রেস্তোরাঁ, ক্যাফে ও ভেন্যুর জন্য স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার

হসপিটালিটির প্রতিটি পরিচালক একই শিক্ষা কঠিন পথে শেখেন। রোটা কাগুজে কাজ নয়, এটিই ব্যবসা। ঠিকঠাক করলে সার্ভিস মসৃণ চলে, শ্রম খরচ যেখানে থাকার সেখানেই নামে, আর দল আগামীকাল ফিরে আসার মতো যথেষ্ট সন্তুষ্ট হয়ে বাড়ি যায়। ভুল করলে একটিমাত্র কর্মী-স্বল্প শুক্রবার অতিথি ও কর্মী উভয়ের কাছে এক সপ্তাহের সদিচ্ছার মূল্য কেড়ে নিতে পারে। হসপিটালিটি শিডিউলিং সফটওয়্যার সেই ফলকে ভাগ্য থেকে সরিয়ে ব্যবস্থায় নিয়ে আসে।

বেশিরভাগ শিডিউলিং টুল অফিসের জন্য তৈরি, যেখানে চাহিদা সমান আর সবাই নয়টা-পাঁচটা কাজ করে। হসপিটালিটি এভাবে চলে না। অতিথি সংখ্যা ঘণ্টায় ঘণ্টায় বাড়ে-কমে, কর্মীরা প্রায়ই খণ্ডকালীন ও ছাত্রছাত্রীতে ভরা, আর যিনি রোটা তৈরি করেন তিনিই সাধারণত রাত আটটায় রান্নাঘরে প্লেট বের করেন। এসব বাস্তবতাকে অগ্রাহ্য করা টুল এক মাসের মধ্যে পরিত্যক্ত হয়।

হসপিটালিটি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে আসলে যা করতে হয়

ফিচারের তালিকা সরিয়ে ফেললে কাজটা চারটি বিষয়ে নেমে আসে। একজন ব্যস্ত ম্যানেজারকে দ্রুত এক সপ্তাহের শিফট তৈরি করতে দেওয়া, আদর্শভাবে দুই সার্ভিসের ফাঁকে ফোনে। রোটা প্রকাশের আগে, পেরোল চলার পরে নয়, প্রত্যাশিত বিক্রির বিপরীতে শ্রম খরচ দেখানো। দলকে যেখানে তারা আছে সেখানে পৌঁছানো, অর্থাৎ নোটিশ বোর্ডে নয়, তাদের ফোনে। আর পরিকল্পনা ভেঙে পড়লে টিকে থাকা, কারণ হসপিটালিটিতে পরিকল্পনা সবসময় ভাঙে।

বাকি সবকিছু কেবল থাকলে ভালো। যে প্ল্যাটফর্ম এই চারটি আয়ত্ত করে, সেটি এমন একটির চেয়ে ভালো যার পঞ্চাশটি ফিচার প্রতিটি এমন সমস্যা সমাধান করে যা আপনার নেই। Shifton ঠিক এই মানদণ্ডই রেস্তোরাঁ, ক্যাফে ও ভেন্যুর জন্য পার হতে তৈরি হয়েছে।

কেন হসপিটালিটি শিডিউলিং সফটওয়্যার নিজের খরচ তুলে আনে

হিসাবটা জটিল নয়।

বেশিরভাগ হসপিটালিটি ব্যবসায় শ্রম আয়ের এক-চতুর্থাংশ থেকে এক-তৃতীয়াংশ, আর এটিই একমাত্র খরচ যা একজন ম্যানেজার প্রতিদিন সত্যিই নাড়াতে পারেন। শিডিউলিং যখন স্প্রেডশিটে থাকে, ভুলগুলো বেতনের বিল আসা পর্যন্ত অদৃশ্য থাকে: দুই ঘণ্টা দীর্ঘ হওয়া শিফট, শান্ত হয়ে যাওয়া রাতের জন্য ডাকা বাড়তি ওয়েটার, কারও নজর এড়িয়ে পার হওয়া ওভারটাইম সীমা। হসপিটালিটি কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার এসব খরচ তখনই দৃশ্যমান করে যখন পদক্ষেপ নেওয়ার সময় থাকে। তৈরির সময়ই সম্ভাব্য খরচ দেখেন, শিফট প্রিমিয়াম বেতনে হেলে পড়ার আগে সতর্কতা পান, আর পরদিন সকালে পরিকল্পিত ঘণ্টা প্রকৃত বিক্রির সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে পারেন। যেসব ম্যানেজার বদলান তাদের বেশিরভাগই দেখেন রোটা তৈরিতে বাঁচানো সময় গোনার আগেই কেবল শ্রম সাশ্রয় দিয়েই সফটওয়্যার প্রথম ত্রৈমাসিকেই নিজের খরচ তুলে আনে।

নোটিশ বোর্ডের রোটার লুকানো খরচ

বহু ভেন্যু এখনও কর্মী প্রবেশপথে ছাপানো একটি কাগজ আর পরিবর্তনের জন্য একটি গ্রুপ চ্যাটে চলে। মাসিক ফি নেই বলে এটি বিনামূল্যে মনে হয়। প্রকৃত খরচ লুকিয়ে থাকে ঘর্ষণে। একটি শিফট অদলবদল মানে তিনটি মেসেজ আর কাগজে একটি আঁচড় যা দলের অর্ধেক কখনো দেখে না। অনুপস্থিতি মানে ম্যানেজার ঘর সাজানোর বদলে সার্ভিসের আগের ব্যস্ততায় ফোনে লেগে থাকেন। দেয়ালের রোটা ম্যানেজারের মাথার রোটা থেকে সরে যায়, আর সার্ভিসের মাঝপথে কে কোথায় থাকবে তা কেউ নিশ্চিত নয়।

এটি হসপিটালিটি রোটা সফটওয়্যারে সরান, ঘর্ষণ মিলিয়ে যায়। অদলবদল অ্যাপে ঘটে আর সবার জন্য একসঙ্গে হালনাগাদ হয়। খোলা শিফট ফোন করার চক্রের বদলে এক ট্যাপে প্রতিটি যোগ্য ব্যক্তির কাছে সম্প্রচারিত হয়। যে শিডিউল সবাই দেখে, সেটিই কার্যকর শিডিউল।

এটা ছোট মনে হয় যতক্ষণ না আপনি এটি ছাড়া একটি শনিবার রাত পার করেন।

ফ্রন্ট, রান্নাঘর ও মাঝের ভূমিকাগুলো

হসপিটালিটি একটি দল নয়, বরং কয়েকটি দল যারা কাকতালীয়ভাবে একটি ভবন ভাগ করে। ওয়েটার, বারটেন্ডার, হোস্ট, রাঁধুনি ও থালাবাসন ধোয়ার কর্মীরা ভিন্ন ছন্দে কাজ করেন, ভিন্ন সনদ ধরেন আর ভিন্ন খরচে পড়েন। ভালো হসপিটালিটি কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার তাদের স্বতন্ত্র হিসেবে দেখে, একইসঙ্গে পুরো ছবি এক দৃশ্যে রাখে। বার ও রান্নাঘরের রোটা আলাদা তৈরি করেন, তবু মোট কভারেজ ও মোট খরচ এক স্ক্রিনে দেখেন, আর প্রতিটি শিফটে প্রতিটি ভূমিকার ন্যূনতম সংখ্যা নির্দিষ্ট করতে পারেন যাতে ফ্লোর কখনো কম কর্মী নিয়ে না খোলে।

একাধিক ভেন্যুতে শিডিউলিং

দ্বিতীয় শাখা চালানোর মুহূর্তে সমন্বয় আর রোটা থাকে না, লজিস্টিকসের সমস্যা হয়ে যায়। এক ভেন্যু উপচে পড়ছে যখন অন্যটি ফাঁকা, প্রশিক্ষিত বারটেন্ডার শহরের ওপারে বসে আছেন, আর হিসাব না আসা পর্যন্ত প্রধান কার্যালয়ের তা দেখার উপায় নেই। হসপিটালিটি গ্রুপের জন্য কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার প্রতিটি শাখাকে এক ড্যাশবোর্ডে আনে। অসামঞ্জস্য রিয়েল-টাইমে দেখেন, একটি ভাগ করা কর্মীকে এক ট্যাপে সরান, আর ফাঁকা গ্রিড থেকে শুরু করার বদলে একটি পরীক্ষিত সাপ্তাহিক টেমপ্লেট নতুন শাখায় প্রয়োগ করেন। আগে যা একজন আঞ্চলিক ম্যানেজারের গোটা দিন ফোনে খেয়ে ফেলত, তা পাঁচ মিনিটের পর্যালোচনায় পরিণত হয়।

আপনার ভেন্যুর জন্য সঠিক টুল বেছে নেওয়া

যেকোনো প্ল্যাটফর্ম আপনার দল আসলে যেভাবে ব্যবহার করবে সেভাবেই পরীক্ষা করুন। ভবনের সবচেয়ে সস্তা ফোনে এটি খুলুন, কারণ সপ্তাহান্তের কর্মীরা সেটিই বহন করেন। দশ মিনিটেরও কম সময়ে পুরো সপ্তাহ তৈরির চেষ্টা করুন। নিজেকে একটি শিফট পরিবর্তনের নোটিফিকেশন পাঠান আর কত দ্রুত পৌঁছায় মাপুন। শিফট চলাকালে ফোন বন্ধ থাকলে সেই নোটিফিকেশনের কী হয় জিজ্ঞেস করুন, কারণ হসপিটালিটি কর্মীরা সার্ভিসের মাঝপথে ফোন দেখেন না। যে টুল এসব পরীক্ষা টিকে যায়, দল আগামী বছরও সেটিই ব্যবহার করবে।

দশ কর্মীর নিচে Shifton-এর বিনামূল্যের প্ল্যান কোনো সময়সীমা ছাড়াই পুরো কাজ সামলায়, যা একটি ছোট ক্যাফে বা রেস্তোরাঁকে কভার করে। এর বেশি বড় হয়ে শাখা যোগ করলে অর্থমূল্যের স্তরগুলো একাধিক ভেন্যুর দৃশ্য, গভীরতর খরচ প্রতিবেদন ও উন্নত নিয়ন্ত্রণ যোগ করে। যেভাবেই হোক লক্ষ্য একই থাকে: এমন রোটা যা প্রকৃত চাহিদা প্রতিফলিত করে, এমন শ্রম খরচের রেখা যা আপনার পরিকল্পনামতো টেকে, আর এমন দল যা সবসময় জানে তারা কখন কাজ করছে। শিফট পরিচালনা আর শিফট দিয়ে আগুন নেভানোর মধ্যে এটাই পার্থক্য।