Personalmanagement-Software für Polizei und Einsatzkräfte

Die Personaldecke einer Behörde ist ein Haushaltsproblem im Gewand eines Plans. Mindestbesetzungen sind durch Vorschrift oder Tarifvertrag gesetzt, das zu betreuende Gebiet schrumpft nicht, weil jemand ausfällt, und jede Stunde über der Grundlinie wird mit Zuschlag vergütet und landet in einem öffentlichen Haushalt. Personalmanagement für Einsatzkräfte rechtfertigt sich dann, wenn es zwei Dinge im selben Moment sichtbar macht: ob die Besetzung sicher und rechtmäßig ist und was sie kostet.

Kaum eine Behörde ist freiwillig bei ihrem heutigen Verfahren gelandet. Aus einer Tabelle wurde ein zweites Blatt, dann ein drittes, dann ein Satz Farbregeln, den nur eine Person vollständig versteht. Fortbildungsnachweise liegen in einer anderen Datei. Zuschlagsstunden werden im Nachhinein in der Abrechnung abgeglichen, wenn sich nichts mehr ändern lässt. Der Dienst wird trotzdem abgedeckt, aber eine schlichte Frage lässt sich nicht schnell beantworten: wie viele Stunden über der Grundlinie hat diese Einheit im letzten Quartal geleistet und wodurch.

Was ein Personalsystem in der Behörde leisten muss

Auf den Kern reduziert ist die Aufgabe schmal. Eine Besetzung veröffentlichen, die für jede Stunde der Woche den vorgeschriebenen Stand erfüllt. Festhalten, wer tatsächlich Dienst hatte, nicht wer eingeplant war. Die Stunden verfolgen, die jede Person gegenüber den für sie geltenden Grenzen ansammelt. Zahlen liefern, die den Kontakt mit einer Haushaltsstelle und irgendwann mit einer Prüfung überstehen.

Alles darüber hinaus ist Dekoration. Eine Lösung, die ein elegantes Raster erzeugt, aber nicht sagen kann, was dieses Raster gekostet hat, hat die leichtere Hälfte der Aufgabe gelöst.

Fortbildungs- und Zertifizierungsstunden, die aktuell bleiben müssen

Vollzugs- und Verwaltungspersonal tragen gleichermaßen Anforderungen, die auslaufen. Schießausbildung, Eigensicherung, Erste Hilfe, Fahrberechtigungen, besondere Zertifizierungen für bestimmte Verwendungen: jede hat eine Stundenvorgabe und ein Verlängerungsdatum, und jede muss stattfinden, ohne eine Besetzung zu entblößen. Das ist zuerst ein Planungsproblem und erst danach ein Compliance-Problem, denn Fortbildungszeit ist Zeit, in der jemand für die Besetzung nicht zur Verfügung steht.

Der tragfähige Weg besteht darin, Fortbildung als Arbeit zu behandeln. Planen Sie sie als eigenes Projekt, weisen Sie Personen ihr genauso zu wie jedem anderen Dienstblock, und lassen Sie die Stunden in denselben Berichten auflaufen, die ohnehin alles andere tragen. Am Quartalsende zeigt der Arbeitszeitbericht, wie viel Fortbildung jede Person aufgenommen hat und welche Einheiten zurückgefallen sind, ohne eine parallele Datei. Positionen und Rollen im Personaldatensatz machen sichtbar, wer für eine bestimmte Verwendung freigegeben ist, wenn kurzfristig eine Lücke zu schließen ist.

Compliance, Tarifregeln und Stunden, die niemand überschreiten darf

Der öffentliche Sicherheitsbereich ist einer der wenigen, in denen der Plan die Funktion eines Rechtsdokuments hat. Tarifverträge setzen Ruhezeiten zwischen Diensten, die höchste Zahl aufeinanderfolgender Tage, Ankündigungsfristen für Änderungen und die Verteilung von Zuschlagsstunden. Darüber liegen die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen. Ein Verstoß kostet nicht nur eine Beschwerde, er kostet die Neuplanung des ganzen Zeitraums.

Software hilft hier, indem sie zwei unspektakuläre Dinge gut macht. Sie zeigt die Maximalstunden jeder Person neben den bereits vergebenen Stunden, während der Plan entsteht, sodass eine Grenze als aktive Nebenbedingung wirkt und nicht als spätere Entdeckung. Und sie bewahrt einen belastbaren Nachweis darüber, was wann und an wen veröffentlicht wurde, und genau daran entscheidet sich eine Beschwerde oder eine Prüfung. Ein System, das nur die aktuelle Fassung des Plans speichert, kann Fragen zur Vergangenheit nicht beantworten.

Wo die Überstundenkosten tatsächlich entstehen

Zuschlagszeit in einer Behörde geht fast nie auf eine Entscheidung zurück. Sie entsteht aus Vakanzen, die durch Verlängerung gedeckt werden, aus Gerichtsterminen an dienstfreien Tagen, aus Alarmierungen, aus geplanten Lagen und aus dem langsamen Abdriften einer Einheit, die monatelang eine Person unter Soll läuft. Wenn die Abrechnung die Zahl konsolidiert, sind die Ursachen nicht mehr voneinander zu unterscheiden.

Die Aufteilung der Stunden nach Vergütungsstufe macht aus diesem Nebel eine Zahl, mit der jemand arbeiten kann. Grundstunden, Nachtzuschlag, Nacht- und Wochenendzuschlag und Feiertagsstunden, je Beschäftigtem, je Projekt und je Plan in eigenen Spalten ausgewiesen, sagen einer Leitung, welche Einheit die teure Zeit erzeugt und ob die Ursache strukturell ist oder ein einzelner schlechter Monat. Unsere Berichtsfunktionen bauen diese Aufschlüsselung aus denselben Dienstdatensätzen, mit denen der Zeitraum geplant wurde, sodass Planungssicht und Kostensicht nie auseinanderlaufen.

Personalkennzahlen und Stellenplanung

Jede Behörde hat einen Sollstand und einen Iststand, und die Lücke dazwischen wird mit Zuschlagsstunden gefüllt. Wer mehr Stellen begründen oder vorhandene Stellen verschieben will, braucht Belege in den Einheiten, in denen ein Haushalt geschrieben wird.

Diese Belege liefert die Historie: geleistete Stunden je Einheit und Monat, das Verhältnis von Zuschlagsstunden zu Grundstunden, wie oft offene Dienste unbesetzt blieben, welcher Anteil des Personalkörpers von Urlaub und Fortbildung aufgezehrt wurde. Über ein volles Jahr gelesen beschreiben diese Zahlen die wirkliche Personalkennzahl und nicht die auf dem Papier. Ein System, das sauber in eine Tabelle exportiert, trägt mehr zur Stellenplanung bei als eines, das seine Daten in einem Dashboard einschließt.

Leitstellensoftware und die Grenze der Personalplanung

Unter denselben Suchbegriffen laufen sehr verschiedene Produkte, und Genauigkeit lohnt sich. Rechnergestützte Disposition bearbeitet laufende Lagen, Fahrzeugstatus und Einsatzsteuerung. Managementplattformen im weiteren Sinne bündeln Vorgänge, Beweismittel und Akten, und die entsprechenden Lösungen auf der Feuerwehrseite tun dasselbe für ihren Bereich. Shifton ist keines davon. Es beantwortet die Personalfrage, die alle anderen als geklärt voraussetzen: wer ist im Dienst, wie lange, zu welchem Satz, und was passiert mit der Woche, wenn zwei Personen krank werden.

Die Abgrenzung ist gewollt. Behörden besitzen ihre Vorgangs- und Dispositionsplattformen bereits und wollen sie selten ersetzen. Was häufiger fehlt, ist eine Personalebene, der Planung und Haushaltsstelle gleichermaßen vertrauen, und genau diese Lücke soll eine Personalmanagement-Software für Polizei und Einsatzkräfte schließen.

Die Sicht der Wache und die Sicht der Behörde

Tagesplanung und Planung auf Behördenebene sind verschiedene Aufgaben verschiedener Personen. Wer die nächste Woche füllt, interessiert sich dafür, wer verfügbar und wer nah an einer Grenze ist. Wer eine Behörde führt, interessiert sich für den Verlauf der Zuschlagsstunden über ein halbes Jahr und dafür, ob eine Einheit strukturell unterbesetzt ist. Dieselben Dienstdaten müssen beides tragen, weshalb unsere Seite zur Dienstplanung für Einsatzkräfte die Besetzungs- und Modellseite ausführlich behandelt, während diese Seite beim Personalmanagement, bei Compliance und bei den Kosten bleibt.

Beides in einem System zu halten, spart außerdem den Abgleichschritt. Wenn Plan, Anwesenheitsnachweis und Zuschlagsbericht drei getrennte Artefakte sind, geht die meiste Auswertungszeit dafür drauf, sie zur Deckung zu bringen. Sind es drei Sichten auf dieselben Datensätze, beginnt die Auswertung dort, wo sie beginnen sollte.

Ein Personalsystem für den öffentlichen Sicherheitsbereich auswählen

Prüfen Sie jede Plattform an einem unordentlichen Zeitraum, nicht an einem sauberen. Bauen Sie eine Woche mit einem Nachtblock, einem Fortbildungstag, einer Vakanz und zwei kurzfristigen Ausfällen und fragen Sie das System anschließend, was das gekostet hat und welchen Grenzen es nahegekommen ist. Prüfen Sie, ob Beschäftigte ihre eigenen Stunden sehen und Urlaub per Telefon beantragen können, denn über die Akzeptanz entscheiden Menschen, die nicht am Schreibtisch sitzen. Vergewissern Sie sich, dass Zahlen in einer Form exportieren, die Ihre Abrechnung verarbeiten kann, denn ein Bericht, den niemand bewegen kann, wird von niemandem genutzt.

Shifton läuft für bis zu zehn Teammitglieder ohne zeitliche Begrenzung kostenlos, deckt damit eine kleine Dienststelle oder eine einzelne Einheit vollständig ab und enthält Planung, die einfache Zeiterfassung, die mobile App und Standardberichte. Kostenpflichtige Tarife werden je Beschäftigtem und Monat abgerechnet und ergänzen die tiefere Kostenauswertung, die Mehrprojektstruktur und die Standortsteuerung, die eine größere Behörde braucht. Wenn Ihr heutiges Verfahren erst nach Ende des Zeitraums sagt, was er gekostet hat, ist die lohnende Änderung die, die es sagt, solange noch eine Entscheidung offen ist.