Software pro plánování ve firmách profesních služeb

Ve firmě profesních služeb je jediným skutečným skladem čas. Konzultanti, účetní, inženýři a architekti prodávají hodiny a každá hodina, která není zaznamenaná, přidělená nebo vyfakturovaná, je nenávratně pryč. Právě proto zde plánování váží víc než ve většině oborů: rozvrh není administrativní pohodlí, je to plán celé kapacity firmy na daný týden.

Zátěž je navíc nerovnoměrná. Práce přichází ve vlnách kolem termínů podání, milníků projektů a účetních závěrek a pak zase opadne. Jeden týden chybí dvanáctičlennému týmu čtyři lidé, o šest týdnů později polovina sedí bez jediné rezervace. Oba stavy stojí peníze a oba jsou neviditelné, dokud někdo neuvidí celý týden na jedné obrazovce.

Co musí software pro plánování v profesních službách umět

Většinu hodnoty nesou čtyři schopnosti. Rychle přiřadit lidi ke klientským zakázkám a toto přiřazení změnit, aniž byste týden kreslili znovu. Ukázat individuální součty hodin, dokud se rozvrh dá ještě upravovat, aby se nárazové období potichu nezměnilo v přesčasy a vyhoření. Zveřejnit všem naráz, protože polovina týmu sedí u klienta. A zaznamenat skutečně odpracované hodiny podle osob a projektů ve tvaru, který finanční oddělení dokáže použít.

Cokoli nad rámec toho je věcí preference. Systém plánování pro profesní služby, který zvládne tyto čtyři body, udělá pro firmu víc než delší seznam funkcí mířící na problémy, které nemá.

Hodiny na klienta zaznamenané, ne dolované z paměti

Většina firem stále rekonstruuje týden v pátek odpoledne z paměti a kalendáře. Výsledkem je výkaz práce, který přibližně sedí, systematicky podhodnocuje a nedá se obhájit, pokud se klient zeptá.

Plánování na projekty mění výchozí bod. Práce se rezervuje na zakázku, lidé se hlásí a odhlašují v mobilní aplikaci nebo v prohlížeči a výkaz hodin vychází rozdělený podle osob a projektů s oddělenými odpracovanými hodinami a přesčasy. Získáte záznam o tom, kam čas odešel, ne rekonstrukci. Firmy, které hledají evidenci času pro profesní služby, se obvykle snaží uzavřít přesně tuto mezeru mezi tím, co se stalo, a tím, co se zapsalo.

Aby se záznamu dalo věřit, musí sedět tři věci:

• Rozvrh a evidence docházky jsou v jednom systému, takže plánované a skutečné hodiny lze porovnat
• Každý blok nese projekt, takže hodiny se přiřazují ve chvíli, kdy se zaznamenávají
• Výkazy se exportují ve tvaru, který finanční oddělení zná, a nikdo je nepřepisuje ručně

Chybí jeden bod a jste zpět u rekonstrukce. To je také praktický rozdíl mezi evidencí času v účetní firmě a sdílenou tabulkou s iniciálami v prvním sloupci.

Hlavní sezóna a přesčasy, které přináší

Každá firma má období, kdy plán přestane být předmětem vyjednávání. Účetní závěrka, termín podání, projekt jdoucí do provozu. Hodiny rostou, víkendy jdou do práce a riziko se přesouvá od prostojů k lidem, kteří se potichu uštvou.

Jediným nástrojem je viditelnost, dokud se týden dá ještě upravit. Strop každého člověka stojí vedle už přidělených hodin, takže přetížený týden je zřejmý před zveřejněním, a ne až po výplatách. Prodloužené pokrytí, večerní bloky a víkendová práce leží ve stejné mřížce jako běžné dny a role jsou vidět tak, aby junior nikdy netáhl termínovou směnu sám. Software pro plánování v účetní firmě se pozná právě podle těch osmi týdnů v roce.

Lavička: kdo je volný příští týden

Opačný problém stojí stejně. Zkušený konzultant s prázdným týdnem je náklad, který firma nese v plné výši, a nikdo si toho nevšimne až do uzávěrky měsíce. Když je celý tým v jedné mřížce, dostupnost se stane čitelnou: kdo je obsazený, kdo napůl a které dny zůstávají volné.

Dostupnost a žádosti o dovolenou přicházejí od týmu, takže ten, kdo plánuje příští měsíc, pracuje s tím, co lidé skutečně sdělili, a ne s poznámkou v hlavě. Práce, kterou zatím nikdo nedostal, zůstává v otevřeném řádku místo aby zmizela, a otázky o kapacitě se tak kladou, dokud je čas na ně odpovědět. Evidenci času v poradenské firmě si obvykle pořizují kvůli sporům o fakturaci, ale první, co změní, je jednodušší: poctivý pohled na to, kdo má příští týden místo. Architektonické a inženýrské kanceláře fungují podle stejného vzorce a stránka plánování pro architekty ukazuje ateliérovou verzi téhož.

Dovolená ve firmě, která žije termíny

Volno v profesních službách nikdy není jednoduché. Žádosti se hromadí kolem klidných období, ruší se, když klient posune datum, a musí se porovnávat s tím, kdo ze stejného týmu už je pryč. Vyřizované e-mailem se z nich stane soukromý seznam u partnera.

Pokud žádost žije ve stejném systému jako rozvrh, podává se z aplikace, vedoucí ji schválí nebo zamítne a rozvrh to okamžitě odrazí. Výkazy zůstatku dovolené a absencí ukazují u každého člověka, co bylo vyčerpáno a co zbývá, a to sundá většinu každoroční debaty o převedených dnech.

Výkazy, které finanční oddělení skutečně použije

Předání na konci měsíce je okamžik, kdy se plánování zaplatí, nebo nezaplatí. Výkazy odpracovaných hodin rozdělí období na odpracované hodiny, přesčasy, přestávky, pozdní příchody a absence pro každou osobu a projekt. Výkazy sazeb oddělí základní hodiny od příplatkových. Obojí se exportuje, takže finanční tým dostane soubor, a ne sadu napůl vybavených odpovědí.

Integrace s QuickBooks předá účetní data a Zapier propojí Shifton s dalšími systémy firmy. Pokud vás nejvíc zajímá výkaznictví, stránka funkce zprávy podrobně popisuje, co který výkaz obsahuje.

Kde končí celofiremní balíky a začíná plánování

Hranici stojí za to říct naplno. Systémy pro řízení firem profesních služeb, balíky pro správu účetních kanceláří a poradenské suity jsou postavené kolem obchodního cyklu: trychtýř, fakturace, ekonomika zakázky. Nejsou to plánovací nástroje a většina z nich bere zadávání času jako formalitu.

Shifton je záměrně ta druhá polovina. Plánuje, kdo kdy pracuje, dostane plán do telefonů, zaznamená docházku a předá čisté hodiny podle osob a projektů. Nevystavuje fakturu a nic nepredikuje. Firmy, které chtějí číslo fakturovatelných hodin, za nímž si mohou stát, obvykle zjistí, že chyběla právě vrstva záznamu, a ne další nástěnka.

Jak vybrat systém, který tým bude dál používat

Testujte jej tak, jak jej bude používat firma. Zarezervujte týden klientské práce a změřte si čas. Změňte přiřazení a sledujte, jak rychle se to dotčení lidé dozvědí. Požádejte někoho u klienta, aby se přihlásil z telefonu. Vytáhněte výkaz hodin za jediný projekt a porovnejte jej s očekáváním.

Do 10 lidí zvládne bezplatný tarif Shiftonu celou práci bez časového omezení, což malé kanceláři plně stačí. S růstem firmy se placené tarify účtují za zaměstnance a měsíc a přidávají hlubší výkaznictví a kontrolu, přičemž geolokace a pracovní místo jsou dostupné jako placený modul. Cíl zůstává při každé velikosti stejný: týden, který odráží skutečnou kapacitu, hlavní sezóna, v níž nikdo nevyhoří, a číslo hodin, které obstojí, když se klient zeptá.