Λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για εστιατόρια, καφέ και χώρους

Κάθε επαγγελματίας της εστίασης μαθαίνει το ίδιο μάθημα με τον δύσκολο τρόπο. Το πρόγραμμα δεν είναι γραφειοκρατία, είναι η ίδια η επιχείρηση. Όταν είναι σωστό, το σέρβις κυλά ομαλά, το εργατικό κόστος προσγειώνεται εκεί που πρέπει, και η ομάδα φεύγει για το σπίτι αρκετά ικανοποιημένη ώστε να γυρίσει αύριο. Όταν είναι λάθος, μία μόνο υποστελεχωμένη Παρασκευή μπορεί να κοστίσει μια εβδομάδα καλής θέλησης τόσο στους πελάτες όσο και στο προσωπικό. Το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού εστίασης μετακινεί αυτό το αποτέλεσμα από την τύχη στο σύστημα.

Τα περισσότερα εργαλεία προγραμματισμού φτιάχτηκαν για γραφεία, όπου η ζήτηση είναι σταθερή και όλοι δουλεύουν εννιά με πέντε. Η εστίαση δεν λειτουργεί έτσι. Η πληρότητα ανεβοκατεβαίνει από ώρα σε ώρα, το προσωπικό είναι συχνά μερικής απασχόλησης και γεμάτο φοιτητές, και αυτός που φτιάχνει το πρόγραμμα είναι συνήθως ο ίδιος που στις οκτώ το βράδυ βγάζει πιάτα στην κουζίνα. Ένα εργαλείο που αγνοεί αυτές τις πραγματικότητες εγκαταλείπεται μέσα σε έναν μήνα.

Τι πρέπει πραγματικά να κάνει το λογισμικό προγραμματισμού στην εστίαση

Αν αφαιρέσετε τις λίστες με λειτουργίες, η δουλειά καταλήγει σε τέσσερα πράγματα. Να επιτρέπει σε έναν φορτωμένο υπεύθυνο να χτίσει γρήγορα μια εβδομάδα βαρδιών, ιδανικά στο κινητό ανάμεσα σε δύο σέρβις. Να δείχνει το εργατικό κόστος έναντι των αναμενόμενων πωλήσεων πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι μετά τη μισθοδοσία. Να φτάνει την ομάδα εκεί που είναι, δηλαδή στα κινητά και όχι στον πίνακα ανακοινώσεων. Και να αντέχει όταν το σχέδιο σπάει, γιατί στην εστίαση το σχέδιο πάντα σπάει.

Όλα τα υπόλοιπα είναι απλώς ευχάριστα. Μια πλατφόρμα που κατακτά αυτά τα τέσσερα υπερτερεί μιας με πενήντα λειτουργίες, καθεμία από τις οποίες λύνει ένα πρόβλημα που δεν έχετε. Ακριβώς αυτόν τον πήχη φτιάχτηκε να ξεπεράσει το Shifton για εστιατόρια, καφέ και χώρους.

Γιατί το λογισμικό προγραμματισμού στην εστίαση αποσβένεται

Τα μαθηματικά δεν είναι πολύπλοκα.

Το εργατικό στις περισσότερες επιχειρήσεις εστίασης είναι μεταξύ ενός τετάρτου και ενός τρίτου των εσόδων, και είναι το μόνο κόστος που ένας υπεύθυνος μπορεί πραγματικά να κινήσει από μέρα σε μέρα. Όταν ο προγραμματισμός ζει σε ένα υπολογιστικό φύλλο, τα λάθη μένουν αόρατα μέχρι να έρθει ο λογαριασμός της μισθοδοσίας: μια βάρδια που τράβηξε δύο ώρες παραπάνω, ένας επιπλέον σερβιτόρος που κλήθηκε για ένα βράδυ που τελικά ήταν ήσυχο, ένα όριο υπερωριών που ξεπεράστηκε χωρίς να το προσέξει κανείς. Το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού εστίασης κάνει αυτά τα κόστη ορατά όσο υπάρχει ακόμη χρόνος για δράση. Βλέπετε την προβλεπόμενη δαπάνη ενώ χτίζετε, λαμβάνετε ειδοποίηση πριν μια βάρδια γείρει σε προσαύξηση, και το επόμενο πρωί μπορείτε να αντιπαραβάλετε τις προγραμματισμένες ώρες με τις πραγματικές πωλήσεις. Οι περισσότεροι υπεύθυνοι που αλλάζουν διαπιστώνουν ότι το λογισμικό αποσβένεται μόνο από την εξοικονόμηση εργατικού μέσα στο πρώτο τρίμηνο, πριν καν μετρήσετε τον χρόνο που γλιτώνετε χτίζοντας το πρόγραμμα.

Το κρυφό κόστος του προγράμματος στον πίνακα ανακοινώσεων

Πολλά μαγαζιά τρέχουν ακόμη με μια εκτύπωση δίπλα στην είσοδο του προσωπικού και ένα ομαδικό chat για τις αλλαγές. Μοιάζει δωρεάν, επειδή δεν υπάρχει μηνιαία χρέωση. Το πραγματικό κόστος κρύβεται στην τριβή. Μια ανταλλαγή βάρδιας σημαίνει τρία μηνύματα και μια μουτζούρα στο φύλλο που η μισή ομάδα δεν βλέπει ποτέ. Μια απουσία σημαίνει ότι ο υπεύθυνος κρέμεται στο τηλέφωνο μέσα στη φούρια πριν το σέρβις αντί να στήσει τη σάλα. Το πρόγραμμα στον τοίχο ξεφεύγει από αυτό που έχει ο υπεύθυνος στο μυαλό του, και στη μέση του σέρβις κανείς δεν είναι σίγουρος ποιος πρέπει να είναι πού.

Μεταφέρετέ το σε λογισμικό προγραμματισμού εστίασης και η τριβή εξαφανίζεται. Οι ανταλλαγές γίνονται στην εφαρμογή και ενημερώνονται για όλους ταυτόχρονα. Οι ανοιχτές βάρδιες ανακοινώνονται με ένα άγγιγμα σε κάθε κατάλληλο άτομο, αντί για έναν γύρο τηλεφωνημάτων. Το πρόγραμμα που βλέπουν όλοι είναι το πρόγραμμα που ισχύει.

Ακούγεται μικρό μέχρι να περάσετε ένα Σάββατο βράδυ χωρίς αυτό.

Σάλα, κουζίνα και οι ρόλοι ανάμεσα

Η εστίαση δεν είναι μία ομάδα, είναι αρκετές που απλώς μοιράζονται το ίδιο κτίριο. Σερβιτόροι, μπάρμαν, υποδοχή, μάγειρες και λαντζέρηδες δουλεύουν με διαφορετικό ρυθμό, κρατούν διαφορετικές πιστοποιήσεις και κοστίζουν διαφορετικά. Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων εστίασης τους αντιμετωπίζει ως ξεχωριστούς κρατώντας ταυτόχρονα όλη την εικόνα σε μία οθόνη. Χτίζετε το πρόγραμμα του μπαρ και της κουζίνας ξεχωριστά, αλλά εξακολουθείτε να βλέπετε τη συνολική κάλυψη και το συνολικό κόστος σε μία οθόνη, και μπορείτε να κλειδώσετε έναν ελάχιστο αριθμό ανά ρόλο σε κάθε βάρδια ώστε η σάλα να μην ανοίγει ποτέ υποστελεχωμένη.

Προγραμματισμός σε περισσότερα από ένα καταστήματα

Τη στιγμή που λειτουργείτε δεύτερο σημείο, ο συντονισμός παύει να είναι πρόγραμμα και γίνεται πρόβλημα εφοδιαστικής. Ένα σημείο είναι πνιγμένο ενώ ένα άλλο είναι νεκρό, ένας εκπαιδευμένος μπάρμαν κάθεται άπραγος στην άλλη άκρη της πόλης, και τα κεντρικά δεν έχουν τρόπο να το δουν μέχρι να βγουν τα νούμερα. Το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για ομίλους εστίασης βάζει κάθε σημείο σε έναν πίνακα. Εντοπίζετε την ανισορροπία σε πραγματικό χρόνο, μετακινείτε έναν κοινό εργαζόμενο με ένα άγγιγμα, και εφαρμόζετε ένα δοκιμασμένο εβδομαδιαίο πρότυπο σε ένα νέο σημείο αντί να ξεκινήσετε από κενό πλέγμα. Αυτό που παλιά έτρωγε μια ολόκληρη μέρα τηλεφωνημάτων ενός περιφερειακού υπευθύνου γίνεται μια πεντάλεπτη επισκόπηση.

Επιλέγοντας το σωστό εργαλείο για τον χώρο σας

Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα όπως θα την χρησιμοποιεί πραγματικά η ομάδα σας. Ανοίξτε την στο φθηνότερο κινητό του μαγαζιού, γιατί αυτό κουβαλάει το προσωπικό του σαββατοκύριακου. Προσπαθήστε να χτίσετε μια ολόκληρη εβδομάδα σε λιγότερο από δέκα λεπτά. Στείλτε στον εαυτό σας μια ειδοποίηση αλλαγής βάρδιας και μετρήστε πόσο γρήγορα φτάνει. Ρωτήστε τι γίνεται με αυτή την ειδοποίηση όταν το κινητό είναι κλειστό στη διάρκεια μιας βάρδιας, γιατί το προσωπικό εστίασης δεν κοιτάει το κινητό στη μέση του σέρβις. Το εργαλείο που επιβιώνει από αυτές τις δοκιμές είναι αυτό που η ομάδα θα χρησιμοποιεί και του χρόνου.

Κάτω από δέκα εργαζόμενους, το δωρεάν πλάνο του Shifton κάνει όλη τη δουλειά χωρίς χρονικό όριο, που καλύπτει ένα μικρό καφέ ή εστιατόριο. Καθώς μεγαλώνετε πέρα από αυτό και προσθέτετε σημεία, τα επί πληρωμή επίπεδα προσθέτουν την εικόνα πολλών καταστημάτων, βαθύτερες αναφορές κόστους και προηγμένους ελέγχους. Έτσι κι αλλιώς ο στόχος μένει ίδιος: ένα πρόγραμμα που αντικατοπτρίζει την πραγματική ζήτηση, μια γραμμή εργατικού κόστους που κρατά εκεί που τη σχεδιάσατε, και μια ομάδα που ξέρει πάντα πότε δουλεύει. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στη διαχείριση των βαρδιών και στο σβήσιμο φωτιών με αυτές.