Қызметкерлердің апталық кестесінің басып шығаруға арналған тегін үлгісі [Excel]
Егер сіз әлі де қолмен қарандаш пен қағазбен жұмыс кестелерін жасасаңыз, қызметкерлерді оқыту, тұтынушылармен байланысу, өнімдер мен қызметтерді жақсарту немесе бизнесіңіздің өсуі мен табысына ықпал ететін басқа тапсырмаларды шешу үшін жақсырақ пайдалануға болатын бағалы уақыт пен энергияңызды жұмсап жатырсыз.
*Тіркелгеннен кейін тегін үлгі ала аласыз
Бұл үлгіні қалай пайдалану керек
1-ҚАДАМҚызметкер туралы мәліметті енгізіңіз
1-қадам: Қызметкерлер туралы ақпаратты енгізіңіз «Қызметкерлер» деп белгіленген қызғылт қойындыға барлық қызметкерлеріңіздің атын енгізіңіз. Байланыс деректері немесе лауазымы сияқты қосымша ақпаратты да қоса аласыз.
2-ҚАДАМАуысымдар мен рөлдерді жасаңыз
2-қадам: Ауысымдар мен рөлдерді жасаңыз «Ауысымдар» деп белгіленген көк қойындыға ауысымдардың басталу және аяқталу уақытын енгізіңіз. «Ауысым түрлері» бөлімінде әр ауысым түрінің атауын жазыңыз (мысалы, менеджер, даяшы, хостес, топ жетекшісі).
3-ҚАДАМКесте құруды бастаңыз
3-қадам: Қызметкерлер мен ауысымдар бапталғаннан кейін ашылмалы мәзірлер арқылы әр күнге қызметкерлерге ауысым тағайындаңыз. Аптаны өзгерту үшін кестенің жоғарғы жағындағы басталу күнін жаңартсаңыз болғаны.
Қызметкерлер үшін кестелер жасау қорқынышты тапсырма болуы мүмкін. Шатасуды азайту және уақытты үнемдеу үшін біздің тегін жұмыс кестесі үлгілерін пайдалана аласыз. Төмендегі мақалада оларды қалай тиімдірек пайдалану және жасауды түсіндіреміз.
Бүгін өзгерістерді бастаңыз!
Процестерді оңтайландырыңыз, команданы басқаруды жақсартыңыз және тиімділікті арттырыңыз.
Кесте үлгілері туралы көбірек біліңіз
Қызметкерлер кестесі үлгісі дегеніміз не?
Қызметкерлердің жұмыс кестесінің үлгісі ауысымдарды қызметкерлер арасында бөлуді жеңілдететін бизнес құралы. Әдеттегі үлгі (ақылы немесе тегін) маңызды ақпарат назардан тыс қалмауы үшін логикалық құрылымы мен түсті белгілері бар апталық немесе айлық кестені, сондай-ақ ауысымның бос қалуына немесе бір адамға қатарынан тым көп ауысым қойылуына жол бермейтін функцияларды (мысалы, формулаларды) қамтиды. Қолмен жоспарлаудың әурешілігінен құтылу және жұмысқа кедергі келтіретін қателердің алдын алу үшін Excel-дегі тегін жұмыс кестесі үлгілерімізді пайдаланыңыз.
Кесте үлгісіне нені қосу керек
Түпкі пайдаланушыны — қызметкерлерді ескеріңіз. Кесте барлық ауысым мәліметтерін қамтуы керек:
- Барлық қызметкерлердің аты-жөні, сондай-ақ сұрақтарға жауап беретін немесе ауысымдарға қатысты мәселелерде көмектесетін менеджердің байланыс деректері
- Нақты басталу және аяқталу күндері
- Ауысымның басталу және аяқталу уақыты
- Үзілістер мен тамақтану
- Әр ауысым үшін нақты рөлдер немесе жауапкершіліктер
Қызметкерлер кестесі үлгісін қалай пайдалану керек
Тегін кесте үлгісін пайдалану оңай:
- Қызметкер деректерін енгізіңіз: Қызметкерлер санын, аттарын, қалауларын және байланыс ақпаратын енгізіңіз.
- Ауысымдарды бөліңіз: Ауысымдарды қолжетімділік, талаптар және жүктеме бойынша бөліңіз.
- Тексеріп, реттеңіз: Қос тағайындау немесе жетіспейтін ауысым сияқты қайшылықтарды тексеріңіз.
- Барлығы көргеніне көз жеткізіңіз: Барлығы кестені көргеніне немесе басып шығарылған көшірмені алғанына көз жеткізіңіз.
Excel-де ауысым кестесін қалай жасауға болады?
Excel-де тегін үлгілерге арналған кірістірілген құралдар бар. Бастау үшін:
- Excel-ді ашу: Excel-ді іске қосыңыз және жаңа жұмыс кітабын жасаңыз.
- Үлгіні таңдаңыз: Қажеттіліктеріңізге сай тегін үлгіні іздеңіз.
- Қажетті ақпаратты енгізіңіз: Аттар, ауысымдар және уақыт сияқты барлық мәліметтерді енгізіңіз.
- Формулаларды пайдаланыңыз: Excel формулаларын сағат және қолжетімділікті есептеу үшін пайдалана аласыз.
- Үлгіңізді баптаңыз: Бағандар мен орналасуды талаптарыңызға сәйкес реттеңіз.
- Сақтаңыз және басып шығарыңыз: Құжатты сақтаңыз және қажет болса басып шығарыңыз.
Кесте үлгісін тексеру
Кесте дайын болған кезде тексеріңіз:
- Барлық ақпараттың дұрыс көрсетілгенін және формулалардың жұмыс істейтінін тексеріңіз.
- Қызметкерлеріңіздің біріне кестені қарап шығуды өтініп, ол ауысымдарының саны мен күндері сияқты қажетті мәліметтердің бәрін қаншалықты тез түсінетінін тексеріңіз. Қажетті ақпаратты табуға 30 секундтан артық уақыт кетсе, кестені жеңілдету керек.
Тегін Excel үлгісімізбен тиімді ауысым басқаруды тілейміз.
Кесте үлгісі туралы жиі қойылатын сұрақтар
Ең жақсы тегін қызметкер кестесі үлгісі қандай?
Қызметкерлерді сол жақ бағанда, күндерді жоғарғы жолда тізбелейтін Excel немесе Google Sheets-тегі апталық үлгі. Онда ауысым уақыттары, әр адамға шаққандағы жалпы сағат саны болуы керек және бір бетте басып шығаруға болатындай болуы тиіс. Жоғарыдағы біздің тегін үлгіміз мұның бәрін қамтиды.
Excel орнына Google Sheets қолдана аламын ба?
Иә. Біздің үлгі Excel-де де, Google Sheets-те де жұмыс істейді. .xlsx файлын Google Drive-қа жүктеп, Sheets арқылы ашыңыз — пішімдеу мен формулалар сақталады.
Апталық қызметкер кестесін қалай жасаймын?
Барлық қызметкерлерді тізімдеңіз, қолжетімді ауысымдарды анықтаңыз (таңертең, түстен кейін, түнде), қолжетімділікті тексеріңіз, барлық қажетті сағаттарды қамту үшін ауысымдарды бөліңіз, содан кейін кестені кемінде бір апта бұрын таратыңыз. Үлгі мұны жеделдетеді — бірақ кестелеу бағдарламасы мұны толығымен автоматтандырады.
Қашан үлгілерден жоспарлау бағдарламасына көшуім керек?
Қызметкерлер саны 15-20-ға жеткенде, бірнеше орынды басқарғанда немесе кесте жасауға аптасына 2 сағаттан көп уақыт жұмсағанда. Осы кезде үлгілер шешкеннен гөрі көбірек мәселе тудырады — өткізіп алынған ауысымдар, қосарлы брондаулар және үздіксіз хат-хабар алмасу.
Бұл үлгі шынымен тегін бе?
Иә. Тегін Shifton аккаунтына тіркеліп, үлгіні бірден жүктеп алыңыз. Несие картасы қажет емес, үлгінің өзінде сынақ мерзімі жоқ.
Кестелер жеткіліксіз бе? Кестелерді минуттар ішінде жасаңыз.
Shifton қолжетімділікке қарай ауысымдарды автоматты түрде толтырады, ауысым алмасуларды өңдейді, сағаттарды қадағалайды және командаңызға хабарлайды — енді Excel файлдарын бір-біріне электрондық пошта арқылы жіберудің қажеті жоқ.