चिकित्सा उपकरण सर्विस के लिए सॉफ़्टवेयर
नियमित रखरखाव, कैलिब्रेशन और खराबी कॉल हर उपकरण के हिसाब से शेड्यूल होते हैं, और सर्विस इतिहास सीरियल नंबर से जुड़ा रहता है।
उपकरण का चालू रहना नैदानिक ज़रूरत है
चिकित्सा उपकरण चुपचाप खराब नहीं होता। बंद पड़ा उपकरण सूचियाँ रद्द कराता है, मरीज़ों को दूसरी जगह भेजता है और विभाग का दबाव एक घंटे में सर्विस कंपनी तक पहुँचा देता है। इसलिए प्रतिक्रिया पहले से तय होनी चाहिए, तुरत-फुरत नहीं, और यह योजना उस दिन भी टिकनी चाहिए जब तीन अस्पताल एक साथ फ़ोन करें।
सर्विस इतिहास सीरियल नंबर का होता है
हर नियंत्रित उपकरण का अपना इतिहास होता है, और यह इतिहास इंजीनियर, विभाग और अनुबंध बदलने के बाद भी बचा रहना चाहिए। दौरे को तारीख़ के बजाय उपकरण से जोड़ना ही रिकॉर्ड को ऑडिट में मान्य और मैदान में उपयोगी बनाता है।
सबूत वहीं बनता है जहाँ काम होता है
इस क्षेत्र में सर्विस रिपोर्ट एक दस्तावेज़ है। डिजिटल जॉब फ़ॉर्म रीडिंग, लगाए गए पुर्ज़े, सुरक्षा जाँच और विभाग के हस्ताक्षर काम की जगह पर ही ले लेते हैं, इसलिए इंजीनियर के निकलने से पहले रिपोर्ट पूरी हो जाती है।
अनुबंध, पुर्ज़े और उनके पीछे के आँकड़े
सर्विस अनुबंध की कीमत दौरों की संख्या और पुर्ज़ों की खपत के अनुमानों पर तय होती है। ये अनुमान सही निकले या नहीं, यह केवल मैदान का रिकॉर्ड बताता है, अस्पताल के हिसाब से भी और उपकरण श्रेणी के हिसाब से भी।
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ऐसा सर्विस कारोबार जिसके नतीजे नैदानिक होते हैं
चिकित्सा उपकरणों की सर्विस बिना ढील वाला फ़ील्ड काम है। उपकरण इस्तेमाल में है, इस्तेमाल करने वाले नैदानिक स्टाफ़ हैं जिनके पास अतिरिक्त क्षमता नहीं होती, और बंद पड़ा उपकरण असुविधा में नहीं बल्कि रद्द हुई प्रक्रियाओं में गिना जाता है। इसलिए चिकित्सा उपकरण सर्विस सॉफ़्टवेयर मुख्य रूप से शेड्यूल की सुविधा नहीं है। यह वह तंत्र है जो प्रतिक्रिया समय को असली और सर्विस रिकॉर्ड को बचाव योग्य बनाता है।
यहाँ काग़ज़ी काम भी अतिरिक्त बोझ नहीं है। इस क्षेत्र में रिपोर्ट ही प्रमाण है कि रखरखाव तय मानक पर हुआ, और जब कुछ गलत होता है तब उसी की गुणवत्ता जाँची जाती है। जो भी व्यवस्था रिपोर्ट को शाम के काम के बजाय दौरे के सहज नतीजे के रूप में तैयार करती है, वह रिकॉर्ड और इंजीनियर का दिन दोनों बेहतर करती है।
काम की तीन धाराएँ, एक टीम
नियमित रखरखाव
अंतराल निर्माता और अनुबंध तय करते हैं, और वे साइट पर नहीं बल्कि हर उपकरण पर लागू होते हैं। इन दौरों को अपने आप बनाना ही बढ़ते उपकरण बेड़े को समय पर रखने का भरोसेमंद तरीका है, क्योंकि तारीख़ों की तालिका चुपचाप पुरानी पड़ जाती है जब उपकरण विभागों के बीच घूमते रहते हैं।
कैलिब्रेशन और सत्यापन
ये दौरे ऐसे आँकड़े देते हैं जिन्हें ठीक-ठीक दर्ज और सुरक्षित रखना होता है। माप के समय ही रीडिंग को फ़ॉर्म में लेना उस नकल वाले चरण को हटा देता है जहाँ से गलतियाँ आती हैं, और मान उसी उपकरण से जुड़े रहते हैं जिसकी जाँच हुई।
खराबी कॉल
बिना योजना की खराबियाँ ही अनुबंध की असली परीक्षा हैं। शेड्यूल का सवाल यह है कि किस इंजीनियर को उस श्रेणी का अनुभव है और कौन वादा किए गए समय के भीतर पहुँच सकता है, और इसका उत्तर हर घंटे बदलता है। पूरी टीम, उनकी प्रतिबद्धताएँ और कौशल दिखाने वाला बोर्ड यह फ़ैसला फ़ोन के चक्कर के बजाय कुछ सेकंड में करा देता है।
उपकरण रिकॉर्ड ही पूरी व्यवस्था क्यों है
अस्पताल उपकरण इधर-उधर करते रहते हैं। एक वार्ड में पहुँचाया गया पंप महीने भर में दूसरे वार्ड में होता है, और ग्राहक के पते के हिसाब से रखा इतिहास लगभग तुरंत गलत हो जाता है। सीरियल नंबर के इर्द-गिर्द बना रिकॉर्ड तब भी सही रहता है चाहे उपकरण कहीं भी पहुँचे, और ज़रूरी सवालों के जवाब देता है: यह इकाई कितनी बार खराब हुई, पिछली बार क्या बदला गया, और क्या यह मॉडल पूरे बेड़े में परेशान कर रहा है।
यही आखिरी सवाल सर्विस कंपनी की साख बनाता है। जो आपूर्तिकर्ता अपने ही रिकॉर्ड से दिखा सके कि कोई मॉडल बाकी उपकरणों से ज़्यादा हस्तक्षेप माँगता है, ग्राहक अगली खरीद से पहले उसी से सलाह लेता है।
पुर्ज़े, स्टॉक और दूसरे दौरे की कीमत
इस क्षेत्र में पहली बार में समाधान चूक जाना महँगा पड़ता है। दोबारा जाना यानी एक और यात्रा, एक और प्रवेश अनुमति, विभाग के कार्यक्रम में एक और स्लॉट और एक और दिन उपकरण बंद। कामों के साथ पुर्ज़ों की खपत दर्ज करने से दिखता है कि किस श्रेणी के लिए कौन से स्पेयर गाड़ी में होने चाहिए, और पहली बार में समाधान इच्छा से बदलकर स्टॉक नीति का हिस्सा बन जाता है।
ऐसी रिपोर्टिंग जो अनुबंध समीक्षा में टिके
अनुबंध नवीनीकरण तीन सवाल पूछता है: आपने कितनी जल्दी प्रतिक्रिया दी, उपकरण कितनी बार खराब हुआ, और क्या आप दोनों साबित कर सकते हैं। जब प्रतिक्रिया समय और दौरों का रिकॉर्ड कामों से ही निकलता है, तो समीक्षा एक निर्यात भर है, याददाश्त से बनाया विवरण नहीं, और कीमत पर बातचीत मेज़ के दोनों ओर एक ही आँकड़ों पर टिकती है।
एक अनुबंध से शुरुआत करें
एक ग्राहक का पूरा उपकरण बेड़ा उसके रखरखाव अंतरालों के साथ सिस्टम में डालें और इंजीनियरों को रिपोर्ट फ़ोन पर पूरी करने दें। एक ही चक्र में उपकरण इतिहास बन जाता है, रिपोर्ट एक जैसी होती हैं और प्रतिक्रिया के आँकड़े असली होते हैं। दो या उससे कम कर्मचारियों वाली कंपनियाँ हमेशा मुफ़्त योजना पर रहती हैं, और सशुल्क मॉड्यूल के साथ 55 दिन तक का ट्रायल मिलता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या इतिहास ग्राहक के बजाय हर उपकरण के हिसाब से रखा जा सकता है?
हाँ। दौरे, रीडिंग, पुर्ज़े और रिपोर्ट उसी उपकरण से जुड़ते हैं, इसलिए इतिहास विभागों, भवनों और इंजीनियर बदलने के बावजूद सीरियल नंबर के साथ चलता है। यही उसे ऑडिट में मान्य और मैदान में उपयोगी बनाता है।
हर उपकरण के नियमित रखरखाव अंतराल कैसे तय होते हैं?
दोहराए जाने वाले कामों के रूप में। हर उपकरण का अपना अंतराल होता है और दौरे अपनी चेकलिस्ट के साथ पहले से बन जाते हैं, इसलिए शेड्यूल अनुबंध से निकलता है, तारीख़ों की तालिका से नहीं।
क्या इंजीनियर कैलिब्रेशन की रीडिंग मौके पर दर्ज कर सकता है?
डिजिटल फ़ॉर्म रीडिंग, सुरक्षा परीक्षण के परिणाम, लगाए गए पुर्ज़े और टिप्पणियाँ काम के समय ही दर्ज करते हैं, और जहाँ ज़रूरी हो वहाँ फ़ोटो भी। विभाग फ़ोन पर हस्ताक्षर करता है और निकलने से पहले रिपोर्ट पूरी हो जाती है।
अस्पताल के तहखाने या परिरक्षित कमरे में नेटवर्क न हो तो क्या होगा?
iOS और Android का ऐप काम और फ़ॉर्म फ़ोन की मेमोरी में रखता है। परिरक्षित कमरों, प्लांट रूम और तहखानों में पूरा किया गया काम नेटवर्क लौटते ही सिंक हो जाता है और कुछ भी दोबारा टाइप नहीं करना पड़ता।
क्या हम प्रतिक्रिया और बंद रहने का समय अनुबंध के हिसाब से दिखा सकते हैं?
हाँ। रिपोर्ट ग्राहक के हिसाब से बँटती है, इसलिए प्रतिक्रिया समय, दौरों की संख्या और बार-बार आने वाली खराबियाँ अस्पताल या उपकरण श्रेणी के हिसाब से दिखाई जा सकती हैं, और अनुबंध समीक्षा तथा नवीनीकरण में यही चाहिए होता है।
क्या यह दो इंजीनियरों वाली स्वतंत्र सर्विस कंपनी के लिए ठीक है?
दो या उससे कम लोगों की टीम मुफ़्त योजना पर स्थायी रूप से चलती है: शेड्यूलिंग, डिजिटल जॉब फ़ॉर्म, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं। Inventory, Invoicing, Work location control और Customer portal सशुल्क मॉड्यूल हैं जो कारोबार बढ़ने पर जोड़े जाते हैं।
चिकित्सा उपकरण सर्विस करने वाली कंपनी के लिए कीमत कैसे बनती है?
मुफ़्त योजना दो कर्मचारियों तक बिना समय सीमा के चलती है। उससे ऊपर भुगतान प्रति कर्मचारी प्रति माह होता है, और हर सशुल्क मॉड्यूल के साथ 55 दिन तक का मुफ़्त ट्रायल मिलता है, जो पूरा एक रखरखाव चक्र चलाने के लिए काफ़ी है।
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