Vapaaehtoisten vuorosuunnitteluohjelma vuoroihin ja tunteihin

Vapaaehtoistoiminta pyörii hyvällä tahdolla ja listalla, jonka joku rakentaa uudelleen joka ikinen viikko. Ihmiset antavat ne tunnit jotka pystyvät irrottamaan, vapaat ajat muuttuvat ilmoittamatta, ja koordinaattori hoitaa listaa yleensä toisen kokopäivätyön ohessa. Vapaaehtoisten vuorosuunnitteluohjelma siirtää tuon viikoittaisen uudelleenrakentamisen pois yhdeltä pöydältä ja tekee siitä prosessin, jonka koko tiimi näkee.

Yksi reunaehto määrää kaiken muun. Vapaaehtoista ei voi määrätä töihin lauantaiksi, hänelle voi vain tarjota vuoroa ja toivoa että hän ottaa sen. Juuri tämä ero on syy siihen, miksi palkatulle henkilöstölle suunnitellut listatyökalut jäävät järjestökentällä käyttämättä ja miksi vapaaehtoisten vuorosovelluksen on lähdettävä liikkeelle ilmoittautumisesta eikä määräämisestä.

Mitä vapaaehtoisohjelman on tehtävä toisin

Tehtävä tiivistyy neljään asiaan. Julkaista vuoroja jotka ihmiset voivat ottaa sen sijaan että heidät niihin pantaisiin. Kerätä vapaat ajat ennen listan rakentamista, koska juuri uudelleenrakentaminen kolmen kieltäytymisen jälkeen polttaa koordinaattorit loppuun. Tavoittaa tiimi jolla ei ole työsähköpostia eikä syytä vilkaista ilmoitustaulua. Ja tuottaa tuntikertymät jotka kestävät hallituksen, rahoittajan ja vakuutusyhtiön katseen.

Kaikki näiden neljän ulkopuolinen on valinnaista. Vapaaehtoisvuorojen hallintaohjelma joka hoitaa nämä hyvin voittaa raskaamman alustan, jonka asetuksia kenelläkään ei ole aikaa opetella.

Miksi vuorolistapohja lakkaa skaalautumasta

Lähes jokainen toiminta alkaa taulukossa olevasta vapaaehtoisten vuorolistapohjasta, joka tulostetaan ja kiinnitetään seinälle. Yhdelle toimipisteelle ja viidelletoista ihmiselle se toimii. Sitten avautuu toinen paikka, kausikampanja tuplaa listan ja tiedostosta tulee itse ongelma. Kaksi koordinaattoria muokkaa eri kopioita. Yhdellä läppärillä asuva vapaaehtoisrekisterin pohja on vanhentunut sillä hetkellä kun joku peruu perjantai-iltana. Yhtä viikonloppua varten tehty tapahtumapohja säilyy harvoin ehjänä toiseen kertaan.

Siirtyminen vapaaehtoisten vuorosuunnittelujärjestelmään ei heitä pohjaa pois, vaan tekee siitä elävän. Toistuva viikkokaava tallennetaan kerran ja otetaan käyttöön mihin tahansa tulevaan viikkoon, joten vuoden aikana hiottu vuoropohja jatkaa toimintaansa ja kaikki lukevat siitä samaa versiota. Vuorolistan tekijä on hyödyllinen vain jos tehty lista tavoittaa ihmiset.

Anna vapaaehtoisten ottaa vuoronsa itse

Itsepalvelu on ominaisuus joka muuttaa koordinaattorin viikon. Julkaise miehittämättömät vuorot avoimina, niin jokainen pätevä henkilö näkee ne samalla hetkellä siinä puhelimessa jota hän jo kantaa mukanaan. Vuoroon ilmoittautuminen on yksi napautus, ja hyväksyntä voi jäädä koordinaattorille silloin kun tehtävä vaatii perehdytystä tai taustatarkistuksen.

Vaihtoehto on se mitä useimmat tekevät nyt: ryhmächatti, kierros viestejä ja samat kolme luotettavaa ihmistä joilta kysytään joka kerta ensimmäisenä. Shiftonin vuorosuunnittelumoduuli hoitaa avoimet vuorot, vaihdot ja pohjat samassa paikassa, joten tarjous tavoittaa kaikki kerralla ja vastaus jää talteen eikä vain muistiin. Vapaaehtoisvuorojen hallintaohjelma lunastaa paikkansa sillä hetkellä kun lauantain vuoro täyttyy ilman yhtäkään puhelua.

Ensin vapaat ajat, sitten lista

Kerran vuosineljänneksessä kerätty saatavuuslomake vanhenee kahdessa viikossa. Saatavuus jota ihmiset päivittävät itse pysyy käyttökelpoisena. Jokainen vapaaehtoinen merkitsee kuukausikalenteriin tunnit jotka pystyy antamaan, todellisina aikaväleinä eikä kokonaisina päivinä, ja koordinaattori rakentaa listan tuon kuvan mukaan arvailun sijaan.

Tässä on hiljainen ero vapaaehtoisten aikataulusovelluksen ja jaetun kalenterin välillä. Kalenteri kirjaa päätökset sen jälkeen kun ne on tehty. Vapaaehtoisten vuorosuunnittelutyökalut kirjaavat sen mikä on mahdollista ennen päätöksiä, ja juuri siinä aika oikeasti säästyy.

Roolit, oikeudet ja vaihtuvan tiimin perehdytys

Vapaaehtoistiimit vaihtuvat. Uusia tulee kampanjaan, toiset palaavat puolen vuoden tauon jälkeen ja muutamasta tulee koordinaattoreita. Henkilönäkymä pitää sen hallittavana: jokaisella vapaaehtoisella on tehtävä, yhteystiedot ja aikavyöhyke, ja käyttöoikeustaso ratkaisee näkeekö hän vain omat vuoronsa vai hallinnoiko koko rekisteriä.

• Kutsu uudet vapaaehtoiset sähköpostilla ja seuraa kutsun siirtymistä lähetetystä hyväksyttyyn
• Tuo valmis lista kun kampanja tuo mukanaan kokonaisen ryhmän kerralla
• Anna kokeneille vapaaehtoisille järjestelmänvalvojan oikeudet luovuttamatta koko tiliä
• Pidä etäauttajat omalla aikavyöhykkeellään, jottei kukaan lue aloitusaikaa väärin

Minuuteissa mitattava perehdytys puheluilla täytetyn illan sijaan on se mikä estää kasvavaa toimintaa jumittumasta.

Vapaaehtoistuntien seuranta rahoittajille ja hallitukselle

Tunnit ovat järjestökentän valuuttaa. Ne näkyvät avustushakemuksissa, vuosikertomuksissa, vakuutusilmoituksissa ja perusteluissa seuraavalle rahoituskierrokselle, ja niiden laskeminen paperikalenterista vuoden lopussa on työlästä ja epätarkkaa.

Vapaaehtoistuntien seurantaohjelma ratkaisee tämän vain kun se on sidottu listaan. Vapaaehtoiset leimaavat itsensä sisään ja ulos suunnitellulta vuorolta mobiilisovelluksen työajanseurannalla, ja työtuntiraportti laskee tehdyt tunnit henkilöä, tehtävää tai jaksoa kohden vientivalmiina. Listasta erillään elävä tuntiseurantasovellus luo toisen lukusarjan täsmäytettäväksi, ja siksi vapaaehtoisten työajanseuranta kuuluu suunnittelujärjestelmän sisään eikä sen viereen. Toiminta jossa on myös palkattua väkeä pitää järjestön tuntikirjanpidon, työajanseurantasovelluksen ja vapaaehtoistiedot yhdellä tilillä kolmen sijaan, jotka eivät koskaan täsmää. Sijaintiin perustuva leimaus geopaikannusmoduulin kautta on saatavilla maksullisena lisäosana silloin kun paikalle saapumisen vahvistaminen on tärkeää.

Seurakuntien, yhdistysten ja asukasryhmien listat

Seurakunnat ja yhteisöt aikatauluttavat tämän ongelman vaikeimman version. Tilaisuudet toistuvat viikoittain, samana päivänä tarvitaan useita tehtäviä, ja useimmat palvelevat kerran tai kaksi kuukaudessa eikä joka viikko. Seurakunnan vuorosuunnitteluohjelman on kannettava toistuvat kaavat, useat tehtävät samaan tilaisuuteen ja ilmoittautuminen joka toimii myös niille, joille ohjelmistot eivät ole lainkaan tuttuja. Kiinteää viikkotiimiä olettava listaohjelma ohittaa sen miten vuorot todellisuudessa täytetään, ja seurakunnan vapaaehtoissovellus arvioidaan sillä, löytääkö ovella toivottaja ensi sunnuntain kolmella napautuksella. Maksuton seurakunnan vapaaehtoisohjelma on järkevä aloitus niin kauan kuin lista on pieni.

Sama rakenne kattaa laajemmin yhdistysten ja järjestöjen vuorosuunnitteluohjelmat: ruoka-avun päivittäiset lajitteluvuorot, yöt kattavat turvakodit, festivaalit jotka miehittävät viikonlopun sadoilla ihmisillä joista jokainen antaa neljä tuntia. Seurakunnan listaongelma ja ruoka-apuongelma näyttävät identtisiltä heti kun sanasto kuoritaan pois, ja järjestön henkilöstösuunnitteluohjelman on palveltava yhtä lailla palkattua koordinaattoria kuin viikonlopun auttajaa. Vapaaehtoislistatyökalu joka sopii vain toiselle kierretään kuukaudessa.

Miten valita työkalu jonka ihmiset oikeasti avaavat

Arvioi jokainen alusta vapaaehtoisen näkökulmasta, ei koordinaattorin. Avaa sovellus vanhalla puhelimella. Mittaa kuinka kauan sitä ensi kertaa näkevältä kestää löytää seuraava vuoronsa ja ottaa yksi avoin vuoro. Kysy mitä tapahtuu kun vapaaehtoinen perääntyy lyhyellä varoitusajalla ja tavoittaako korvaustarjous kaikki vai vain ne jotka koordinaattori muistaa ensimmäisenä.

Paras vapaaehtoisten vuorosovellus on se jota teknisesti heikoin vapaaehtoisesi osaa käyttää ilman opastusta, ja paras vapaaehtoisten vuorosuunnitteluohjelma se jonka koordinaattori avaa vielä kuudentena kuukautena. Maksuton sovellus on järkevä koekäyttö, kunhan ilmainen taso on oikea paketti eikä lähtölaskenta. Alle kymmenen hengen tiimille Shifton on maksuton ilman aikarajaa, mikä sopii pienelle yhteisölle joka testaa kannattaako vaihto. Toiminnan kasvaessa maksulliset paketit tuovat monen toimipisteen suunnittelun, syvemmän raportoinnin ja moduulit joita isommalta järjestötyökalulta odotetaan. Tavoite pysyy samana: vuorot jotka täyttyvät itsestään, vapaaehtoiset jotka tietävät tarkalleen milloin heitä tarvitaan, ja tuntikertymät valmiina ennen kuin kukaan ehtii pyytää.