Λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία βαφής στο εργοτάξιο

Μια επιχείρηση βαφής πουλά ώρες ντυμένες σε τετραγωνικά μέτρα. Η προσφορά υποθέτει ένα συγκεκριμένο συνεργείο για συγκεκριμένο αριθμό ημερών και όλα όσα ακολουθούν καταλήγουν σε ένα ερώτημα: ήρθαν πράγματι οι άνθρωποι στον σωστό αριθμό, στο σωστό εργοτάξιο και για το σωστό διάστημα. Το λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία βαφής είναι αυτό που κρατά την υπόθεση αυτή δεμένη με την πραγματικότητα από τη στιγμή που τρέχουν τρία ή τέσσερα έργα μαζί.

Το δύσκολο είναι ότι σχεδόν τίποτα σε αυτή τη δουλειά δεν είναι σταθερό. Τα έργα τραβάνε, ο καιρός ακυρώνει χωρίς προειδοποίηση μια ημέρα εξωτερικών εργασιών, ο πελάτης ζητά να βαφτεί ένα κτίριο σε χρήση εκτός ωραρίου και το συνεργείο που είχε κλειστεί για την Πέμπτη χρειάζεται ξαφνικά την Τρίτη αλλού.

Τι πρέπει να καλύπτει το λογισμικό προγραμματισμού για συνεργεία βαφής

Το αντικείμενο είναι στενότερο απ' όσο ακούγεται και δυσκολότερο απ' όσο δείχνει. Ορίζει ποιοι τεχνίτες δουλεύουν ποιες ημέρες, τους μοιράζει στα ενεργά εργοτάξια, κρατά τις βάρδιες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη σε κανέναν, καταγράφει πότε ξεκίνησαν και σταμάτησαν πραγματικά οι άνθρωποι και αναφέρει τις ώρες πίσω ανά έργο. Αυτό είναι όλο το εύρος και είναι ταυτόχρονα το κομμάτι μιας επιχείρησης βαφής που έχει τις περισσότερες πιθανότητες να τρέχει ακόμη σε λευκό πίνακα και σε ομαδική συνομιλία.

Καθετί άλλο για το οποίο μια εταιρεία βαφής αγοράζει λογισμικό βρίσκεται εκτός αυτού του ορίου. Οι προμετρήσεις, ο καθορισμός αποχρώσεων, τα υλικά και η τιμολόγηση είναι ξεχωριστά ζητήματα με δικά τους εργαλεία. Ένα σύστημα προγραμματισμού που ισχυρίζεται ότι τα κάνει όλα, συνήθως κάνει κακό προγραμματισμό, δηλαδή ακριβώς το κομμάτι που αγγίζουν καθημερινά οι επικεφαλής.

Πολυήμερα έργα και συνεργεία μοιρασμένα σε εργοτάξια

Ελάχιστες εργασίες βαφής τελειώνουν σε μία επίσκεψη. Μια ανακαίνιση τρέχει τέσσερις ημέρες, μια νέα οικοδομή τρέχει εβδομάδες σε φάσεις και οι δύο διεκδικούν τους ίδιους τεχνίτες. Το δύσκολο δεν είναι ο σχεδιασμός ενός έργου, αλλά ο σχεδιασμός έξι ταυτόχρονα και η βεβαιότητα, οποιοδήποτε πρωί, για το ποιος βρίσκεται πού.

Το χτίσιμο της εβδομάδας από ένα πρότυπο προγράμματος συνεργείου βαφής και η δημιουργία κάθε σύμβασης ως ξεχωριστού έργου λύνουν τα δύο προβλήματα που κάνουν τη μεγαλύτερη ζημιά: τον ίδιο τεχνίτη υποσχεμένο σε δύο εργοτάξια την ίδια ημέρα και ένα έργο που τρέχει σιωπηλά με δύο άτομα ενώ κοστολογήθηκε για τέσσερα. Όταν κάθε βάρδια κουβαλά το εργοτάξιο στο οποίο ανήκει, το πρόγραμμα παύει να είναι λίστα ονομάτων και γίνεται εικόνα του πώς κατανέμεται το συνεργείο πάνω στη δουλειά. Οι μεγαλύτεροι εργολάβοι που τρέχουν πολλές ειδικότητες παράλληλα στο ίδιο χρονοδιάγραμμα αντιμετωπίζουν πρόβλημα ίδιου σχήματος, γι' αυτό και η σελίδα μας για τον προγραμματισμό συνεργείων κατασκευών καλύπτει μεγάλο μέρος αυτού του πεδίου για μικτές ομάδες εργοταξίου.

Ο καιρός και τι κάνει στην επόμενη εβδομάδα

Η εξωτερική βαφή είναι στο έλεος της πρόγνωσης και μια βροχερή εβδομάδα δεν χάνει μόνο ημέρες, σπρώχνει πίσω και κάθε έργο που ακολουθεί. Καλύτερα τα βγάζουν πέρα οι εργολάβοι που μπορούν να μετακινήσουν γρήγορα τη δουλειά και να το πουν σε όλους ταυτόχρονα, όχι εκείνοι με το πιο λεπτομερές αρχικό πλάνο.

Στην πράξη αυτό σημαίνει δύο πράγματα. Οι βάρδιες πρέπει να μετακινούνται και να ανατίθενται ξανά εύκολα, χωρίς να ξαναχτίζεται η εβδομάδα, και η αλλαγή πρέπει να φτάνει στο συνεργείο πριν πάρει τον δρόμο για λάθος διεύθυνση. Ένα δημοσιευμένο πρόγραμμα που ενημερώνεται στο κινητό με ειδοποίηση εξαφανίζει τη χειρότερη εκδοχή αυτού: τέσσερις τεχνίτες όρθιοι στις επτά το πρωί μπροστά σε μια όψη που ακυρώθηκε από τη βροχή, περιμένοντας να σηκώσει κάποιος το τηλέφωνο. Η εσωτερική εργασία που κρατιέται σε εφεδρεία γίνεται πραγματικά χρήσιμη όταν μπορεί να μπει ως ανοιχτή βάρδια μέσα σε λίγα λεπτά.

Εποχικό προσωπικό και συνεργείο που αλλάζει μέγεθος

Το προσωπικό στη βαφή αυξάνεται τους ζεστούς μήνες και υποχωρεί μετά, ενώ μεγάλο μέρος του καλοκαιρινού συνεργείου είναι εποχικό ή προσωρινό. Αυτό έχει συνέπειες στον προγραμματισμό: οι νέοι πρέπει να προστίθενται γρήγορα, να βλέπουν τις βάρδιες τους χωρίς εκπαίδευση και να βγαίνουν καθαρά από τη λίστα στο τέλος της σεζόν, χωρίς τα ονόματά τους να φορτώνουν το πλέγμα.

Μία λίστα συνεργείου με θέσεις και επίπεδα πρόσβασης κάνει το μεγαλύτερο μέρος αυτής της δουλειάς. Οι επικεφαλής παίρνουν δικαιώματα διαχειριστή για να χειρίζονται το δικό τους συνεργείο, οι τεχνίτες παίρνουν απλή πρόσβαση στις δικές τους βάρδιες και η κατάσταση λογαριασμού δείχνει με μια ματιά ποιος έχει όντως αποδεχτεί την πρόσκληση. Μια παρτίδα εποχικών τεχνιτών μπορεί να εισαχθεί ως λίστα αντί να πληκτρολογηθεί ένας ένας, κάτι που μετράει όταν όλη η πρόσληψη γίνεται μέσα σε δεκαπέντε ημέρες.

Καταγραφή ωρών τεχνιτών έναντι της εργασίας στην προσφορά

Πίσω από την τιμή κάθε έργου βαφής υπάρχει ένας αριθμός ωρών εργασίας και η απόσταση ανάμεσα σε αυτόν τον αριθμό και τον πραγματικό είναι εκεί που ζει το περιθώριο. Οι περισσότεροι εργολάβοι ανακαλύπτουν την απόκλιση μόνο όταν το έργο τελειώσει και αθροιστούν τα φύλλα ωρών, όταν πια δεν γίνεται τίποτα.

Η καταγραφή πραγματικής εισόδου και εξόδου έναντι της προγραμματισμένης βάρδιας κλείνει αυτή την καθυστέρηση, και αυτός ακριβώς είναι ο λόγος που υπάρχει λογισμικό καταγραφής ωρών για επιχειρήσεις βαφής. Οι ώρες συσσωρεύονται στο έργο όσο αυτό τρέχει ακόμη, τα διαλείμματα καταγράφονται αντί να θεωρούνται δεδομένα και οι καθυστερήσεις εμφανίζονται σε αναφορά αντί για τη μνήμη του επικεφαλής. Οι ώρες αναλύονται επίσης ανά ωρομίσθιο, ώστε ένα Σάββατο ή μια νυχτερινή ανακαίνιση να αποτιμώνται σε αυτό που πραγματικά κόστισαν και όχι σε έναν μέσο όρο. Η καταγραφή χρόνου κρατά τις ώρες και τις αναφέρει, ενώ η σύγκριση με την εργασία της προσφοράς παραμένει δική σας απόφαση, πολύ πιο γρήγορη όταν ο αριθμός των ωρών είναι ήδη ακριβής.

Τι πρέπει να κάνει στο κινητό μια εφαρμογή βαρδιών για τεχνίτες

Οι τεχνίτες δεν πρόκειται να συνδεθούν σε σύστημα υπολογιστή και κάθε διαδικασία που στηρίζεται σε αυτό θα καταρρεύσει μέσα σε έναν μήνα. Όλη η συναλλαγή πρέπει να δουλεύει στο κινητό: η σημερινή βάρδια, το πρόγραμμα της εβδομάδας, η διεύθυνση, η είσοδος και η έξοδος, το αίτημα άδειας και η δήλωση των ημερών που δεν μπορούν να δουλέψουν.

Όταν αυτή η πλευρά δουλεύει, εξαφανίζεται εντυπωσιακά μεγάλο μέρος της δουλειάς του γραφείου. Τα αιτήματα άδειας παύουν να έρχονται ως μηνύματα και μπαίνουν σε μια ουρά που εγκρίνεται ή απορρίπτεται. Η διαθεσιμότητα έρχεται από τον ίδιο τον τεχνίτη αντί να μαντεύεται. Οι ανοιχτές βάρδιες διεκδικούνται αντί να μοιράζονται τηλεφώνημα με τηλεφώνημα. Μια εφαρμογή βαρδιών για τεχνίτες κρίνεται σχεδόν αποκλειστικά από το αν θα τη χρησιμοποιήσει πράγματι το συνεργείο και όχι από το πόσα μπορεί να ρυθμίσει το γραφείο.

Πού σταματά ο προγραμματισμός και πού αρχίζει το λογισμικό επιχειρήσεων βαφής

Αξίζει να ειπωθεί καθαρά αυτό το όριο, γιατί τα αποτελέσματα αναζήτησης μπερδεύουν διαρκώς τα δύο. Λογισμικό επιχειρήσεων βαφής και λογισμικό διαχείρισης επιχείρησης βαφής σημαίνουν συνήθως προμετρήσεις, επιμετρήσεις, σύνταξη προσφορών, κοστολόγηση έργου και τιμολόγηση. Το Shifton δεν κάνει τίποτα από αυτά. Καλύπτει τον προγραμματισμό και τα πρότυπα, τις ανοιχτές βάρδιες, τη διαθεσιμότητα και τα αιτήματα άδειας, το ρολόι παρουσίας, τα διαλείμματα, τις δεδουλευμένες και υπερωριακές ώρες, την ανάθεση εργασιών, τις ειδοποιήσεις, τις αναφορές ωρών και τις εξαγωγές, καθώς και συνδέσεις με QuickBooks, Zapier, Intercom και Usedesk.

Οι περισσότερες εδραιωμένες επιχειρήσεις βαφής καταλήγουν να έχουν από ένα εργαλείο κάθε είδους και βγαίνουν κερδισμένες. Το εργαλείο προμετρήσεων κοστολογεί τη δουλειά, το σύστημα προγραμματισμού αποφασίζει ποιος θα την κάνει και οι ώρες ρέουν από το δεύτερο προς τη λογιστική που τροφοδοτεί το πρώτο.

Πώς να επιλέξετε σύστημα προγραμματισμού συνεργείων βαφής

Δοκιμάστε το σε μια κακή εβδομάδα και όχι σε μια καλή. Χτίστε μια εβδομάδα με τέσσερα ενεργά έργα, ακυρώστε ύστερα την εξωτερική εργασία της Τρίτης και δείτε πόσο χρειάζεται για να μετακινηθούν αυτοί οι τεχνίτες σε άλλα εργοτάξια και να ενημερωθούν. Ελέγξτε πώς προσθέτει ένας επικεφαλής έναν νέο εργαζόμενο στα μέσα της σεζόν. Ανοίξτε την εφαρμογή στο παλαιότερο κινητό του συνεργείου, γιατί αυτό είναι η πραγματική δοκιμασία για το αν θα διαβαστεί το πρόγραμμα.

Το Shifton είναι δωρεάν για έως 10 μέλη ομάδας χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει μια μικρή επιχείρηση βαφής με ένα ή δύο συνεργεία, ενώ τα επί πληρωμή πακέτα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα καθώς η ομάδα μεγαλώνει πέρα από αυτό. Αν το σημερινό σας πρόγραμμα είναι ένας λευκός πίνακας που φωτογραφίζεται και στέλνεται σε ομαδική συνομιλία, η πρώτη αλλαγή που αξίζει είναι το πόσο γρήγορα φτάνει η βροχή της Τρίτης στο κινητό του καθενός.