फील्ड टीमों के लिए भवन प्रबंधन सॉफ़्टवेयर
खराबी की शिकायतें, निवारक रखरखाव और ठेकेदारों के दौरे एक ही बोर्ड पर, उपकरण, चेकलिस्ट और हस्ताक्षर के साथ।
खराबी की शिकायतें और नियोजित रखरखाव एक ही तकनीशियनों को बाँटते हैं
प्रबंधन विभाग को प्रतिक्रिया समय से नापा जाता है, पर पैसा नियोजित रखरखाव से आता है। दोनों काम वही लोग करते हैं, और खराबी की शिकायत हमेशा सबसे ज़ोर से चिल्लाती है। साझा बोर्ड के बिना चुपचाप छूट जाने वाला काम ठीक नियोजित रखरखाव ही होता है, और यह तब तक सामने नहीं आता जब तक उपकरण बंद न पड़ जाए।
तकनीशियन उपकरण को जानकर पहुँचता है
तीसरी मंज़िल की एयर हैंडलिंग यूनिट से आवाज़ आने की शिकायत अभी काम नहीं है। कौन सी यूनिट, कौन सा मॉडल, पिछली सर्विस कब हुई थी, तब क्या बदला गया था, ब्रेकर कहाँ है। उपकरण कार्ड पर यही इतिहास एक जाँच के दौरे को मरम्मत में बदल देता है।
वह नियोजित रखरखाव जो सचमुच होता है
अनिवार्य जाँचें, सर्विस अंतराल और निरीक्षण एक बार तय होते हैं और उसके बाद उनकी रक्षा करनी पड़ती है। दोहराई जाने वाली शिकायतों के रूप में वे बोर्ड पर पहले से और अपनी चेकलिस्ट के साथ आती हैं, और रखरखाव की व्यवस्था को रखरखाव के इरादे से अलग करने वाली बात यही है।
लागत, सबूत और मालिक को रिपोर्ट
अपने लोग हों या ठेकेदार, सवाल वही रहता है: इस भवन को चलाने में कितना लगा और उस पैसे से क्या हुआ। शिकायत के भीतर के घंटे, सामग्री और नतीजा ऐसी रिपोर्ट को एक खोज बना देते हैं, परियोजना नहीं।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
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प्रबंधन का वह हिस्सा जो पैरों पर चलता है
भवन प्रबंधन में बहुत कुछ आता है, किरायानामे से लेकर जगह की योजना तक। यहाँ बात भौतिक हिस्से की है: तकनीशियन, सफ़ाईकर्मी और ठेकेदार जो भवनों के बीच घूमते हैं और कुछ ठीक करते या सँभालते हैं। वह काम रियल एस्टेट पोर्टफ़ोलियो की व्यवस्थाओं से ज़्यादा फील्ड सर्विस के पास है, और दूसरे के लिए लिखे गए औज़ार उसे ठीक से नहीं सँभालते।
परीक्षा सीधी है। मशीन रूम में बिना नेटवर्क वाला फ़ोन लिए खड़ा आदमी शिकायत को ढंग से बंद कर पाता है या नहीं। नहीं कर पाता, तो रिकॉर्ड बाद में और याददाश्त से आएगा, या आएगा ही नहीं, और उस पर खड़ी हर रिपोर्ट वही कमज़ोरी विरासत में लेती है।
दोनों न दिखें तो जल्दबाज़ी नियोजित को खा जाती है
हर प्रबंधन विभाग के टूटने का ढंग एक जैसा है। एक शिकायत आती है, तकनीशियन नियोजित रखरखाव से हटाया जाता है, और वह रखरखाव उस हफ़्ते में खिसका दिया जाता है जो पहले से भरा है। इसे एक तिमाही दोहराइए, और रखरखाव योजना सिर्फ़ काग़ज़ पर रह जाती है।
ऐसा फ़ैसला कोई जानबूझकर नहीं लेता। ऐसा इसलिए होता है कि दोनों तरह के काम अलग जगह रहते हैं और रद्द करने की कीमत उस पल दिखती नहीं। साझा बोर्ड इस अदला बदली को बोलकर कह देता है: यह काम लेने का मतलब है उस रखरखाव को खिसकाना, और वह यह रहा।
पते नहीं, उपकरण
ज़्यादातर फील्ड कामों में हिसाब उस जगह पर रखा जाता है जहाँ जाना है। भवन प्रबंधन में काम की इकाई उपकरण है: यह एयर हैंडलिंग यूनिट, यह पंप, यह दरवाज़ा, यह लिफ़्ट। उपकरण के हिसाब से इतिहास यह दिखा देता है कि एक ही यूनिट पर छह महीने में तीन बार जाया जा चुका है, और यह चौथी मरम्मत नहीं, बदलने की बातचीत है।
इतिहास दौरे को ही बदल देता है
जिस तकनीशियन को मॉडल, पिछली सर्विस की तारीख़ और तब बदला गया पुर्ज़ा पता है, वह सही पुर्ज़े और एक अनुमान के साथ पहुँचता है। जिसे सिर्फ़ भवन और शिकायत पता है, वह पहला घंटा उसी बात को जानने में लगाता है जो बाक़ी सब पहले से जानते थे।
अनुपालन एक रिकॉर्ड है, इरादा नहीं
अनिवार्य जाँचें इसलिए होती हैं कि उन्हें साबित किया जा सके। सबूत है भरी हुई चेकलिस्ट, तारीख़, नाम और अब अक्सर फ़ोटो के साथ। मौके पर फ़ोन से बनी हो तो वह पूरी है और मिल भी जाती है। काग़ज़ पर बनाकर बाद में फ़ाइल में लगाई गई हो तो वह उतनी ही पूरी है जितनी किसी की जाँचने की सब्र चलती है।
ठेकेदार भी भवन के इतिहास का हिस्सा हैं
विशेष काम बाहरी कंपनियों के पास जाते हैं: लिफ़्ट, फ़ायर अलार्म, रेफ़्रिजरेशन। अगर ऐसे दौरे आपूर्तिकर्ताओं के साथ ईमेल में ही जीते हैं, तो भवन का कोई एक इतिहास नहीं बनता और यह कोई नहीं बता पाता कि आख़िरी जाँच कब हुई थी। उसी योजना में शिकायत के रूप में दर्ज हों, तो काम चाहे किसी ने किया हो, इतिहास पूरा रहता है।
वह रिपोर्ट जो माँगी ही जाएगी
अपने लोग हों या ठेकेदार, सवाल वही हैं: इस भवन पर कितना खर्च हुआ, हमने कितनी जल्दी जवाब दिया, नियोजित रखरखाव का कितना हिस्सा समय पर पूरा हुआ। अगर घंटे और नतीजे शिकायतों के भीतर हैं तो हर सवाल मामूली है, और नहीं हैं तो तालिकाओं के साथ पूरा हफ़्ता।
किस पर नज़र रखें
क्या जल्दबाज़ी वाले और नियोजित काम एक ही स्क्रीन पर रहते हैं। क्या इतिहास सिर्फ़ भवन के नहीं, उपकरण के हिसाब से रखा जाता है। क्या तकनीशियन बिना नेटवर्क शिकायत बंद कर पाता है। क्या अनुपालन का सबूत फ़ाइलों से नहीं, रिकॉर्ड से बनता है।
मुफ़्त शुरू करें
दो लोगों की छोटी प्रबंधन टीम बिना समय सीमा के मुफ़्त काम करती है: शेड्यूलिंग, डिजिटल रिपोर्ट, मोबाइल ऐप और रिपोर्टें शामिल हैं, और एक भवन पर इस तरीक़े को आज़माने के लिए इतना काफ़ी है।
सशुल्क मॉड्यूल ज़रूरत के हिसाब से जुड़ते हैं, हर एक के साथ 55 दिन तक की मुफ़्त अवधि: पुर्ज़ों का गोदाम, काम आगे बिल किए जाते हों तो इनवॉइस, बिखरे भवनों पर स्थान की जाँच, और किरायेदारों को प्रगति दिखानी हो तो ग्राहक पोर्टल।
हर हिस्सा अलग से बताया गया है: कार्य प्रबंधन और डिस्पैच, शिकायतों का इतिहास, डिजिटल रिपोर्ट, मोबाइल ऐप, भूमिका के अनुसार अधिकार और रिपोर्टें। क़ीमतें क़ीमत पृष्ठ पर।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या खराबी की शिकायतें और नियोजित रखरखाव एक बोर्ड पर आ सकते हैं?
हाँ, पूरी बात यही है। अर्जेंट शिकायतें और नियोजित रखरखाव साथ दिखते हैं, इसलिए जल्दबाज़ी वाला काम लेने का असर रखरखाव योजना पर तिमाही के अंत में नहीं, फ़ैसले से पहले साफ़ होता है।
क्या इतिहास उपकरण के हिसाब से रखा जाता है?
हर शिकायत यूनिट और भवन से जुड़ी होती है, इसलिए किसी एक यूनिट का इतिहास एक ही जगह खुलता है: क्या हुआ, कब, किसने किया और किन पुर्ज़ों से। जाँच के दौरे को मरम्मत में बदलने वाली बात यही है।
क्या बिना नेटवर्क वाले मशीन रूम में ऐप चलता है?
iOS और Android ऐप शिकायत, चेकलिस्ट और फ़ोटो डिवाइस में रखता है और नेटवर्क लौटने पर सिंक कर देता है। बिना कवरेज वाले तहखाने और मशीन रूम हमेशा की तरह दर्ज होते हैं।
क्या अनिवार्य जाँचें अपने आप शेड्यूल हो सकती हैं?
दोहराई जाने वाली शिकायतें हर यूनिट के लिए सही अंतराल पर सेट होती हैं, इसलिए निरीक्षण और सर्विस बोर्ड पर पहले से आती हैं, और हर पूरा हुआ दौरा अपना सबूत और हस्ताक्षर लेकर आता है।
क्या ठेकेदारों का काम अपने काम के साथ देखा जा सकता है?
बाहरी कंपनियों के दौरे उसी योजना में शिकायत के रूप में दर्ज होते हैं, इसलिए काम चाहे किसी ने किया हो, भवन का इतिहास एक ही रहता है।
क्या प्रति भवन लागत और प्रतिक्रिया समय मिल सकता है?
घंटे, सामग्री और नतीजा शिकायत में लिखे जाते हैं, और उन्हीं से प्रतिक्रिया समय, योजना की पूर्ति और प्रति भवन लागत निकल आती है, महीने के अंत में किसी को तालिका नहीं बनानी पड़ती।
शुरू करने में कितना खर्च आता है?
दो लोगों तक की टीमें बिना समय सीमा के मुफ़्त काम करती हैं: शेड्यूलिंग, डिजिटल रिपोर्ट, मोबाइल ऐप और रिपोर्टें शामिल हैं। आगे प्रति कर्मचारी प्रति माह भुगतान होता है, और हर सशुल्क मॉड्यूल के साथ 55 दिन तक की मुफ़्त अवधि मिलती है।
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