จัดตารางและลงเวลาพนักงานศูนย์ประชุม
ทีมเตรียมห้อง ทีมหน้างาน และทีมเก็บห้อง วางแผนแยกรายห้อง ลงเวลาที่หน้างาน พร้อมคิดค่าแรงเข้ากับการจองนั้น
วางแผนรายห้องและรายช่วงงาน
ศูนย์ประชุมรับงานหลายรายการพร้อมกัน แต่ละงานมีทั้งช่วงเตรียมห้อง ช่วงงานจริง และช่วงเก็บห้องต่อ การวางแผนรายห้องและรายช่วงงานเป็นทางเดียวที่จะเห็นว่าพรุ่งนี้มีคนพอจริงหรือไม่
ดึงพนักงานรายวันเข้ามาให้ทัน
ศูนย์ประชุมขยายกำลังคนในสัปดาห์งานใหญ่ด้วยพนักงานรายวันและคนจากเอเจนซี การเพิ่มคนหนึ่งคน กำหนดหน้าที่ และส่งตารางสัปดาห์เข้ามือถือเขาต้องเสร็จในไม่กี่นาที
ลงเวลาตรงจุดที่งานเกิดขึ้น
ถึงวันงานจริง ทีมกระจายอยู่ตามห้องและทางเดิน การลงเวลาจากมือถือบันทึกว่าใครมาถึงจริง ซึ่งคือความต่างระหว่างแผนกับจำนวนคนที่มีอยู่จริง
คิดต้นทุนของแต่ละการจองให้ถูก
ใบเสนอราคาของศูนย์ประชุมตั้งอยู่บนค่าแรงที่ประมาณไว้ แล้วค่อยกระทบยอดทีหลังจากยอดค่าจ้างก้อนเดียว การจัดกลุ่มชั่วโมงรายห้องและรายช่วงงานเปลี่ยนสิ่งนั้นเป็นการเปรียบเทียบที่ลงมือแก้ได้
เริ่มต้นด้วยแผนฟรี
ไม่จำกัดเวลา เข้าถึงฟีเจอร์หลักได้เต็มที่ อัปเกรดเมื่อพร้อม
ศูนย์ประชุมจัดตารางอะไรกันแน่
ซอฟต์แวร์ของศูนย์ประชุมมักหมายถึงฝั่งการค้า ทั้งคำขอใบเสนอราคา ห้องว่าง การลงทะเบียนผู้เข้าร่วม การสั่งอาหาร และความต้องการด้านภาพและเสียง นั่นคือระบบที่ทีมขายใช้ชีวิตอยู่ และไม่ใช่เรื่องที่หน้านี้พูดถึง
ฝั่งปฏิบัติการคือคน ศูนย์ประชุมที่มีหกห้องต้องเตรียมห้องหกครั้ง จัดงานหกงาน และเก็บห้องอีกหกรอบภายในวันเดียว โดยใช้ทีมประจำกลุ่มเล็กที่เติมด้วยพนักงานรายวัน พรุ่งนี้จะราบรื่นหรือไม่ขึ้นอยู่กับตารางกะนั้นทั้งหมด และตารางนั้นมักถูกทำในสเปรดชีต
ใช้ห้องและช่วงงานเป็นหน่วยตั้งต้น
การวางแผนทั้งอาคารแบบรายบุคคลได้ออกมาเป็นรายชื่อที่ไม่มีใครลงมือทำอะไรต่อได้ การวางแผนรายห้องและรายช่วงงานได้ออกมาเป็นสิ่งที่ผู้จัดการเวรอ่านรู้เรื่อง งานจองนี้เตรียมห้องเสร็จแล้ว งานนี้ยังไม่มีคนเก็บห้อง งานนี้ต้องการคนเพิ่มอีกสองคนที่ประตูตอนเก้าโมง
ช่วงงานสำคัญไม่แพ้ห้อง ช่วงเตรียมห้องคือทีมเล็กที่ยกของหนักเป็นเวลานาน ตัวงานจริงต้องการการมีอยู่มากกว่าแรง ส่วนช่วงเก็บห้องนั้นเร็ว ดึก และมักตกอยู่กับคนที่อยู่ในอาคารมาตั้งแต่เจ็ดโมงเช้า
สามช่วงงาน สามรูปแบบความต้องการกำลังคน
งานจองที่ต่อกันติด
ชั่วโมงที่ยากที่สุดในศูนย์ประชุมคือชั่วโมงระหว่างสองงานในห้องเดียวกัน มันสั้น มันถูกใช้เต็มทุกนาที และมันมองไม่เห็นในตารางที่วางแผนเป็นรายวัน การเก็บช่วงเก็บห้องไว้เป็นช่วงงานที่มีตารางของตัวเองคือสิ่งที่ทำให้มันไม่กลายเป็นเรื่องที่คิดเอาเอง
กำลังคนที่เปลี่ยนทุกสัปดาห์
แทบไม่มีศูนย์ประชุมแห่งไหนจ้างคนไว้เท่าช่วงพีคตลอดปี ทีมหลักมีขนาดเล็ก และสัปดาห์ที่งานแน่นถูกปิดด้วยพนักงานรายวัน คนจากเอเจนซี และหน้าเดิมที่เคยมาช่วยเมื่อฤดูก่อน การรับพวกเขาเข้าระบบต้องเร็วพอที่จะทำได้กลางสัปดาห์ที่ยุ่ง เพราะนั่นคือช่วงที่เรื่องนี้เกิดขึ้นจริง
แผนกทำให้แต่ละกลุ่มแยกจากกันโดยไม่ต้องหั่นแผนออกเป็นชิ้น ผู้จัดการเวรยังเห็นทุกคนในอาคาร ส่วนไฟล์ส่งออกสำหรับเงินเดือนมีเฉพาะคนที่ศูนย์จ้างเองเท่านั้น
การลงเวลาทั่วทั้งอาคาร
เครื่องลงเวลาที่ประตูพนักงานเหมาะกับโรงงาน แต่ในศูนย์ประชุม ทีมเข้ามาคนละประตู คนละเวลา เพื่อคนละห้อง และคนที่ต้องรู้จำนวนคนก็กำลังเดินอยู่ทั่วอาคารแทนที่จะนั่งอยู่ข้างเครื่อง
การลงเวลาจากมือถือย้ายบันทึกการมาถึงไปไว้ตรงจุดที่งานอยู่ การรู้ว่าใครมาจริงแทนที่จะรู้ว่าใครถูกจัดไว้ คือสิ่งที่ทำให้ผู้จัดการเวรสลับคนได้ในยี่สิบนาทีก่อนเปิดประตู
วันที่ยาวซึ่งบันทึกตามจริง
กะของศูนย์ประชุมทำลายข้อสมมติที่เรียบร้อยของการลงเวลาแบบทั่วไป วันเตรียมห้องสิบสี่ชั่วโมงมีจริง เวลาพักได้ก็ต่อเมื่อห้องเปิดโอกาส คนที่ถูกจัดไว้แปดชั่วโมงอยู่ถึงสิบเอ็ดเพราะลูกค้าใช้เวลาเกิน การบันทึกของจริงเทียบกับแผน โดยแยกเวลาพักออก ทำให้เรื่องนี้อยู่ในบันทึกแทนที่จะอยู่ในความทรงจำ
การจองแต่ละครั้งใช้ต้นทุนเท่าไร
ราคาของศูนย์ประชุมตั้งอยู่บนตัวเลขค่าแรงที่สมมติไว้ การกระทบยอดภายหลังมักตรวจสอบตัวเลขนั้นไม่ได้ เพราะยอดค่าจ้างมาเป็นก้อนเดียวที่คลุมทุกห้องในอาคาร
ชั่วโมงที่จัดกลุ่มตามการจองและตามช่วงงานทำให้การตรวจสอบนั้นเป็นไปได้ ลูกค้าประจำที่งานของเขาต้องใช้คนมากกว่าที่ใบเสนอราคาคิดไว้สองคนทุกครั้ง คือหัวข้อคุยเรื่องราคา และบทสนทนานั้นเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อมีคนเห็นตัวเลข
เริ่มตรงไหนดี
Shifton ฟรีถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งพอสำหรับศูนย์เล็กหรือแผนกเดียว การจัดตาราง แอปมือถือ ระบบลงเวลาพื้นฐาน และการทำรายงานรวมอยู่ในนั้นแล้ว ส่วนโมดูลเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน พร้อมช่วงทดลองนานถึง 60 วัน
คำถามที่พบบ่อย
ระบบนี้บริหารตัวงานอีเวนต์เองหรือไม่
ไม่ การลงทะเบียน รายชื่อผู้เข้าร่วม การจองห้อง และความต้องการด้านภาพและเสียง อยู่ในซอฟต์แวร์บริหารศูนย์ประชุมหรือซอฟต์แวร์จัดงาน ส่วน Shifton จัดตารางให้คน ทั้งทีมเตรียมห้อง พนักงานหน้างาน ทีมอาหาร และทีมเก็บห้อง
จัดตารางหลายห้องที่จัดงานพร้อมกันได้ไหม
ได้ แต่ละห้องหรือแต่ละการจองเป็นหนึ่งโครงการ ผู้จัดการเวรจึงดูเฉพาะงานเดียวหรือดูทั้งอาคารก็ได้ รายงานก็จัดกลุ่มชั่วโมงที่บันทึกไว้ด้วยวิธีเดียวกัน
จะจัดการช่วงเตรียมห้อง ช่วงงาน และช่วงเก็บห้องอย่างไร
แต่ละช่วงถูกวางแผนเป็นโครงการของตัวเอง และคนคนเดียวรับกะได้มากกว่าหนึ่งช่วง วิธีนี้ทำให้วันเตรียมห้องที่ยาวยังมองเห็นได้ และวัดต้นทุนของแต่ละช่วงย้อนหลังได้
เพิ่มพนักงานรายวันและคนจากเอเจนซีได้เร็วไหม
การเพิ่มคนใช้แค่ชื่อ หน้าที่ และแผนก จากนั้นตารางสัปดาห์ที่เผยแพร่แล้วจะถึงมือถือเขาทันทีที่ถูกจัดลงกะ พนักงานรายวันและเอเจนซีอยู่คนละแผนก ไฟล์ส่งออกสำหรับเงินเดือนจึงยังสะอาด
พนักงานต้องใช้เครื่องลงเวลาประจำที่หรือไม่
ไม่ต้อง การลงเวลาทำผ่านแอปมือถือ ซึ่งเหมาะกับอาคารที่ทีมกระจายอยู่หลายห้อง ศูนย์ที่อยากผูกการลงเวลาไว้กับตำแหน่งสถานที่ มีโมดูลควบคุมสถานที่ทำงานแบบเสียเงินให้เลือกเพิ่ม
มีแพ็กเกจฟรีหรือเปล่า
Shifton ฟรีถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา รวมการจัดตาราง แอปมือถือ ระบบลงเวลาพื้นฐาน และรายงาน โมดูลแบบเสียเงินเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน พร้อมช่วงทดลองนานถึง 60 วัน
ยกงานจองของสัปดาห์หน้ามาไว้บนกระดานเดียว
ฟรีถึง 10 คน โดยให้ห้องเป็นโครงการ ลงเวลาที่หน้างาน และคิดค่าแรงแยกตามการจองแต่ละครั้ง