Vaktplan og tidsregistrering for konferansesentre
Lag til rigg, avvikling og omrigg planlagt per sal, stemplet inn på stedet, med lønnskostnaden lagt på bookingen.
Planlegg per sal og per fase
Et konferansesenter kjører flere bookinger samtidig, hver med en rigg, en avvikling og en omrigg. Å planlegge per sal og per fase er den eneste måten å se om morgendagen faktisk er bemannet.
Få inn tilkallingsfolk raskt
Konferansesentre skalerer opp til de store ukene med tilkallingsfolk og innleide. Å opprette en person, gi vedkommende en rolle og få uken ut på telefonen må ta minutter.
Stemple inn der arrangementet er
På selve dagen er laget spredt over saler og korridorer. Stempling fra telefonen registrerer hvem som faktisk kom, og det er forskjellen på en plan og en opptelling.
Legg kostnaden på riktig booking
Et tilbud fra et konferansesenter bygger på et anslag over bemanning og avstemmes etterpå mot ett samlet lønnstall. Å gruppere timene per sal og per fase gjør det til en sammenligning du kan handle på.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Hva et konferansesenter egentlig planlegger
Programvare for konferansesentre betyr som regel den kommersielle siden: forespørsler, ledige saler, deltakerpåmelding, bestilling av servering, AV-behov. Det er systemet en salgsavdeling lever i, og det er ikke det denne siden handler om.
Den operative siden er folkene. Et konferansesenter med seks saler kjører seks rigger, seks avviklinger og seks omrigger på en vanlig dag, bemannet av et lite fast lag fylt opp med tilkalte. Om morgendagen fungerer avhenger helt av den vaktplanen, og den blir som regel laget i et regneark.
Salen og fasen som enhet
Å planlegge et hus per person gir en liste ingen kan handle på. Å planlegge det per sal og per fase gir noe vakthavende kan lese: denne bookingen er rigget, denne har ingen på omrigget, denne trenger to til i døren klokken ni.
Fasene betyr like mye som salene. Riggen er et lite lag som gjør tungt arbeid lenge. Selve avviklingen krever tilstedeværelse mer enn innsats. Omrigget er raskt, sent og gjøres ofte av folk som har vært i huset siden syv.
Tre faser, tre ulike former for bemanning.
Bookinger rett etter hverandre
Den vanskeligste timen i et konferansesenter er den mellom to arrangementer i samme sal. Den er kort, den er fullt bundet opp, og den er usynlig i en vaktplan som planlegger per dag. Å holde omrigget som sin egen planlagte fase er det som hindrer at den blir en antakelse.
En bemanning som skifter hver uke
Nesten ingen konferansesentre bemanner toppen sin fast. Kjernelaget er lite, og de travle ukene dekkes av tilkalte, innleide og kjente fjes fra forrige sesong. Å få dem inn må gå raskt nok til å skje midt i en travel uke, for det er da det skjer.
Avdelinger holder gruppene atskilt uten å dele opp planen. Vakthavende ser alle i huset. Lønnseksporten inneholder bare dem huset selv har ansatt.
Stempling på tvers av et hus
En terminal ved personalinngangen fungerer på en fabrikk. I et konferansesenter kommer laget inn ulike dører, til ulike tider, for ulike saler, og den som trenger hodetallet går rundt i huset i stedet for å sitte ved terminalen.
Stempling fra telefonen legger ankomsten der arbeidet er. Å vite hvem som faktisk kom, ikke hvem som sto oppført, er det som lar vakthavende flytte folk i de tjue minuttene før dørene åpner.
Lange dager ført ærlig
Vaktene i et konferansesenter bryter de ryddige antakelsene i vanlig tidsregistrering. Riggedager på fjorten timer finnes. Pauser tas når salen tillater det. En som var satt opp til åtte blir elleve fordi kunden dro det ut. Å føre faktisk mot planlagt, med pausene holdt for seg, legger det i dokumentasjonen i stedet for i hukommelsen.
Hva hver booking kostet
Prisen på et konferansesenter bygger på et anslått lønnstall. Avstemmingen etterpå kan sjelden prøve det, fordi lønnskostnaden kommer som ett tall som dekker alle salene i huset.
Timer gruppert per booking og per fase gjør prøven mulig. En fast kunde hvis arrangementer alltid trenger to flere enn tilbudet la til grunn, er en samtale om pris, og den samtalen finnes først når noen kan se tallet.
Hvor du begynner
Shifton er gratis for inntil 10 personer uten tidsbegrensning, noe som dekker et lite hus eller en enkelt avdeling. Vaktplan, mobilapp, den enkle stemplingsklokken og rapportering er med, og moduler legges til ett om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden med en prøveperiode på inntil 60 dager.
Ofte stilte spørsmål
Styrer dette selve arrangementene?
Nei. Påmelding, deltakere, salbooking og AV-behov hører hjemme i programvare for konferansesentre eller arrangementsstyring. Shifton planlegger folkene: riggelag, personale under avvikling, servering og omriggelag.
Kan jeg planlegge flere saler som går samtidig?
Ja. Hver sal eller booking er et prosjekt, så vakthavende kan se på ett arrangement eller på hele huset. Rapportene grupperer de førte timene på samme måte.
Hvordan håndterer jeg rigg, avvikling og omrigg?
Hver fase planlegges som sitt eget prosjekt, og samme person kan ha vakter i flere av dem. Det holder de lange riggedagene synlige og gjør kostnaden ved hver fase målbar i ettertid.
Kan tilkallingsfolk og innleide legges inn raskt?
Å legge inn en person krever et navn, en rolle og en avdeling, og den publiserte uken når telefonen så snart personen er satt opp. Tilkalte og innleide ligger i egne avdelinger, slik at lønnseksporten holder seg ren.
Trenger folkene en terminal for å stemple inn?
Nei. Stemplingen skjer fra mobilappen, noe som passer et hus der laget er spredt over flere saler. Konferansesentre som vil binde stemplingen til et sted, kan kjøpe stedskontroll som modul.
Finnes det en gratisplan?
Shifton er gratis for inntil 10 personer uten tidsbegrensning, medregnet vaktplan, mobilapp, den enkle stemplingsklokken og rapporter. Betalte moduler starter på 0,50 dollar per ansatt i måneden med en prøveperiode på inntil 60 dager.
Sett neste ukes bookinger på én tavle
Gratis for inntil 10 personer, med saler som prosjekter, stempling på stedet og lønnskostnad lagt på hver booking.