Planlægningssoftware til professionelle servicevirksomheder

I et firma inden for professionelle services er tid det eneste rigtige lager. Konsulenter, revisorer, ingeniører og arkitekter sælger timer, og hver time, der ikke bliver registreret, ikke bliver fordelt eller ikke bliver faktureret, er tabt for altid. Derfor betyder planlægning mere her end i de fleste brancher: planen er ikke en administrativ bekvemmelighed, den er planen for hele firmaets kapacitet i den uge.

Presset er samtidig ujævnt. Arbejdet kommer i bølger omkring indberetningsfrister, projektmilepæle og årsafslutninger og falder så væk igen. Den ene uge mangler et team på tolv fire par hænder; seks uger senere sidder halvdelen uden en eneste booking. Begge tilstande koster penge, og begge er usynlige, indtil nogen ser hele ugen på én skærm.

Hvad planlægningssoftware til professionelle services skal kunne

Fire evner bærer det meste af værdien. At sætte folk på kundeopgaver hurtigt og ændre den fordeling uden at tegne ugen om. At vise individuelle timetotaler, mens planen stadig kan redigeres, så en presset periode ikke stille bliver til overarbejde og udbrændthed. At udgive til alle på én gang, fordi det halve team sidder hos en kunde. Og at registrere de timer, der faktisk blev arbejdet, pr. person og pr. projekt, i en form økonomi kan bruge.

Alt derudover er smag og behag. Et planlægningssystem til professionelle services, der klarer de fire punkter, gør mere for et firma end en længere funktionsliste rettet mod problemer, det ikke har.

Timer pr. kunde, registreret i stedet for husket

De fleste firmaer rekonstruerer stadig ugen fredag eftermiddag ud fra hukommelsen og en kalender. Resultatet er en timeseddel, der cirka passer, systematisk er sat for lavt og er umulig at forsvare, hvis en kunde spørger ind til den.

At planlægge mod projekter flytter udgangspunktet. Arbejdet bookes på en opgave, folk stempler ind og ud fra mobilappen eller browseren, og timerapporten kommer ud opdelt pr. person og projekt med arbejdede timer og overarbejde adskilt. Det, du får, er en registrering af, hvor tiden blev af, ikke en rekonstruktion. Firmaer, der leder efter tidsregistrering til professionelle services, forsøger som regel at lukke præcis det hul mellem det, der skete, og det, der blev skrevet ned.

Tre ting skal falde på plads, før registreringen kan stoles på:

• Planen og stempeluret ligger i samme system, så planlagte og faktiske timer kan sammenlignes
• Hver blok bærer et projekt, så timerne henføres i samme øjeblik, de registreres
• Rapporterne eksporteres i en form, økonomi genkender, uden at nogen taster dem om

Mangler én af dem, er du tilbage ved rekonstruktionen. Det er også den praktiske forskel mellem tidsregistrering i et revisionsfirma og et delt regneark med initialer i første kolonne.

Højsæsonen og det overarbejde, den fører med sig

Hvert firma har en periode, hvor planen holder op med at være til forhandling. En årsafslutning, en indberetningsfrist, et projekt der går i drift. Timerne stiger, weekenderne bliver brugt, og risikoen flytter sig fra tomgang til folk, der stille kører sig selv ned.

Det eneste, der virker imod det, er synlighed, mens ugen stadig kan redigeres. Hver persons loft står ved siden af de timer, der allerede er lagt ind, så en overbelastet uge er tydelig før udgivelsen og ikke efter lønkørslen. Udvidet dækning, aftenblokke og weekendarbejde lægges i samme gitter som almindelige dage, med roller synlige, så en junior aldrig står alene med en deadlinevagt. Planlægningssoftware til et revisionsfirma måles netop på de otte uger om året.

Bænken: at vide, hvem der er ledig i næste uge

Det modsatte problem er lige så dyrt. En senior konsulent med en tom uge er en omkostning, firmaet bærer fuldt ud, og ingen opdager det, før måneden lukker. At se hele teamet i ét gitter gør rådigheden læsbar: hvem der er booket, hvem der er halvt booket, og hvilke dage der står åbne.

Rådighed og ferieanmodninger kommer ind fra teamet, så den, der planlægger næste måned, arbejder ud fra det, folk faktisk har meldt ind, og ikke ud fra en note i hovedet. Arbejde, der endnu ikke er tildelt nogen, bliver stående i en åben række i stedet for at forsvinde, hvilket får kapacitetsspørgsmålene stillet, mens der stadig er tid til at svare. Tidsregistrering i et konsulenthus købes som regel for at afgøre faktureringsspørgsmål, men det første, den ændrer, er enklere: et ærligt billede af, hvem der har plads i næste uge. Arkitekt- og ingeniørtegnestuer følger samme mønster, og vores side om planlægningssoftware til arkitekter gennemgår tegnestueversionen af det.

Fravær i et firma, der lever af deadlines

Ferie i professionelle services er aldrig enkel. Anmodningerne klumper sig sammen omkring de rolige perioder, bliver aflyst, når en kunde flytter en dato, og skal holdes op mod, hvem fra samme team der allerede er væk. Klaret på mail bliver det til en privat liste hos en partner.

Ligger anmodningen i samme system som planen, sendes den fra appen, godkendes eller afvises af en leder og slår igennem i vagtplanen med det samme. Rapporter over feriesaldo og fravær viser pr. person, hvad der er afholdt, og hvad der er tilbage, og det fjerner størstedelen af den årlige diskussion om overførte dage.

Timesedler, økonomi rent faktisk kan bruge

Overleveringen ved månedens slutning er der, hvor planlægningen betaler sig selv eller ikke gør. Rapporterne over arbejdstimer deler perioden op i arbejdede timer, overarbejde, pauser, forsinkelser og fravær for hver person og hvert projekt. Timesatsrapporterne skiller grundtimer fra tillægstimer. Begge eksporteres, så økonomiteamet får en fil i stedet for en række halvt huskede svar.

En QuickBooks-integration sender bogføringsdata videre, og Zapier forbinder Shifton med de øvrige systemer, firmaet allerede kører. Hvis rapportering er det, du går mest op i, gennemgår funktionssiden rapporter, hvad hver enkelt rapport indeholder.

Hvor firmasuiterne stopper, og planlægningen begynder

Grænsen er værd at sige lige ud. Forretningssystemer til professionelle services, systemer til styring af revisionsfirmaer og konsulentsuiter er bygget omkring den kommercielle cyklus: pipeline, fakturering, opgaveøkonomi. De er ikke planlægningsværktøjer, og de fleste behandler tidsregistrering som en formalitet.

Shifton er bevidst den anden halvdel. Det planlægger, hvem der arbejder hvornår, får planen ud på telefonerne, registrerer fremmøde og afleverer rene timer pr. person og projekt. Det udsteder ingen faktura og forudsiger ingenting. Firmaer, der vil have et tal for fakturerbare timer, de kan stå inde for, opdager som regel, at det var registreringslaget, der manglede, og ikke endnu et dashboard.

At vælge et system, teamet bliver ved med at bruge

Test det, som firmaet vil bruge det. Book en uges kundearbejde, og tag tid på dig selv. Ændr en tildeling, og se, hvor hurtigt de berørte får det at vide. Bed en, der er hos en kunde, om at stemple ind fra telefonen. Træk en timerapport for ét enkelt projekt, og se, om den passer med det, du forventede.

Under 10 personer klarer Shiftons gratis abonnement hele opgaven uden tidsbegrænsning, hvilket passer et lille firma helt. Vokser firmaet, faktureres de betalte abonnementer pr. medarbejder pr. måned og tilføjer dybere rapportering og styring, mens geolokation og arbejdssted fås som betalt modul. Målet er det samme i enhver størrelse: en uge, der afspejler den reelle kapacitet, en højsæson, ingen brænder ud i, og et timetal, der holder, når en kunde spørger.