रेस्तरां, कैफे और वेन्यू के लिए स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

हॉस्पिटैलिटी का हर संचालक वही सबक मुश्किल तरीके से सीखता है। रोटा कागजी काम नहीं, यही व्यवसाय है। सही बनाओ तो सर्विस सुचारू चलती है, श्रम लागत वहीं उतरती है जहां चाहिए, और टीम इतनी संतुष्ट होकर घर जाती है कि कल फिर लौटे। गलत बनाओ तो स्टाफ की कमी वाला एक शुक्रवार मेहमानों और स्टाफ दोनों की नजर में एक हफ्ते की सद्भावना गंवा सकता है। हॉस्पिटैलिटी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इस नतीजे को किस्मत से हटाकर व्यवस्था में लाने के लिए है।

अधिकांश शेड्यूलिंग टूल दफ्तरों के लिए बने हैं, जहां मांग एक-सी रहती है और सब नौ से पांच काम करते हैं। हॉस्पिटैलिटी ऐसे नहीं चलती। मेहमानों की संख्या घंटे-दर-घंटे चढ़ती-उतरती है, स्टाफ अक्सर अंशकालिक और छात्रों से भरा होता है, और जो रोटा बनाता है वही आमतौर पर रात आठ बजे किचन में प्लेट निकाल रहा होता है। इन हकीकतों को नजरअंदाज करने वाला टूल एक महीने में छोड़ दिया जाता है।

हॉस्पिटैलिटी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को असल में क्या करना होता है

फीचर की सूचियां हटा दें तो काम चार चीजों पर आ टिकता है। एक व्यस्त मैनेजर को हफ्ते भर की शिफ्ट जल्दी बनाने देना, आदर्श रूप से दो सर्विस के बीच फोन पर। रोटा प्रकाशित होने से पहले, पेरोल चलने के बाद नहीं, अपेक्षित बिक्री के मुकाबले श्रम लागत दिखाना। टीम तक वहीं पहुंचना जहां वह है, यानी उनके फोन पर, न कि नोटिस बोर्ड पर। और योजना बिगड़ने पर टिके रहना, क्योंकि हॉस्पिटैलिटी में योजना हमेशा बिगड़ती है।

बाकी सब बस अच्छा-लगने वाला है। जो प्लेटफॉर्म इन चारों में महारत रखता है वह उस प्लेटफॉर्म से आगे है जिसमें पचास फीचर हैं और हर एक ऐसी समस्या हल करता है जो आपको है ही नहीं। Shifton ठीक यही कसौटी रेस्तरां, कैफे और वेन्यू के लिए पार करने को बना है।

क्यों स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अपनी कीमत वसूल कर देता है

गणित पेचीदा नहीं है।

अधिकांश हॉस्पिटैलिटी व्यवसायों में श्रम राजस्व का एक-चौथाई से एक-तिहाई होता है, और यही एकमात्र लागत है जिसे मैनेजर रोज सचमुच हिला सकता है। जब शेड्यूलिंग स्प्रेडशीट पर चलती है, गलतियां वेतन का बिल आने तक अदृश्य रहती हैं: दो घंटे लंबी खिंची शिफ्ट, शांत निकली शाम के लिए बुलाया गया अतिरिक्त वेटर, किसी के ध्यान दिए बिना पार हुई ओवरटाइम सीमा। हॉस्पिटैलिटी वर्कफोर्स प्रबंधन सॉफ्टवेयर इन लागतों को तब दिखाई देता है जब कार्रवाई का समय बाकी होता है। संभावित खर्च बनाते समय ही देखते हैं, शिफ्ट के प्रीमियम वेतन की ओर झुकने से पहले अलर्ट पाते हैं, और अगली सुबह नियोजित घंटों को असली बिक्री से मिलाकर देख सकते हैं। बदलाव करने वाले अधिकांश मैनेजर पाते हैं कि रोटा बनाने में बचे समय को गिनने से पहले ही, सॉफ्टवेयर पहली तिमाही में केवल श्रम बचत से अपनी कीमत वसूल कर देता है।

नोटिस बोर्ड वाले रोटा की छिपी लागत

कई वेन्यू आज भी स्टाफ प्रवेश पर छपे कागज और बदलावों के लिए एक ग्रुप चैट पर चलते हैं। मासिक शुल्क न होने से यह मुफ्त लगता है। असली लागत घर्षण में छिपी है। एक शिफ्ट अदला-बदली का मतलब तीन संदेश और कागज पर एक निशान जिसे आधी टीम कभी नहीं देखती। एक अनुपस्थिति का मतलब मैनेजर कमरा तैयार करने के बजाय सर्विस से पहले की भागदौड़ में फोन पर लगा रहता है। दीवार का रोटा मैनेजर के दिमाग वाले रोटा से भटक जाता है, और सर्विस के बीचोंबीच किसी को पक्का पता नहीं कि कौन कहां होना चाहिए।

इसे हॉस्पिटैलिटी रोटा सॉफ्टवेयर में ले जाएं और घर्षण गायब हो जाता है। अदला-बदली ऐप में होती है और सबके लिए एक साथ अपडेट होती है। खुली शिफ्ट फोन कॉल के दौर के बजाय एक टैप में हर योग्य व्यक्ति को प्रसारित होती है। जो शेड्यूल सब देखते हैं, वही लागू शेड्यूल है।

यह छोटा लगता है जब तक आप इसके बिना एक शनिवार की रात न गुजार लें।

फ्रंट, किचन और बीच की भूमिकाएं

हॉस्पिटैलिटी एक टीम नहीं है, यह कई टीमें हैं जो संयोग से एक इमारत साझा करती हैं। वेटर, बारटेंडर, होस्ट, रसोइए और बर्तन धोने वाले अलग लय में काम करते हैं, अलग प्रमाणपत्र रखते हैं और अलग लागत के पड़ते हैं। अच्छा हॉस्पिटैलिटी कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर उन्हें अलग-अलग मानता है और साथ ही पूरी तस्वीर एक दृश्य में रखता है। बार और किचन का रोटा अलग बनाते हैं, फिर भी कुल कवरेज और कुल लागत एक स्क्रीन पर देखते हैं, और हर शिफ्ट में हर भूमिका की न्यूनतम संख्या तय कर सकते हैं ताकि फ्लोर कभी कम स्टाफ में न खुले।

एक से अधिक वेन्यू पर शेड्यूलिंग

जिस पल आप दूसरी शाखा चलाते हैं, समन्वय रोटा नहीं रह जाता और लॉजिस्टिक्स की समस्या बन जाता है। एक वेन्यू ठसाठस है जबकि दूसरा सुनसान, एक प्रशिक्षित बारटेंडर शहर के दूसरे छोर पर खाली बैठा है, और आंकड़े आने तक मुख्यालय के पास इसे देखने का कोई जरिया नहीं। हॉस्पिटैलिटी समूहों के लिए वर्कफोर्स प्रबंधन सॉफ्टवेयर हर शाखा को एक डैशबोर्ड पर लाता है। असंतुलन रीयल-टाइम में देखते हैं, साझा कर्मी को एक टैप में हटाते हैं, और खाली ग्रिड से शुरू करने के बजाय एक आजमाया साप्ताहिक टेम्पलेट नई शाखा पर लागू करते हैं। जो पहले एक क्षेत्रीय मैनेजर का पूरा दिन फोन कॉल में खा जाता था, वह पांच मिनट की समीक्षा बन जाता है।

अपने वेन्यू के लिए सही टूल चुनना

किसी भी प्लेटफॉर्म को उसी तरह परखें जैसे आपकी टीम उसे सचमुच इस्तेमाल करेगी। इसे इमारत के सबसे सस्ते फोन पर खोलें, क्योंकि वीकेंड स्टाफ वही रखता है। पूरे हफ्ते को दस मिनट से कम में बनाने की कोशिश करें। खुद को एक शिफ्ट बदलाव की सूचना भेजें और नापें कि कितनी जल्दी पहुंचती है। पूछें कि शिफ्ट के दौरान फोन बंद होने पर उस सूचना का क्या होता है, क्योंकि हॉस्पिटैलिटी स्टाफ सर्विस के बीच फोन नहीं देखता। जो टूल इन परीक्षणों को झेल जाता है, टीम अगले साल भी वही इस्तेमाल करेगी।

दस कर्मचारियों से कम पर Shifton का मुफ्त प्लान बिना समय-सीमा के पूरा काम संभालता है, जो एक छोटे कैफे या रेस्तरां को कवर करता है। जैसे-जैसे आप इससे बड़े होते हैं और शाखाएं जोड़ते हैं, सशुल्क स्तर बहु-वेन्यू दृश्य, गहरी लागत रिपोर्ट और उन्नत नियंत्रण जोड़ते हैं। किसी भी तरह लक्ष्य वही रहता है: ऐसा रोटा जो असली मांग दर्शाए, ऐसी श्रम लागत रेखा जो वहीं टिके जहां आपने योजना बनाई, और ऐसी टीम जो हमेशा जानती है कि वह कब काम कर रही है। शिफ्टों को प्रबंधित करने और उनसे आग बुझाने के बीच यही फर्क है।