Λογισμικό προγράμματος βαρδιών για νοσοκομεία και κλινικές

Στην υγεία δεν υπάρχει ήσυχη εβδομάδα. Ένα τμήμα, ένα εξωτερικό ιατρείο και μια ιδιωτική κλινική λειτουργούν με τον ίδιο περιορισμό: σε κάθε ώρα κάθε ημέρας πρέπει να βρίσκεται στη θέση του ένας ελάχιστος αριθμός καταρτισμένων ανθρώπων, ενώ η δεξαμενή που μπορεί να καλύψει αυτές τις ώρες αλλάζει διαρκώς. Το λογισμικό προγράμματος βαρδιών στην υγεία υπάρχει επειδή αυτός ο υπολογισμός ξέφυγε από το λογιστικό φύλλο πριν από χρόνια, και επειδή το λάθος στο πρόγραμμα πληρώνεται δύο φορές: μία στο τιμολόγιο της εταιρείας προσωπικού και μία στους εργαζόμενους που σταματούν αθόρυβα να παίρνουν επιπλέον βάρδιες.

Όποιος φτιάχνει το πρόγραμμα το κάνει συνήθως ανάμεσα σε άλλα καθήκοντα. Άρα το εργαλείο πρέπει να είναι πιο γρήγορο από τον πίνακα που αντικαθιστά, ειλικρινές στις ώρες και στις προσαυξήσεις και εύχρηστο από το κινητό. Ό,τι απαιτεί μια εβδομάδα εκπαίδευσης εγκαταλείπεται τον δεύτερο μήνα.

Τι πρέπει όντως να κάνει ένα πρόγραμμα βαρδιών στην υγεία

Η δουλειά είναι στενότερη από όσο υπονοούν οι μακριές λίστες λειτουργιών. Να καλύπτει κάθε ώρα με τη σωστή σύνθεση δεξιοτήτων. Να κρατά τις ώρες του καθενός μέσα στα συμβατικά και νομικά όρια. Να επιτρέπει στο προσωπικό να βλέπει το πρόγραμμα και να απαντά χωρίς να κυνηγά τον υπεύθυνο. Να δείχνει πόσο θα κοστίσει ένα δημοσιευμένο πρόγραμμα πριν το μάθει η μισθοδοσία. Ένα σύστημα που κάνει σωστά αυτά τα τέσσερα κερδίζει μια πλατφόρμα με πενήντα ενότητες που κανείς δεν ανοίγει.

Το Shifton είναι φτιαγμένο γύρω από αυτή τη σύντομη λίστα: προβολές ημέρας, εβδομάδας και μήνα, ακάλυπτες βάρδιες, αλλαγές βαρδιών, επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας, παρουσίες και αναφορές που συνδέουν τις ώρες με τις αμοιβές. Χωρίς ιατρικούς φακέλους, χωρίς βιβλία ραντεβού. Είναι διαχείριση προσωπικού για μονάδες υγείας και μένει στην πλευρά του ανθρώπινου δυναμικού.

Αυτή η εστίαση είναι σκόπιμη. Είτε στη λίστα γράφει σύστημα βαρδιών για νοσοκομείο, πρόγραμμα βαρδιών για κλινική είτε εργαλείο κατανομής ιατρικού προσωπικού, το ερώτημα από κάτω είναι το ίδιο: οι επόμενες δύο εβδομάδες είναι καλυμμένες και με τι κόστος. Το φαρμακείο είναι ξεχωριστή περίπτωση: φαρμακοποιός πρέπει να είναι παρών όσο λειτουργεί ο πάγκος, και αυτό καλύπτει ο προγραμματισμός βαρδιών στο φαρμακείο.

Γιατί το πρόγραμμα των νοσηλευτών δεν είναι πρόγραμμα γραφείου

Η κατανομή κλινικού προσωπικού έχει ιδιότητες που δεν έχει ένα πρόγραμμα γραφείου. Οι βάρδιες διαρκούν δώδεκα ώρες και περνούν τα μεσάνυχτα. Οι νύχτες και τα σαββατοκύριακα φέρνουν προσαυξήσεις. Οι συμβάσεις είναι μείγμα πλήρους απασχόλησης, μερικής απασχόλησης και εργασίας κατά κλήση. Οι ειδικότητες δεν είναι εναλλάξιμες, άρα ένας άνθρωπος μέσα στο κτίριο δεν σημαίνει ακόμη καλυμμένη βάρδια. Κάθε λογισμικό βαρδιών για νοσηλευτές που αξίζει να μπει σε λειτουργία πρέπει να κρατά όλα αυτά μαζί, και γι' αυτό τα γενικά εργαλεία βαρδιών σε μια μονάδα υγείας σπάνε τη δεύτερη και όχι την πρώτη εβδομάδα. Ένα εργαλείο βαρδιών για νοσηλευτές πρέπει να αντιμετωπίζει τη νύχτα ως διαφορετική μονάδα εργασίας από την ημέρα, όχι μόνο ως άλλο χρώμα στον πίνακα.

Το Shifton το λύνει με ρόλους και θέσεις συνδεδεμένες σε κάθε άτομο, με ανώτατα όρια ωρών που δείχνουν το τρέχον σύνολο ενώ αναθέτετε, και με πρότυπα βαρδιών που μεταφέρουν έναν κύκλο μπροστά αντί να τον σχεδιάζετε ξανά. Όποιος τρέχει κυλιόμενες βάρδιες αντιγράφει έναν κύκλο που δούλεψε στο επόμενο τρίμηνο και διορθώνει μόνο τις εξαιρέσεις. Η εφαρμογή στο κινητό του καθενός δείχνει τον ίδιο κύκλο, ώστε το πρόγραμμα που διαβάζει το προσωπικό και το πρόγραμμα που επεξεργάζεται ο υπεύθυνος να μην αποκλίνουν ποτέ.

Κάλυψη, σύνθεση δεξιοτήτων και αναλογίες προσωπικού

Τα περισσότερα κενά δεν είναι στην πραγματικότητα ζήτημα απουσιών αλλά ζήτημα ορατότητας. Το πρόγραμμα φαίνεται πλήρες μέχρι να αρχίσετε να μετράτε καταρτισμένους ανθρώπους ανά βάρδια και όχι ονόματα ανά βάρδια. Οι αναλογίες προσωπικού κρατούν μόνο αν ο υπεύθυνος βλέπει τη σύνθεση των ρόλων κατά την ανάθεση και όχι μετά τη δημοσίευση.

Οι εβδομαδιαίοι και μηνιαίοι πίνακες στο Shifton δείχνουν κάθε βάρδια με χρώμα και με την ετικέτα του ρόλου, ενώ οι θέσεις που δεν καλύφθηκαν κάθονται σε δική τους γραμμή ακάλυπτων βαρδιών αντί να κρύβονται ως κενός χώρος. Δημοσιεύστε αυτές τις θέσεις και τις λαμβάνουν ταυτόχρονα όλοι οι καταρτισμένοι, κάτι που αντικαθιστά τον γύρο τηλεφωνημάτων στον οποίο καταλήγει συνήθως η αναζήτηση νοσηλευτή από εταιρεία προσωπικού. Το πρόγραμμα εφημεριών στο νοσοκομείο δουλεύει με τον ίδιο τρόπο: δημοσιεύετε την ανάγκη, αφήνετε να απαντήσουν όσοι μπορούν να την πάρουν, επιβεβαιώνετε με ένα άγγιγμα. Ένα καλό πρόγραμμα βαρδιών στη νοσηλευτική κάνει το κενό θορυβώδες και την απάντηση φθηνή.

Υπερωρίες, νυχτερινές προσαυξήσεις και το κόστος μισθοδοσίας

Το προσωπικό είναι σχεδόν σε κάθε μονάδα το μεγαλύτερο ελεγχόμενο κόστος, και στην υγεία διογκώνεται με έναν συγκεκριμένο τρόπο: μέσω των ωρών με προσαύξηση. Η ίδια βάρδια κοστίζει διαφορετικά ανάλογα με το πότε πέφτει, γι' αυτό ένα πρόγραμμα που φαίνεται ισορροπημένο στον αριθμό ατόμων μπορεί να είναι βαριά ανισόρροπο στα χρήματα.

Το Shifton αναφέρει τις ώρες ανά κλιμάκιο αμοιβής και χωρίζει τη βασική αμοιβή από τις προσαυξήσεις νύχτας, νύχτας μαζί με σαββατοκύριακο και αργίας, ανά εργαζόμενο και ανά τμήμα. Εκεί βρίσκεται η διαφορά ανάμεσα στο να ξέρετε ότι ξοδεύτηκαν πολλά και στο να ξέρετε ποιες βάρδιες το έκαναν. Σε συνδυασμό με την καταγραφή ωρών από τις πραγματικές αφίξεις και αποχωρήσεις, η ωρομέτρηση σε μια μονάδα υγείας παύει να είναι μηνιαία ανακατασκευή. Ένα πρόγραμμα ωρομέτρησης για την υγεία αξίζει την άδεια χρήσης μόνο αν οι καταγεγραμμένες και οι προγραμματισμένες ώρες βρίσκονται σε ένα σημείο, και εδώ συμβαίνει αυτό. Οι αναφορές ελάχιστων ωρών, οι αναφορές καθυστερήσεων και οι αναφορές προϋπολογισμού βρίσκονται στο ίδιο πάνελ, ώστε ο υπεύθυνος που ελέγχει μια περίοδο να μην τη συναρμολογεί από τρία αρχεία.

Διαθεσιμότητα, αυτοπρογραμματισμός και προγράμματα που κρατούν

Τα προγράμματα σπάνε εκεί όπου αγνοούν αυτό που έχουν ήδη πει οι άνθρωποι. Όταν η διαθεσιμότητα ζει μέσα σε μηνύματα, χάνεται, και τα αιτήματα αλλαγής φτάνουν μετά τη δημοσίευση και όχι πριν. Το Shifton συλλέγει τη διαθεσιμότητα ως μηνιαίο ημερολόγιο που συμπληρώνει ο καθένας μόνος του, ώρα προς ώρα, ώστε ο αυτοπρογραμματισμός των νοσηλευτών να τροφοδοτεί το πλάνο τη στιγμή που χτίζεται.

Τα αιτήματα άδειας και κανονικής άδειας περνούν από την ίδια σειρά εγκρίσεων, με τα υπόλοιπα αδειών σε παρακολούθηση ώστε η έγκριση να μην είναι εικασία. Μόλις το πρόγραμμα βγει, οι αλλαγές και οι αναλήψεις βαρδιών περνούν από την εφαρμογή με επιβεβαίωση του υπευθύνου, και κάθε μεταβολή ενημερώνει την έκδοση που βλέπουν όλοι. Το πρόγραμμα στο κινητό και ο σχεδιασμός στον υπολογιστή κοιτούν το ίδιο πρόγραμμα, και αυτό είναι όλο το νόημα της απομάκρυνσης από το χαρτί.

Την αλλαγή τη μεταφέρει η ειδοποίηση και όχι η ομαδική συνομιλία. Οι άμεσες ειδοποιήσεις και τα γραπτά μηνύματα φεύγουν όταν μια βάρδια προστίθεται, μετακινείται ή ακυρώνεται, ώστε κανείς να μη δουλεύει με ένα εκτυπωμένο φύλλο που έπαψε να ισχύει την Τρίτη. Μόνο αυτή η συνήθεια εξαλείφει τις περισσότερες απουσίες που χρεώνονται στο προσωπικό αλλά προέρχονται από το πρόγραμμα.

Νοσοκομείο, κλινική και ιατρείο μιας έδρας είναι το ίδιο πρόβλημα σε άλλο μέγεθος

Ένα λογισμικό βαρδιών για εργαζόμενους νοσοκομείου πρέπει να μοντελοποιεί τμήματα, επίπεδα πρόσβασης και μια συνολική εικόνα πάνω από όλα. Μια κλινική δεν χρειάζεται σχεδόν τίποτα από αυτά, χρειάζεται όμως ταχύτητα, γιατί όποιος φτιάχνει το πρόγραμμα κρατά και την υποδοχή. Ο προγραμματισμός για ομάδες ιατρείου πρέπει συνήθως να βάλει υποδοχή, νοσηλευτικό και βοηθητικό προσωπικό σε έναν πίνακα και όχι σε τρεις. Το Shifton κινείται ανάμεσα στα δύο χωρίς αλλαγή εργαλείου: τα έργα και τα προγράμματα χωρίζουν τμήματα ή σημεία, τα δικαιώματα αποφασίζουν ποιος επεξεργάζεται τι, και μια μικρή ομάδα μπορεί να τρέχει με ένα πρόγραμμα και δύο πρότυπα.

Οι όμιλοι με πολλά σημεία έχουν έναν λογαριασμό για όλες τις τοποθεσίες, ώστε όποιος καλύπτει δύο σημεία να βλέπει ένα ημερολόγιο και οι υπεύθυνοι να βλέπουν αθροιστικές ώρες. Για προσωπικό που δουλεύει στα σπίτια των ασθενών και όχι μέσα σε μονάδα, η σελίδα μας για τη φροντίδα κατ' οίκον καλύπτει αυτό το μοτίβο.

Τι να ελέγξετε πριν δεσμευτείτε σε μια πλατφόρμα

Δοκιμάστε κάθε εφαρμογή βαρδιών για την υγεία όπως θα τη χρησιμοποιήσει πραγματικά η ομάδα. Φτιάξτε μια ολόκληρη εβδομάδα από το μηδέν και κρατήστε χρόνο. Ανοίξτε την εφαρμογή σε παλαιότερο κινητό, γιατί αυτό κρατά το μισό προσωπικό. Στείλτε μια αλλαγή και δείτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση. Ρωτήστε πώς μετράται μια βάρδια από τις 23:00 έως τις 07:00, τι γίνεται όταν ξεπεραστεί το όριο ωρών και αν οι αναφορές χωρίζουν τις ώρες με προσαύξηση ή απλώς τις αθροίζουν. Οι δημοσιευμένες λίστες με τα καλύτερα προγράμματα σπάνια βγαίνουν αμετάβλητες από αυτή τη δοκιμή.

Μετά ελέγξτε τι δίνουν οι αναφορές σε μια συζήτηση με το οικονομικό τμήμα. Ώρες ανά κλιμάκιο αμοιβής, υπόλοιπα αδειών και αριθμοί προϋπολογισμού είναι αυτά που μετατρέπουν ένα εργαλείο προγραμματισμού σε σύστημα διαχείρισης προσωπικού για την υγεία και όχι σε κοινό ημερολόγιο με υπενθυμίσεις. Εκεί περνά η γραμμή ανάμεσα στη σοβαρή διαχείριση βαρδιών και σε μια ομαδική συνομιλία με καλύτερη μορφοποίηση.

Πώς ξεκινάτε με το Shifton

Έως δέκα μέλη ομάδας το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που καλύπτει ένα μικρό ιατρείο ή μια κλινική ομάδα και περιλαμβάνει προγραμματισμό, βασική καταγραφή ωρών, εφαρμογή για κινητό και αναφορές. Πάνω από αυτό, τα πληρωμένα πακέτα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα, ενώ ενότητες όπως ο χάρτης γεωεντοπισμού διατίθενται ως πληρωμένη προσθήκη. Η σελίδα τιμών δείχνει πού βρίσκεται κάθε δυνατότητα.

Σε κάθε περίπτωση παίρνετε ένα πρόγραμμα που αποτυπώνει την πραγματική διαθεσιμότητα, κάλυψη που επαληθεύεται ανά ρόλο και όχι ανά αριθμό κεφαλών, και μια καθαρή γραμμή ανάμεσα στις ώρες που σχεδιάστηκαν και στις ώρες που πληρώθηκαν. Εισάγετε την ομάδα σας, φτιάξτε την εβδομάδα ενός τμήματος, δημοσιεύστε την και δείτε πόση διοικητική δουλειά εξαφανίζεται.