllä. iOS- ja Android-sovellus kantaa julkaistun viikon yhdessä vuoroon liitettyjen huomioiden kanssa, kuten varikon vaihdon tai asiakkaan ohjeen. Lukukuittaus kertoo, kuka sen todella avasi.
Voinko seurata ratin takana olevia tunteja erillään muista tehtävistä?
Lastaus, ajoneuvotarkastukset ja odotus suunnitellaan omiksi vuoroikseen samalle päivälle, joten tunnit osuvat oikeaan paikkaan sen sijaan, että sulaisivat yhteen pitkään ajovuoroon. Tauot pidetään erillään työajasta.
Riittääkö ilmainen taso muutaman auton liikennöitsijälle?
Shifton on ilmainen 10 kuljettajaan asti ilman aikarajaa ja sisältää vuorolistan, perustyöajan kirjauksen, mobiilisovelluksen ja raportit. Maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, kussakin kokeilu jopa 60 päivää.
Nosta huomisen lähdöt yhdelle taululle
Ilmainen 10 kuljettajalle, reitit projekteina, avoimet vuorot täyttyvät puhelimesta ja tunnit kirjataan linjoittain.