Softver za raspoređivanje profesionalnih usluga za rad s klijentima

U tvrtki koja pruža profesionalne usluge jedina stvarna zaliha je vrijeme. Konzultanti, računovođe, inženjeri i arhitekti prodaju sate, a svaki sat koji ostane nezabilježen, nedodijeljen ili nenaplaćen zauvijek je izgubljen. Zato ovdje softver za raspoređivanje profesionalnih usluga znači više nego u većini djelatnosti: raspored nije administrativna pogodnost, nego plan cijelog tjednog kapaciteta tvrtke.

Pritisak je uz to i neravnomjeran. Posao dolazi u valovima oko rokova za predaju, projektnih prekretnica i završetaka godine, a onda se povuče. Jedan tjedan timu od dvanaest ljudi nedostaju četiri osobe, šest tjedana kasnije polovica njih sjedi bez ijednog rezerviranog posla. Oba stanja koštaju, a oba ostaju nevidljiva dok netko ne vidi cijeli tjedan na jednom zaslonu.

Što softver za raspoređivanje profesionalnih usluga mora znati

Najveći dio vrijednosti nose četiri sposobnosti. Brzo dodijeliti ljude klijentskim angažmanima i tu dodjelu promijeniti bez ponovnog crtanja tjedna. Prikazati zbrojeve sati po osobi dok se raspored još može uređivati, kako se napeto razdoblje ne bi tiho pretvorilo u izgaranje i prekovremene. Objaviti svima odjednom, jer je polovica tima kod klijenta. I zabilježiti sate koji su stvarno odrađeni, po osobi i po projektu, u obliku koji financije mogu iskoristiti.

Sve izvan toga stvar je sklonosti. Sustav za raspoređivanje profesionalnih usluga koji dobro rješava te četiri stvari tvrtki donosi više od dužeg popisa značajki usmjerenog na probleme koje ona nema.

Sati po klijentu, zabilježeni umjesto zapamćeni

Većina tvrtki tjedan i dalje rekonstruira u petak poslijepodne iz sjećanja i kalendara. Rezultat je evidencija sati u profesionalnim uslugama koja je otprilike točna, sustavno podcijenjena i neobranjiva ako je klijent dovede u pitanje.

Raspoređivanje na projekte mijenja polazišnu točku. Posao se knjiži na angažman, ljudi se prijavljuju i odjavljuju iz mobilne aplikacije ili s weba, a izvještaj o satima izlazi razložen po osobi i projektu, s odvojenim odrađenim i prekovremenim satima. Time se jasno razdvajaju i naplativi sati od nenaplativih sati. Dobivate zapis o tome kamo je vrijeme otišlo, a ne rekonstrukciju. Tvrtke koje traže softver za praćenje vremena u profesionalnim uslugama obično pokušavaju zatvoriti upravo taj razmak između onoga što se dogodilo i onoga što je zapisano.

Da bi se zapisu vjerovalo, tri se stvari moraju poklopiti:

• Raspored i evidencija radnog vremena nalaze se u istom sustavu, pa se planirani i stvarni sati mogu usporediti
• Svaki blok nosi projekt, pa se sati pripisuju u trenutku kad su zabilježeni
• Izvještaji se izvoze u obliku koji financije prepoznaju, bez da ih itko prepisuje

Ako jedna od njih izostane, vraćate se rekonstrukciji. To je ujedno i praktična razlika između softvera za praćenje vremena u računovodstvenom uredu i zajedničke tablice s inicijalima ljudi sa strane.

Sezona opterećenja i prekovremeni koje donosi

Svaka tvrtka ima razdoblje u kojem plan prestaje biti predmet pregovora. Završetak godine, rok za predaju, projekt koji ide u rad. Sati rastu, vikendi se troše, a rizik se seli s praznog hoda na ljude koji tiho iscrpljuju sami sebe.

Kontrola je vidljivost dok se tjedan još može uređivati. Granica svake osobe stoji uz sate koji su joj već dodijeljeni, pa je preopterećen tjedan očit prije objave, a ne nakon obračuna plaća. Produžena pokrivenost, večernji blokovi i vikend rad idu u istu mrežu kao i obični dani, uz prikazane uloge kako mlađi kolega nikada ne bi sam držao smjenu s rokom. Softver za raspoređivanje u računovodstvenom uredu stoji ili pada na tome koliko dobro rješava tih osam tjedana u godini.

Ljudi bez angažmana: znati tko je slobodan idući tjedan

Suprotan problem jednako je skup. Iskusni konzultant s praznim tjednom trošak je koji tvrtka nosi u cijelosti, a nitko to ne primijeti dok se mjesec ne zatvori. Pogled na cijeli tim u jednoj mreži čini dostupnost čitljivom: tko je popunjen, tko je popunjen napola i koji su dani otvoreni.

Dostupnost i zahtjevi za slobodne dane stižu od tima, pa onaj tko planira idući mjesec radi na temelju onoga što su ljudi doista javili, a ne bilješke u glavi. Posao koji još nikome nije dodijeljen ostaje u otvorenom retku umjesto da nestane, što znači da se pitanja o kapacitetu postavljaju dok na njih još ima vremena odgovoriti. Softver za praćenje vremena za konzultantsku tvrtku obično se kupuje da bi se riješila pitanja naplate, ali prvo što promijeni jednostavnije je: poštena slika toga tko idući tjedan ima prostora. Arhitektonski i inženjerski uredi rade po istom obrascu, a naša stranica softver za raspoređivanje za arhitekte pokriva njegovu studijsku inačicu.

Slobodni dani u tvrtki koja živi od rokova

Godišnji odmor u profesionalnim uslugama nikad nije jednostavan. Zahtjevi se gomilaju u mirnim razdobljima, otkazuju se kad klijent pomakne datum i moraju se provjeriti u odnosu na to tko iz istog tima već izostaje. Kad se rješava e-poštom, to postaje privatni popis u rukama jednog partnera.

Kad se drži u istom sustavu kao i raspored, zahtjev se predaje iz aplikacije, menadžer ga odobrava ili odbija i odmah se odražava u rasporedu. Izvještaji o stanju godišnjeg odmora i izostancima pokazuju što je iskorišteno i što preostaje po osobi, čime nestaje najveći dio godišnje rasprave o prenesenim danima.

Evidencija koju financije stvarno mogu upotrijebiti

Primopredaja na kraju mjeseca mjesto je na kojem se raspoređivanje isplati ili ne isplati. Izvještaji o radnim satima dijele razdoblje na odrađene sate, prekovremene, pauze, kašnjenja i izostanke za svaku osobu i projekt. Izvještaji o satnicama odvajaju osnovne sate od onih s dodatkom. Oboje se izvozi, pa financijski tim dobiva datoteku umjesto skupa polovično zapamćenih odgovora.

Integracija s QuickBooksom prenosi računovodstvene podatke, a Zapier povezuje Shifton s ostalim sustavima koje tvrtka već koristi. Ako vam je izvještavanje najvažniji dio, stranica značajke izvještaji prolazi kroz sadržaj svakog izvještaja.

Gdje završavaju paketi za cijelu tvrtku, a počinje raspoređivanje

Granicu vrijedi izreći izravno. Softver za upravljanje profesionalnim uslugama, softver za upravljanje računovodstvenim uredom i konzultantski paketi izgrađeni su oko komercijalnog ciklusa: prodajni proces, naplata, financije angažmana. To nisu alati za raspoređivanje i većina njih unos vremena tretira kao formalnost.

Shifton je namjerno ona druga polovica. Planira tko kada radi, plan donosi na mobitele, bilježi prisutnost i predaje uredne sate po osobi i po projektu. Ne izdaje račun i ništa ne prognozira. Tvrtke koje žele broj naplativih sati iza kojeg mogu stati obično otkriju da im je nedostajao upravo sloj bilježenja, a ne još jedna nadzorna ploča.

Kako odabrati sustav koji će tim nastaviti koristiti

Testirajte ga onako kako će ga tvrtka koristiti. Rasporedite tjedan rada za klijente i izmjerite vrijeme. Promijenite jednu dodjelu i vidite koliko brzo to saznaju oni kojih se tiče. Zamolite nekoga tko je kod klijenta da se prijavi s mobitela. Izvucite izvještaj o satima za jedan projekt i provjerite odgovara li onome što ste očekivali.

Ispod 10 ljudi besplatni plan Shiftona odrađuje cijeli posao bez vremenskog ograničenja, što malom uredu odmah odgovara. Kako tvrtka raste, plaćeni planovi naplaćuju se po zaposleniku mjesečno i dodaju dublje izvještavanje i kontrole, dok su geolokacija i lokacija rada dostupne kao plaćeni modul. Cilj ostaje isti pri svakoj veličini: tjedan koji odražava stvarni kapacitet, sezona opterećenja u kojoj nitko ne izgori i broj sati koji izdrži kad klijent pita.