ऑन-साइट आईटी सपोर्ट के लिए फील्ड सर्विस सॉफ़्टवेयर
ब्रेक-फिक्स विज़िट, रोलआउट और तय रखरखाव एक ही बोर्ड पर, हर साइट के साथ डिवाइस इतिहास और हस्ताक्षरित रिपोर्ट जुड़ी रहती है।
रिमोट सपोर्ट वहीं खत्म होता है जहाँ केबल शुरू होता है
ज़्यादातर टिकट डेस्क से ही बंद हो जाते हैं। जो नहीं होते वही महँगे होते हैं: बैठा हुआ स्विच, ऐसा वर्कस्टेशन जो चालू नहीं होता, वह प्रिंटर जिस तक कोई नहीं पहुँच पाता, वह रोलआउट जो कार्यालय समय के बाहर करना ही पड़ता है। ऐसी विज़िट के लिए समय, रूट और रिपोर्ट चाहिए, और हेल्पडेस्क की कतार इनमें से एक भी नहीं देती।
इंजीनियर साइट को जानकर पहुँचता है
हर ग्राहक साइट उन्हीं बातों में अलग होती है जो मायने रखती हैं: रैक की बनावट, लॉगिन विवरण, पैचिंग, चाबियाँ किसके पास हैं, कम्युनिकेशन रूम किस मंज़िल पर है। यह सब साइट रिकॉर्ड में रहने का मतलब है कि आज भेजा गया इंजीनियर पिछले महीने वाले की खोजबीन दोबारा नहीं करता।
रोलआउट, दफ़्तर शिफ़्टिंग और तय रखरखाव
प्रोजेक्ट का काम वही है जहाँ ऑन-साइट सपोर्ट मार्जिन कमाता है और सबसे ज़्यादा गँवाता भी है। तैनाती, दफ़्तर की शिफ़्टिंग और उपकरण बदलने के चक्र कई विज़िट वाले काम की तरह बनाए जाते हैं, जिसमें डिवाइस, क्रम और कार्यालय समय के बाहर की विंडो पहले से तय होती हैं।
बिल करने योग्य समय और विज़िट का प्रमाण
साइट पर किया गया काम घंटों में बिल होता है, और हफ़्ते के आखिर में याद से जोड़े गए घंटे हमेशा गलत निकलते हैं। काम के दौरान दर्ज हुआ समय, साइट पर लिए गए हस्ताक्षर और नोट के साथ, बिल भी है और उसका बचाव भी।
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कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
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वे टिकट जो इमारत से बाहर निकलते हैं
आईटी सपोर्ट कारोबार खुद को रिमोट रिज़ॉल्यूशन से नापता है, और ठीक ही नापता है: सबसे सस्ता समाधान वही है जिस तक कोई गाड़ी नहीं चलाता। यह माप जो छिपा लेता है वह यह है कि बाकी बचे टिकट, वे जिनमें किसी का साइट पर होना ज़रूरी है, ज़्यादातर परिचालन मेहनत और लगभग पूरा शेड्यूल खा जाते हैं। आईटी फील्ड सर्विस सॉफ़्टवेयर इन्हीं टिकटों की परत है, और यह हेल्पडेस्क की जगह नहीं, उसके साथ खड़ा होता है।
यह फ़र्क समझना ज़रूरी है क्योंकि दोनों औज़ार अलग सवालों के जवाब देते हैं। टिकटिंग सिस्टम बताता है कि क्या बाकी है। फील्ड प्लेटफ़ॉर्म बताता है कि कौन जा रहा है, कब पहुँचेगा, साथ में क्या ले जाना है और पहुँचने पर क्या हुआ।
साइट पर तीन तरह का काम
ब्रेक-फिक्स
बिना योजना वाली विज़िट घड़ी के साथ आती हैं, खासकर उन अनुबंध ग्राहकों के लिए जिनके समझौते में रिस्पॉन्स समय लिखा है। शेड्यूल का सवाल यह नहीं कि कागज़ पर कौन खाली है, बल्कि यह कि उस साइट तक आज कौन सही कौशल के साथ पहुँच सकता है और, जहाँ ज़रूरी हो, गाड़ी में सही हार्डवेयर के साथ।
प्रोजेक्ट और रोलआउट
तैनाती, उपकरण बदलना और दफ़्तर की शिफ़्टिंग मुनाफ़े वाला काम है, और यह सपोर्ट से ज़्यादा निर्माण जैसा बर्ताव करता है: क्रम, निर्भरताएँ, पहुँच की विंडो और वह अंतिम तारीख जो ग्राहक अपने स्टाफ़ को पहले ही बता चुका है। इन्हें कई विज़िट वाले काम की तरह बनाना, जिसमें डिवाइस पूरे क्रम में ट्रैक होते रहें, वही है जो सप्ताहांत के रोलआउट को दो हफ़्ते के अधूरे कामों में बदलने से रोकता है।
तय रखरखाव
अनुबंध वाले ग्राहक पहले से तय विज़िट की उम्मीद करते हैं, और यही विज़िट सबसे आसानी से छूट जाती हैं, क्योंकि छूटने पर कुछ नहीं बिगड़ता, जब तक कुछ बिगड़ न जाए। इन्हें दोहराए जाने वाले जॉब की तरह बनाना यह पक्का करता है कि अनुबंध में बेचा गया वादा सचमुच शेड्यूल में दिखे।
साइट रिकॉर्ड टिकट से भारी क्यों है
ग्राहक का माहौल सालों में लिए गए फ़ैसलों की परतें होता है, जिनमें से ज़्यादातर कहीं लिखे नहीं होते। जो इंजीनियर किसी खास साइट को जानता है वह एक ही समय पर संपत्ति भी है और जोखिम भी, क्योंकि वह जानकारी उसके साथ ही बाहर चली जाती है। विज़िट के साथ-साथ रिकॉर्ड बनाना, जिसमें कॉन्फ़िगरेशन नोट, रैक की तस्वीरें, लॉगिन विवरण संभालने का तरीका और प्रवेश की व्यवस्था साइट से जुड़ी रहे, निजी याददाश्त को कंपनी की संपत्ति में बदल देता है।
डिवाइस स्तर का इतिहास इसी तर्क को हार्डवेयर तक बढ़ाता है। छह महीने में तीन बार बुलावा दे चुका वर्कस्टेशन एक ऐसा बदलाव का फ़ैसला है जो टलता जा रहा है, और यह तब तक नहीं दिखता जब तक विज़िट तारीखों से नहीं, डिवाइस से जुड़ें।
जो काम सचमुच हुआ, उसी का बिल
ऑन-साइट सपोर्ट समय में बिल होता है, और समय ही वह चीज़ है जिसे इंजीनियर सबसे खराब दर्ज करते हैं। हफ़्ते के आखिर में जोड़े गए घंटे कमतर, असंगत और असिद्ध होते हैं। जॉब पर शुरुआत, यात्रा और समाप्ति दर्ज करना, और पूरा होने पर ग्राहक का हस्ताक्षर लेना, ऐसा बिल बनाता है जिस पर कोई बहस नहीं करता और यह तस्वीर भी देता है कि घंटे असल में कहाँ जाते हैं।
वह आँकड़ा जो बताता है कि काम बन रहा है या नहीं
पहली बार में समाधान की दर। जो सपोर्ट कंपनी पहली ही कोशिश में विज़िट पूरी कर लेती है वह यात्रा पर कम खर्च करती है, अपने ज़्यादा घंटे बिल करती है और अनुबंध लंबे समय तक बनाए रखती है। इसे सुधारने के लिए यह जानना पड़ता है कि दोबारा विज़िट क्यों होती है, और उसके लिए ज़रूरी है कि विज़िट अपना इतिहास साथ लेकर चलें। कारोबार में कोई और चीज़ इतनी तेज़ी से लौटकर नहीं आती।
हेल्पडेस्क के साथ-साथ शुरुआत करें
पहले कोई इंटीग्रेशन प्रोजेक्ट पूरा करने की ज़रूरत नहीं है। जब किसी टिकट के लिए विज़िट चाहिए, विज़िट एक जॉब के रूप में बनती है, इंजीनियर ऐप से काम करता है, और रिकॉर्ड तथा घंटे उसी क्षण से जुड़ने लगते हैं। दो या उससे कम कर्मचारियों वाली सपोर्ट कंपनियाँ हमेशा मुफ़्त प्लान पर रहती हैं, और सशुल्क मॉड्यूल के साथ 55 दिन तक का ट्रायल मिलता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह हमारे टिकटिंग सिस्टम की जगह लेगा?
नहीं। टिकट हेल्पडेस्क में ही रहते हैं। Shifton Field Service वह हिस्सा संभालता है जब टिकट को विज़िट बनना पड़ता है: इंजीनियर का शेड्यूल, साइट और डिवाइस का इतिहास साथ ले जाना, हस्ताक्षरित रिपोर्ट लेना और साइट पर सचमुच लगे घंटे दर्ज करना।
क्या हर ग्राहक साइट और हर डिवाइस का इतिहास रखा जा सकता है?
हाँ। विज़िट साइट और डिवाइस दोनों से जुड़ती हैं, इसलिए अगला इंजीनियर रैक की बनावट, पिछले कॉन्फ़िगरेशन नोट और पिछली बार क्या बदला गया यह देखता है, बजाय इसके कि निदान शून्य से शुरू करे।
कार्यालय समय के बाहर होने वाले रोलआउट कैसे चलते हैं?
कई विज़िट वाले नियोजित काम की तरह। शाम और सप्ताहांत की विंडो उसी के मुताबिक स्टाफ़ के साथ रखी जाती हैं, डिवाइस सूची और क्रम जॉब पर रहते हैं, और प्रगति साइट पर मौजूद टीम को फ़ोन किए बिना दफ़्तर को दिखती है।
बिना मोबाइल नेटवर्क वाले कम्युनिकेशन रूम में ऐप कैसे चलता है?
iOS और Android ऐप जॉब और फ़ॉर्म डिवाइस पर ही रखता है। कॉन्फ़िगरेशन नोट, चेकलिस्ट, तस्वीरें और ग्राहक के हस्ताक्षर बिना कनेक्शन के लिए जाते हैं और फ़ोन को नेटवर्क मिलते ही सिंक हो जाते हैं।
क्या बिल करने योग्य घंटे सटीक दर्ज हो सकते हैं?
समय काम के दौरान दर्ज होता है, यात्रा सहित, बाद में जोड़कर नहीं। पूरा हुआ जॉब घंटे, नोट, इस्तेमाल हुए पुर्ज़े और हस्ताक्षर साथ रखता है, और Invoicing मॉड्यूल इसी को दस्तावेज़ में बदलता है।
क्या यह दो लोगों की सपोर्ट कंपनी के लिए ठीक है?
हाँ। दो या उससे कम लोगों की टीम बिना समय सीमा के मुफ़्त प्लान पर चलती है: शेड्यूलिंग, डिजिटल जॉब फ़ॉर्म, iOS और Android का मोबाइल ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं। Invoicing, Inventory, Work location control और Customer portal सशुल्क मॉड्यूल हैं जो टीम बढ़ने पर जुड़ते हैं।
आईटी सपोर्ट कंपनी के लिए कीमत कैसे बनती है?
मुफ़्त प्लान बिना समय सीमा के दो कर्मचारियों तक कवर करता है। उसके बाद कीमत प्रति कर्मचारी प्रति माह होती है, और हर सशुल्क मॉड्यूल के साथ 55 दिन तक का मुफ़्त ट्रायल मिलता है, जो पूरा एक रोलआउट उसमें चलाने के लिए काफ़ी है।
अपने फ़ील्ड ऑपरेशन्स को बदलने के लिए तैयार हैं?
उन हज़ारों फील्ड सर्विस कंपनियों से जुड़ें जो हर दिन स्मार्ट तरीके से काम करने के लिए Shifton पर भरोसा करती हैं।