Työvuorosuunnitteluohjelma kaiken kokoisille tiimeille

Työvuorosuunnittelu ei vaikeudu tasaisesti vaan portaittain. Yksi tiimi jaetussa taulukossa toimii, kunnes toinen tiimi alkaa kattaa samoja tunteja, joku siirtyy osa-aikaiseksi ja esihenkilö alkaa käyttää perjantai-iltapäivät sellaisen ruudukon uudelleenrakentamiseen, jota kukaan muu ei osaa lukea. Siinä kohtaa työvuorosuunnitteluohjelma lakkaa olemasta parannus ja alkaa olla se, mikä pitää viikon kasassa.

Vaatimus ei ole monimutkainen. Työntekijöiden täytyy tietää, milloin he ovat töissä, esihenkilöiden täytyy tietää, että tunnit on katettu ja kustannukset pysyvät kurissa, ja molemmat tarvitsevat saman version totuudesta.

Mitä työvuorosuunnitteluohjelman on osattava

Neljä tehtävää painaa enemmän kuin ominaisuuslista. Kokonaisen viikon tai kuukauden rakentaminen nopeasti ilman, että aloitetaan joka kerta tyhjästä ruudukosta. Tiimin tavoittaminen puhelimella, koska useimmat vuorotyöntekijät eivät avaa työsähköpostia. Tuntien pitäminen rajojen sisällä ennen listan julkaisua eikä vasta palkka-ajon jälkeen. Ja muutosten hoitaminen ilman uudelleenrakentamista, koska suunnitelma elää aina.

Kaikki muu on valinnaista. Työvuorojärjestelmä, joka hoitaa nämä neljä asiaa, kestää pidempään kuin raskaampi alusta, joka ratkoo ongelmia joita tiimillä ei ole, myytiin se sitten vuorosovelluksena, työryhmien suunnitteluohjelmana tai osastokohtaisena aikataulutyökaluna.

Listan rakentaminen ilman nollasta aloittamista

Useimmat tiimit eivät tarvitse uutta listaa joka viikko. Ne tarvitsevat viime viikon kaavan kolmella muutoksella. Toimivan kaavan tallentaminen työvuoropohjaksi muuttaa kahden tunnin työn kymmenen minuutin työksi, ja tiimipohjaa voi käyttää uudelleen osastojen välillä: valitse pohja osastolle, säädä pyhien ja hakemusten mukaan, julkaise. Toistuvat vuorot ja kierrot siirtyvät eteenpäin samalla tavalla, joten kiertävä kaava asetetaan kerran sen sijaan, että se kirjoitettaisiin kuukausi toisensa jälkeen.

Muuttuvat osat hoidetaan erikseen. Avoimet vuorot kattavat työn, jolle ei ole vielä tekijää, ja ne näytetään kaikille päteville yhtä aikaa sen sijaan, että niitä tarjottaisiin yksi ihminen kerrallaan. Vaihdot ehdottaa työntekijä ja esihenkilö hyväksyy ne yhdellä napautuksella. Käytettävyystiedot ja lomahakemukset kerätään ennen ruudukon rakentamista, ja juuri se poistaa suurimman osan siitä edestakaisesta viestittelystä, joka seuraa julkaistua listaa.

Kokoa hallitaan erottelulla eikä yhdellä valtavalla ruudukolla. Osastot, toimipisteet ja sopimukset saavat kukin oman projektinsa tai listansa, joten vastaava suodattaa näkyviin vain sen taulun, josta hän vastaa, kun taas omistaja näkee edelleen kaiken. Kahdessa tiimissä työskentelevä näkyy kerran, mikä pitää hänen kokonaistuntinsa rehellisinä sen sijaan, että ne jakautuisivat kahteen tiedostoon joita kukaan ei täsmäytä. Tässä kohtaa taulukkolaskenta lakkaa olemasta työvuorotyökalu ja muuttuu riskiksi.

Miehityksen sovittaminen todelliseen kysyntään

Tasainen miehitys maksaa molempiin suuntiin. Liian moni hiljaisena aamuna syö katteen, liian harva ruuhkassa maksaa palvelutasossa. Kysyntäennuste piirtää odotetun kuormituksen tuntikäyränä koko vuorokaudelle, ja vuorot jaetaan sen käyrän mukaan eikä kiinteän henkilömäärän mukaan.

Automaattinen jako tekee ensimmäisen version: se sijoittaa vuorot sinne, missä kysyntä on, ja noudattaa asettamiasi ylityssääntöjä. Esihenkilö tarkistaa ja säätää sen sijaan, että aloittaisi tyhjästä. Toiminnassa, jossa huiput ovat ennakoitavia, tämä on se yksittäinen muutos, joka siirtää työvuorosuunnittelun kirjanpidosta lukuihin vaikuttavaksi. Tapahtumahenkilöstön suunnittelu seisoo tai kaatuu tällä, koska kysyntä saapuu siellä lohkoina eikä tasaisena viivana.

Aikainen julkaisu merkitsee yhtä paljon kuin tarkka julkaisu. Viikkoa etukäteen valmis lista antaa ihmisten järjestää muun elämänsä sen ympärille, ja viime hetken vaihtopyyntöjen määrä laskee sen seurauksena. Tiimit, jotka julkaisevat listan edellisenä päivänä, maksavat erotuksen puheluina ja hyvänä tahtona, eikä se kustannus näy missään raportissa.

Tunnit, ylityöt ja kustannusten hallinta

Työvoima on yleensä suurin erä, johon esihenkilö voi viikkotasolla vaikuttaa, ja taulukossa vahinko on näkymätön kunnes palkkalasku saapuu. Venynyt vuoro, ylimääräinen kutsuttu tekijä hiljaisena iltapäivänä, vahingossa ylitetty tuntikatto: mikään niistä ei näy silloin, kun ehtisi vielä toimia.

Henkilökohtaiset tuntirajat ja juoksevat viikkosummat tekevät ylityöstä päätöksen eivätkä havaintoa. Ylityssäännöt voivat vaatia erillisen vahvistuksen ennen kuin lisätunteja jaetaan. Jälkikäteen budjetti- ja tuntihintaraportit näyttävät, mitä kukin julkaistu lista todella maksoi tehtävittäin ja jaksoittain. Tämä silmukka on ero sen välillä, että ohjelma raportoi historiaa ja että järjestelmä muuttaa sitä.

Tuntikirjaus, läsnäolo ja siistit tuntilistat

Lista on suunnitelma; tuntilista on se, mitä tapahtui. Läsnäolojärjestelmänä käytettynä se toimii samalla tavalla molempiin suuntiin: työntekijät leimaavat itsensä sisään ja ulos mobiilisovelluksesta, tauot kirjautuvat vuorolle, ja bonukset, vähennykset ja tuntihinnan muutokset ovat tuntien vieressä eivätkä erillisessä muistiinpanossa. Jokainen muokkaus jää lokiin, joten tuntikiista ratkaistaan aineiston perusteella.

Raportointi muuttaa nämä kirjaukset palkanlaskennalle käyttökelpoisiksi. Tehdyt tunnit, minimitunnit, vahvistetut vuorot, myöhästymiset, poissaolot ja lomasaldot siirtyvät ulos kuukausittain ja tehtävittäin. Tuntikirjaussovellus, joka kerää tämän työn hetkellä, poistaa kuukausittaisen jälkirakentamisen kokonaan. Sijaintitodisteita tarvitsevat tiimit voivat lisätä geopaikannuskartan, joka on maksullinen moduuli eikä osa ilmaista pakettia. Leimauksen ja tuntilistojen mekaniikka on kuvattu työajanseurannan sivulla.

Roolit, käyttöoikeudet ja uusien lisääminen

Heti kun listoja rakentaa useampi kuin yksi ihminen, käyttöoikeuksilla on merkitystä. Jokaisella tiimin jäsenellä on tehtävänimike ja oikeustaso, joten osastovastaava hoitaa oman taulunsa ja tilin omistaja säilyttää kokonaiskuvan. Nimikkeet antavat myös lukea miehityksen rooleittain nimien laskemisen sijaan, ja juuri se tekee ruudukosta käyttökelpoisen neljälläkymmenellä ihmisellä eikä vain neljällä.

Käyttöönotto on massatyötä missä tahansa oikeassa koossa. Ihmiset voi tuoda sisään sen sijaan, että heidät lisättäisiin yksi kerrallaan, kukin tehtävänimikkeineen, yhteystietoineen ja aikavyöhykkeineen, ja kutsun tila näyttää, kuka on hyväksynyt ja kuka ei. Eri aikavyöhykkeillä työskentelevät näkevät vuoronsa paikallisessa ajassa, mikä poistaa yleisen syyn myöhästyneisiin aloituksiin.

Hakemukset, hyväksynnät ja vähemmän keskeytyksiä

Suuri osa esihenkilön suunnitteluajasta menee hakemuksiin eikä itse listaan. Lomat, palkattomat vapaat, vuoromuutokset ja käytettävyyspäivitykset saapuvat viesteinä, jäävät puolittain mieleen ja nousevat esiin uudelleen, kun lista on väärin.

Kaiken ohjaaminen yhteen jonoon muuttaa viikon muodon. Hakemukset lähetetään sovelluksessa, hyväksytään tai hylätään yhdessä paikassa ja ne näkyvät taululla heti, ja saldot ovat näkyvissä niin, ettei mitään hyväksytä kahdesti. Lomahallinnan ominaisuutemme kertoo, miten hakemukset, hyväksynnät ja saldot toimivat yhteen tiimien välillä.

Työvuorosuunnitteluohjelman valinta tiimillesi

Testaa mitä tahansa työvuoro-ohjelmaa niin kuin tiimisi tulee sitä käyttämään, vertailetpa sitten parhaita vaihtoehtoja tai korvaat taulukkolaskentaa. Rakenna oikea viikko ja ota aikaa. Avaa se talon vanhimmalla puhelimella. Julkaise, muuta sitten yksi vuoro ja tarkista, että kaikki asianosaiset tietävät siitä minuutissa. Vie ulos tuntiraportti ja katso, kelpaisiko se palkanlaskentaan sellaisenaan. Katso sitten, mitä tapahtuu kun kasvatte: yksi osasto lisää, yksi toimipiste lisää, kaksikymmentä ihmistä lisää.

Shifton on rakennettu tälle polulle. Päivä-, viikko- ja kuukausinäkymät, pohjat ja kierrot, avoimet vuorot ja vaihdot, käytettävyys ja lomahakemukset, kysyntäennuste automaattisella jaolla, tuntikatot ja ylityssäännöt, leimaus tuntilistalokeineen, integraatiot QuickBooksiin ja Zapieriin sekä raportit tunneista, budjetista ja tuntihinnoista. Enintään 10 henkeä toimii ilmaisella paketilla ilman aikarajaa, mikä tekee siitä aidosti ilmaisen työvuorosovelluksen pienelle tiimille, ja maksulliset moduulit hinnoitellaan työntekijää kohti kuukaudessa. Tiedot löytyvät hinnoittelusivultamme.

Teki tiimisi mitä tahansa, lista on se osa, josta kaikki muu riippuu. Rakenna ensimmäinen viikkosi ja katso, kuinka paljon hallinnollista työtä katoaa sen mukana.